Appuyer la DGA dans l'organisation de son activité au quotidien (tenue de l'agenda, préparation des dossiers, organisation des déplacements, etc…).
MISSION 1 : Appuyer le DGA et son adjoint dans l'organisation de leur activité quotidienne
1.1. Tenue de l'agenda, prises de rendez-vous, orientation téléphonique des partenaires extérieurs dans les services du PFPA
1.2. Préparation et mise à jour des dossiers pour chaque rendez-vous, suivi des demandes
1.3. Organisation des réunions impliquant le DGA (coordination avec les interlocuteurs, réservation de salle) et préparation de ses déplacements (réservation de véhicules, etc.)
MISSION 2 : Assurer la gestion documentaire du PFPA
2.2. Classer, dispatcher et gérer les courriers arrivées /départs (courriers papier et Elise); organisation des chemins de validation. Trier, classer et archiver les dossiers et documents. Classement et archivage des documents papiers et numériques.
2.3. Saisie de courriers, notes, comptes-rendus de réunions.
2.4. Classement et archivage des dossiers du DGA
MISSION 3 : Préparation des dossiers pour les séances de Commissions permanentes et du Conseil Régional
3.1. Constituer le dossier du DGA pour chaque commission thématique / permanente (rapports, notes de présentation).
3.2. Centralisation et envoi des éléments (rapports, fiches argumentées, réponses aux amendements) au cabinet de la vice-présidente en charge de l’emploi et de la formation
MISSION 4 : Appui à la communication / événementiel du PFPA
4.1. Tenue de la revue de presse de la formation professionnelle et de l’apprentissage
4.2. Appui à l’organisation d’événements en collaboration avec le directeur de projets et le chargé de communication du pôle
4.3 Organisation d’événements internes du pôle : séminaires de direction, matinales…
MISSION 5 : Coordination des demandes logistiques
5.1 Gestion des demandes logistiques du pôle (attribution des casiers du plateau, commandes de boissons au service événementiel, réservations de véhicules Région, réservations de salles, …)
5.2. Gestion des fournitures
MISSION 6 : Travail en réseau avec d'autres interlocuteurs du PFPA et au-delà
6.1. Appuyer les directions du Pôle dans l’organisation des rendez-vous, centraliser les demandes et les retours faits au PFPA
6.2. Coordination au quotidien avec les autres assistantes de direction du PFPA, les assistantes des VP, les conseillers du Cabinet, la Préfecture, la Drieets...
MISSION 7 : Assistante interne des ressources humaines
7.1. Référent GTA (télétravail, congés Codir)
Connaissance :
- Gestion d'un secrétariat de direction
- Fonctionnement de l'Institution régionale
- Connaissance des procédures et des circuits administratifs internes et externes à l'administration régionale
Savoir-faire :
- Maîtrise indispensable des applications bureautiques (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, etc.)
- Connaissance ou appétence pour l’apprentissage de l’utilisation des applications GTA, ELISE, GESCAR
- - Capacité à travailler dans la transversalité
- Compétences rédactionnelles
Sauf mention de contrat à durée déterminée (CDD), cet emploi est ouvert en priorité, aux agents titulaires de la fonction publique par voie de mutation, de détachement ou inscrits sur liste d'aptitude ainsi qu’aux agents contractuels (décret n°88-145 du 15 février 1988 pris pour l'application de l'article 136 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale).
La Région innove, pourquoi pas vous ? Employeur de premier plan avec près de 10000 agents, la Région Ile-de-France est une collectivité territoriale et porteuse de nombreux projets ambitieux au service de la vie quotidienne des Franciliens : environnement, transports, lycées, transformation numérique, développement économique…
A proximité immédiate de Paris et directement accessible par les lignes de métro 13 et 14, la Région est installée dans l’éco-quartier des Docks de Saint Ouen, offrant un environnement de travail moderne et innovant : télétravail, outils collaboratifs, bâtiment HQE, open space, conciergerie, salle de sport, multiples espaces de restauration…
Confiance, responsabilité, autonomie et sens du collectif sont au cœur des relations professionnelles que nous construisons chaque jour avec nos collaborateurs, hommes et femmes passionnés par leur métier.