Mission : Un assistant de secteur Homme/Femme

Réf. 580-17
Adjoints administratifs territoriaux
Catégorie : C

Le Pôle Lycées recherche pour la direction du patrimoine et de la maintenance, sous-direction territoriale 1 Ouest, située à Nanterre :

Cadre C

Mission de remplacement de 6 mois

Sous la reposnabilité du Chef de service technique, vous assurez l'assistance technique et administrative des ingénieurs et techniciens du secteur auquel vous êtes rattaché(e )

> Vos missions

MISSION 1 : Missions de secrétariat du secteur

 

 

 

 

1.1

Assurer l’accueil physique et téléphonique du secteur, la rédaction, la saisie, la mise en forme

15%

 

 

de fax, notes, courriels et compte rendu de réunion de service

 

 

 

1.2

Assurer le traitement et le suivi des courriers et courriers sensibles

20%

 

 

 

 

 

1.3    

Constituer, formaliser des dossiers administratifs et vérifier la conformité des pièces d’un dossier, la préparation de dossiers de synthèse pour les rdv des personnels  techniques

10%

 

 

intéressant nos leviers d’intervention (MAC, FU, AP, MOD)

 

   

1.4

Assurer le suivi, le classement et l’archivage informatique des différents documents administratifs et techniques du secteur (PC, CR Réunions de maintenance, PV Commission

15 %

 

 

sécurité, D.O.E, Carnet d’identité, rapports gaz-électricité…)

 

 

 

 

 

 

1.5

Gérer et mettre à jour les agendas des ingénieurs et techniciens du secteur (prise de rdv

10%

 

 

organisation des réunions et des éventuels déplacements…)

 

 

 

MISSION 2 : Assurer le suivi administratif du secteur

 

 

 

Tenue des tableaux de recensement des dates de réunions de maintenance, et des dates de    5% 

2.1   

commissions de sécurité à venir        

 

 

2.2

Vérifier,  suivre et alerter les personnels techniques sur les échéances de remplissage des            

 

tableaux de bord et leur complétude (sécurisation, travaux d’été, handicapés, AP…)

 

et demande aux établissements de documents spécifiques (PPMS, Diag de sécurité…) 20%

 

 

2.3

Envoi des demandes de recensement CTO/CEO aux établissements, récupération des données,    5%

 

traitement des données en lien avec les personnels techniques

 
   

 

 

1.1

Assurer l’accueil physique et téléphonique du secteur, la rédaction, la saisie, la mise en forme

15%

 

 

de fax, notes, courriels et compte rendu de réunion de service

 

 

 

1.2

Assurer le traitement et le suivi des courriers et courriers sensibles

20%

 

 

 

 

 

1.3    

Constituer, formaliser des dossiers administratifs et vérifier la conformité des pièces d’un dossier, la préparation de dossiers de synthèse pour les rdv des personnels  techniques

10%

 

 

intéressant nos leviers d’intervention (MAC, FU, AP, MOD)

 

   

1.4

Assurer le suivi, le classement et l’archivage informatique des différents documents administratifs et techniques du secteur (PC, CR Réunions de maintenance, PV Commission

15 %

 

 

sécurité, D.O.E, Carnet d’identité, rapports gaz-électricité…)

 

 

 

 

 

 

1.5

Gérer et mettre à jour les agendas des ingénieurs et techniciens du secteur (prise de rdv

10%

 

 

organisation des réunions et des éventuels déplacements…)

 

 

 

MISSION 2 : Assurer le suivi administratif du secteur

 

 

 

Tenue des tableaux de recensement des dates de réunions de maintenance, et des dates de    5% 

2.1   

commissions de sécurité à venir        

 

 

2.2

Vérifier,  suivre et alerter les personnels techniques sur les échéances de remplissage des             20 %

 

tableaux de bord et leur complétude (sécurisation, travaux d’été, handicapés, AP…)

 

et demande aux établissements de documents spécifiques (PPMS, Diag de sécurité…)

 

 

2.3

Envoi des demandes de recensement CTO/CEO aux établissements, récupération des données,    5%

 

traitement des données en lien avec les personnels techniques

   
   
   
 
   
   
   
 
   
   

> Votre profil

- Connaissance des règles de correspondance administratives et des circuits administratifs - Connaissance des règles de rédaction administrative, règles de syntaxe, grammaire et orthographe - Avoir une bonne connaissance des applications bureautiques et informatiques. - Connaissance de base du fonctionnement d'une Collectivité locale et de son environnement Institutionnel - Connaissance des techniques de classement et d'archivage

- Savoir comprendre et appliquer une consigne ou une procédure et informer sa hiérarchie en cas d'anomalies. - Etre capable de s'exprimer correctement oralement et par écrit - Savoir recevoir, filtrer et réorienter des appels téléphoniques - Savoir réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers - Savoir trier, classer, assembler et ordonner des documents et des dossiers - Être capable d'utiliser des outils et applications de suivi des activités. - Maitriser les techniques de secrétariat et de gestion - Savoir respecter des délais

- Savoir faire preuve de discrétion professionnelle.
- Savoir appréhender le caractère d'urgence d'une information et gérer les situations d'urgence
-Savoir faire preuve de rigueur et d'organisation.

Ce poste est ouvert aux contractuels.

Construisons ensemble notre lieu de travail de demain

La Région s’installe dans l’éco-quartier des Docks de Saint-Ouen : environnement de travail innovant (bâtiment HQE, télétravail, salle de sport, services…), mode de management réinventé : confiance, autonomie, responsabilité.
Dans le cadre de sa politique ressources humaines, active et dynamique, la Région Ile-de-France lutte contre toutes les formes de discriminations, vise à diversifier ses candidatures et reconnaît tous les talents. Cette offre est handi-accessible.

Si vous souhaitez postuler par courrier, nous vous remercions d'adresser votre candidature en précisant le numéro de référence du poste, au pôle ressources humaines - Conseil Régional d'Ile de France, 35 boulevard des Invalides 75007 PARIS

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