Un assistant de gestion Homme/Femme

Réf. 915-19
Adjoints administratifs territoriaux
Catégorie : C
Date limite de dépôt des candidatures : 31/05/2019
La Région Île-de-France recherche un(e) Un assistant de gestion Homme/Femme pour :

Direction générale des services, DGS - Secrétariat général, Service des visas et de l'assemblee

Lieu de travail : Barbet - 19-33 rue Barbet de Jouy - 75007 Paris

Sous la responsabilité du chef de service, vous  mettez en œuvre la  gestion administrative  de la  direction du service des visas et de l'assemblée en lien avec une gestionnaire

> Vos missions

Suivi des rapports enrôlés pour les séances du conseil régional et de la commission permanente (80%)

Suivi et gestion de l'enrôlement des rapports et de leurs visas dans le S.I. AIRS Delib, en coordination avec les gestionnaires du service : de la phase rédaction jusqu'à celle du visa politique / Gestion des demandes d'enrôlement exceptionnel hors S.I.

Référent et administrateur du S.I. AIRS Delib : accompagnement technique des utilisateurs de la Région : par mails, hotline, réunions

Mise en ligne et impression des rapports



Assistante de direction (20%)

Secrétariat du secrétaire général du conseil régional : dactylographie, mise en forme, rédaction et envoi de courriers et notes, classement, photocopies, gestion de l'agenda

Accueil physique et téléphonique (filtrage, orientation)

Préparation de réunions : réservation de salles, invitations, accueil et information des participants



Référente archives

Supervision des opérations d'archivage, vérification de l'utilisation et des règles au lieu d'archivage du service, préparation des versements et élimination d'archives



Autres

En tant que de besoin : distribution de documents en séance, préparation de convocations, ordres du jour et dérouleurs de séance, suivi de l'assiduité des élus, affichage des délibérations et transmission au contrôle de légalité, intervention sur le S.I. Siger

> Votre profil

- Connaissance du fonctionnement de l'institution régionale et, particulièrement, de ses circuits décisionnels

- Connaissance des compétences de la Région.

- Travailler avec un public spécifique : les élus

- Formation secrétariat (BTS) ou expérience confirmée de gestionnaire
administration générale dans une collectivité

- Aisance dans l'utilisation des applications informatiques Région (AIRS Delib,
Nomad, Elise, Siger)

- Parfaite maîtrise des outils dématérialisés pour l'exercice du télétravail

- Autonome, réactif, rigoureux dans l'organisation du travail

- Discrétion absolue

- Aptitude à travailler avec des contraintes de délais très importantes



 

Construisons ensemble notre lieu de travail de demain

La Région s’installe dans l’éco-quartier des Docks de Saint-Ouen : environnement de travail innovant (bâtiment HQE, télétravail, salle de sport, services…), mode de management réinventé : confiance, autonomie, responsabilité.
Dans le cadre de sa politique ressources humaines, active et dynamique, la Région Ile-de-France lutte contre toutes les formes de discriminations, vise à diversifier ses candidatures et reconnaît tous les talents. Cette offre est handi-accessible.

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