Assistant ou Assistante de Direction auprès de la DGA

Réf. 797-22
Rédacteurs territoriaux / Adjoints administratifs territoriaux
Catégorie : B
Date limite de dépôt des candidatures : 22/01/2023
La Région Île-de-France recherche un(e) Assistant ou Assistante de Direction auprès de la DGA pour :

PARTE - Pôle Agriculture, Ruralité et Transition Ecologique


Auprès de la DGA, vous coordonnez l'ensemble des missions d'assistance et de secrétariat au sein de la Direction générale.

> Vos missions

Assurer la planification de l'agenda et l'organisation logistique pour la direction générale du pôle
Gérer l'agenda, les rendez-vous et déplacements de la Directrice générale adjointe, prioriser les urgences et assurer la gestion des imprévus
Organiser , préparer et participer aux comités de direction (logistique salle et matériel)
Anticiper et veiller à la transmission, par les directions compétentes, les dossiers et documents nécessaires à la Directrice générale adjointe en temps et en heure

Gérer l'accueil et le suivi administratif pour la direction générale du pôle
Accueillir les visiteurs et réceptionner les appels téléphoniques
Assurer le circuit des courriers dans Elise et autres documents administratifs
Renseigner les applications informatiques de son périmètre (tableaux de bord)

Contribuer à la transversalité
Rôle d'interface entre les différents acteurs internes/externes de son périmètre
Contribuer à la communication interne des documents transversaux nécessaires aux directions du pôle et apporter en tant que de besoin une aide aux assistantes de direction.
Contribuer à la formation d'assistante de direction en immersion

Autres missions
Assurer le rôle de correspondant GTA et suivre les congés et absences du Codir ainsi que du personnel rattaché à la direction générale
Organiser en interne la prévention sécurité (incendie et secourisme)
Gérer les stocks de fourniture nécessaire à la direction générale


> Votre profil

Savoirs :
- Expérience confirmée dans le domaine de l'assistanat et de la gestion de données et d'information.
- Maîtrise des outils informatiques
- Bonne connaissance de la Fonction Publique

Savoirs-faires techniques et méthodologiques :
- Compétences rédactionnelles.
- Rigueur et méthode, très grande autonomie et sens l'initiative.
- Capacité de hiérarchisation de demandes multiples. Être capable d'identifier des axes d'amélioration et de performance

Savoir-être :
- Discrétion Aisance relationnelle - Ouverture d'esprit et curiosité.
- Capacité d'adaptation, grande disponibilité, fort investissement et sens des responsabilités.
- Goût prononcé pour le travail en équipe pluridisciplinaire.

Sauf mention de contrat à durée déterminée (CDD), cet emploi est ouvert en priorité, aux agents titulaires de la fonction publique par voie de mutation, de détachement ou inscrits sur liste d'aptitude ainsi qu’aux agents contractuels (décret n°88-145 du 15 février 1988 pris pour l'application de l'article 136 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale).

Construisons ensemble notre lieu de travail de demain

La Région est installée dans l’éco-quartier des Docks de Saint-Ouen : environnement de travail innovant (bâtiment HQE, télétravail, salle de sport, services…), mode de management réinventé : confiance, autonomie, responsabilité.
Dans le cadre de sa politique ressources humaines, active et dynamique, la Région Ile-de-France lutte contre toutes les formes de discriminations, vise à diversifier ses candidatures et reconnaît tous les talents. Cette offre est handi-accessible.

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