Un assistant ou une assistante de direction

Réf. DGSAPRO
Adjoints administratifs territoriaux
Catégorie : C
Date limite de dépôt des candidatures : 03/12/2022
La Région Île-de-France recherche un(e) Un assistant ou une assistante de direction pour :

DGS - Direction générale des services, DGS - Agence régionale de la promesse républicaine et de l'orientation, DGS ARPRO - Secrétariat général


Créée le 1er janvier 2023 au sein des services de la Région Île-de-France, l’Agence de la promesse républicaine et de l’orientation porte l’ambition d’être le guichet unique Francilien qui délivrera à chaque lycéen, étudiant, salarié et demandeur d’emploi, une solution fiable et de qualité en matière d’orientation vers la formation. L’Agence interviendra prioritairement en direction des jeunes, notamment les décrocheurs et les personnes en situation de handicap, afin que tout soit possible pour ces publics, y compris en matière d’accès à l’emploi. L’Agence, qui a vocation à devenir un acteur incontournable en Île-de-France en matière d’orientation et d’égalité républicaine, jouera pleinement son rôle de fédération et d’animation des acteurs institutionnels, associatifs, économiques et territoriaux au bénéfice des Franciliens.

L’assistant ou l'assistante  de direction assure un appui administratif dans les missions des membres du comité de direction générale de l’Agence composé du Directeur général, du Directeur général délégué et du Secrétaire général à l’orientation.

> Vos missions

   

Constituer un appui administratif et logistique pour le comité de direction général

 

 

Assurer la gestion des agendas (prise de RDV, réservation de salles, confirmations...)

 

 

 

Veiller à la bonne préparation des rendez-vous internes et externes (collecte des éléments en amont auprès des chargés de mission, constitution du dossier, etc.)

 

 

 

Fournir tout appui logistique nécessaire à la bonne réalisation de leurs missions (réservation de chauffeur ou de salles, ...)

 

 

 Contribuer à la sécurisation des processus internes

 

 

Préparer et suivre les documents mis à la signature (contrôle de la complétude des parapheurs et des sous-couverts, respect des chartes graphiques, ...)

 

 

 

Mettre en place un système de suivi du courrier sur le logiciel Elise (saisie des entrées, suivi des réponses, pilotage des délais de réponse, archivage) et participer à la diffusion de l'usage de cet outil

 

 

 

Mettre en place un système d'archivage des notes et des éléments produits et participer à la création du système de classement et d'archivage

 

 

 

Mettre en place et tenir à jour les outils de suivi RH (trombinoscope, organigramme, plannings de télétravail et de congés) et une bibliothèque des ressources pour les agents

   

 

  Fournir, auprès du reste de l'équipe, les appuis administratifs et logistiques nécessaires à la réalisation de leurs missions

 

 

 

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Participer aux tâches de gestion administrative des équipes (être référent informatique pour l’arrivée des nouveaux collaborateurs, venir en appui à l’organisation d’évènements, correspondant GTA – outil de prise des congés, etc.)

Contribuer le cas échéant à l’accueil du public et à la réussite des évènements organisés où l’Agence est présente

   

 

         

> Votre profil

Bac +2 minimum, expérience professionnelle confirmée dans un poste équivalent

Maîtrise des outils bureautique et de gestion

Bonnes capacités rédactionnelles

Connaissance même partielle des outils de gestion régionaux

Rigueur, organisation et méthode

Réactivité et prise d'initiative

Diplomatie et souci de la confidentialité

Polyvalence

Sens du service public et au public

Disponibilité

Sauf mention de contrat à durée déterminée (CDD), cet emploi est ouvert en priorité, aux agents titulaires de la fonction publique par voie de mutation, de détachement ou inscrits sur liste d'aptitude ainsi qu’aux agents contractuels (décret n°88-145 du 15 février 1988 pris pour l'application de l'article 136 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale).

Construisons ensemble notre lieu de travail de demain

La Région est installée dans l’éco-quartier des Docks de Saint-Ouen : environnement de travail innovant (bâtiment HQE, télétravail, salle de sport, services…), mode de management réinventé : confiance, autonomie, responsabilité.
Dans le cadre de sa politique ressources humaines, active et dynamique, la Région Ile-de-France lutte contre toutes les formes de discriminations, vise à diversifier ses candidatures et reconnaît tous les talents. Cette offre est handi-accessible.

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