Un ou une gestionnaire en charge des représentations

Réf. 14530-23
Rédacteurs territoriaux
Catégorie : B
Date limite de dépôt des candidatures : 01/04/2023
La Région Île-de-France recherche un(e) Un ou une gestionnaire en charge des représentations pour :

CAB - Cabinet de la Présidence - 337

Lieu de travail : Saint-Ouen - 2, rue Simone Veil 93400 SAINT-OUEN

Assurer le bon fonctionnement de la gestion administrative du Bureau des Représentations sous l’autorité du chef de service

> Vos missions

Suivi logistique des activités du Bureau des Représentations

  • Suivi du montage des déplacements et des représentations des membres de l’Exécutif
  • Suivi des sollicitations des élus en lien avec le bureau du protocole
  • Mise à jour quotidienne du tableau de suivi des déplacements des membres de l’Exécutif
  • Mise à jour hebdomadaire des déplacements dans l’agenda régional
  • Collecte des besoins des membres de l’Exécutif en lien avec les assistantes afin de s’assurer du bon déroulement de chaque représentation (véhicules Région, transmission du déroulé et de la liste des présents)
  • Envoi de courriels d’informations aux élus et membres de l’Exécutif
  • Appui sur les tâches de secrétariat des membres de l’Exécutif

    Suivi administratif et financier des activités du Bureau des Représentations

    • Participation à la mise à jour de la base de données des élus en lien avec la gestionnaire du fichier kolok
    • Suivi administratif des stagiaires rattachés au service (tableau de suivi des candidatures, accueil et mise en place de procédures d’arrivées)
    • Suivi des demandes d’aménagement des locaux avec les services dédiés (renouvellement des clefs, changement de mobilier,…)
    • Suivi des demandes de réservation de véhicules pour les membres de l’Exécutif
    • Suivi des enveloppes budgétaires des membres de l’Exécutif
    • Gestion du tableau de suivi des congés du service et des membres de l’Exécutif
    • Gestion et validation des réservations de salles de réunion
    • Mise à jour du trombinoscope et du tableau de coordonnées du service
    • Gestion des commandes de fournitures du service

       Renforts aux autres missions du Bureau des Représentations

      • Appui polyvalent d'assistance sur les autres missions du Bureau des Représentations en cas de pics d'activité ou pour la suppléance de collègues du service
      • Appui à la rédaction des procédures mises en place au sein du service
      • Préparation et participation aux réunions de service
        • Elaboration et suivi des tableaux de bord synthétisant les présences des élus lors de la remise des ordinateurs dans les lycées en début d’année
        • Suivi de la campagne des cartes de vœux pour les membres de l’Exécutif en lien avec le service communication (mise en place d’un rétroplanning, élaboration d’un tableau de suivi, collecte des demandes, répartition et suivi des envois)
        • Collecte des besoins des membres de l’Exécutif concernant leur participation à des salons en lien avec les services compétents de la Région 

> Votre profil

Connaissances :

  • Connaissance de l'organisation administrative de la collectivité et de l'environnement institutionnel
  • Connaissance des règles protocolaires

 

Savoir-faire :

  • Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs
  • Maîtrise des outils numériques de la Région (Gescar, Iris, GTA, ELISE)

 

 

Savoir-faire relationnel :

  • Qualités relationnelles. Aptitude à diffuser l’information
  • Sens du travail en équipe et de la transversalité
  • Autonomie, rigueur et réactivité
  • Sens de l’initiative
  • Gestion des urgences
  • Confidentialité

> Spécificités

Grande disponibilité demandée (amplitudes horaire larges, pics d’activités)

Gestion des urgences

Sauf mention de contrat à durée déterminée (CDD), cet emploi est ouvert en priorité, aux agents titulaires de la fonction publique par voie de mutation, de détachement ou inscrits sur liste d'aptitude ainsi qu’aux agents contractuels (décret n°88-145 du 15 février 1988 pris pour l'application de l'article 136 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale).

Construisons ensemble notre lieu de travail de demain

La Région est installée dans l’éco-quartier des Docks de Saint-Ouen : environnement de travail innovant (bâtiment HQE, télétravail, salle de sport, services…), mode de management réinventé : confiance, autonomie, responsabilité.
Dans le cadre de sa politique ressources humaines, active et dynamique, la Région Ile-de-France lutte contre toutes les formes de discriminations, vise à diversifier ses candidatures et reconnaît tous les talents. Cette offre est handi-accessible.

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