Un ou une gestionnaire en charge des représentations

Assurer le bon fonctionnement de la gestion administrative du Bureau des Représentations sous l’autorité du chef de service

> Vos missions

Suivi logistique des activités du Bureau des Représentations

• Suivi du montage des déplacements et des représentations des membres de l’Exécutif
• Suivi des sollicitations des élus en lien avec le bureau du protocole
• Mise à jour quotidienne du tableau de suivi des déplacements des membres de l’Exécutif
• Mise à jour hebdomadaire des déplacements dans l’agenda régional
• Collecte des besoins des membres de l’Exécutif en lien avec les assistantes afin de s’assurer du bon déroulement de chaque représentation (véhicules Région, transmission du déroulé et de la liste des présents)
• Envoi de courriels d’informations aux élus et membres de l’Exécutif
• Appui sur les tâches de secrétariat des membres de l’Exécutif

  Suivi administratif et financier des activités du Bureau des Représentations

  • Participation à la mise à jour de la base de données des élus en lien avec la gestionnaire du fichier kolok
  • Suivi administratif des stagiaires rattachés au service (tableau de suivi des candidatures, accueil et mise en place de procédures d’arrivées)
  • Suivi des demandes d’aménagement des locaux avec les services dédiés (renouvellement des clefs, changement de mobilier,…)
  • Suivi des demandes de réservation de véhicules pour les membres de l’Exécutif
  • Suivi des enveloppes budgétaires des membres de l’Exécutif
  • Gestion du tableau de suivi des congés du service et des membres de l’Exécutif
  • Gestion et validation des réservations de salles de réunion
  • Mise à jour du trombinoscope et du tableau de coordonnées du service
  • Gestion des commandes de fournitures du service

     Renforts aux autres missions du Bureau des Représentations

    • Appui polyvalent d'assistance sur les autres missions du Bureau des Représentations en cas de pics d'activité ou pour la suppléance de collègues du service
    • Appui à la rédaction des procédures mises en place au sein du service
    • Préparation et participation aux réunions de service
      • Elaboration et suivi des tableaux de bord synthétisant les présences des élus lors de la remise des ordinateurs dans les lycées en début d’année
      • Suivi de la campagne des cartes de vœux pour les membres de l’Exécutif en lien avec le service communication (mise en place d’un rétroplanning, élaboration d’un tableau de suivi, collecte des demandes, répartition et suivi des envois)
      • Collecte des besoins des membres de l’Exécutif concernant leur participation à des salons en lien avec les services compétents de la Région 

> Votre profil

Connaissances :

• Connaissance de l'organisation administrative de la collectivité et de l'environnement institutionnel
• Connaissance des règles protocolaires

Savoir-faire :

• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs
• Maîtrise des outils numériques de la Région (Gescar, Iris, GTA, ELISE)

Savoir-faire relationnel :

• Qualités relationnelles. Aptitude à diffuser l’information
• Sens du travail en équipe et de la transversalité
• Autonomie, rigueur et réactivité
• Sens de l’initiative
• Gestion des urgences
• Confidentialité

> Spécificités

Grande disponibilité demandée (amplitudes horaire larges, pics d’activités)

Gestion des urgences