Coordinateur administratif ou Coordinatrice administrative de la direction de la culture

Assister la direction dans l’organisation administrative de la direction.

> Vos missions

Mission 1 : Apporter un appui administratif auprès de la direction

• Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien de la directrice (prise de RDV, courriers, congés…), hiérarchiser les urgences. Réceptionner les appels téléphoniques.
• Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (accueil des visiteurs, réunions, déplacements, interventions, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…), en lien si nécessaire avec la chargée de communication de la direction.
• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission de la directrice (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).
• Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers pour les réunions et rendez-vous : notamment organiser les CODIR, diffuser les ordres du jour, rédiger et diffuser les compte-rendus.

Mission 2 :  Faciliter le partage de l’information au sein de la direction   

• Assurer le suivi du courrier de la direction.
• Organiser le tri, l’archivage et l’actualisation des documents importants.
• Gérer les notes de frais.
• Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
• Centraliser les besoins des agents du pôle (ordres de mission permanent, demandes de téléphone, suivi opérationnel des achats, etc.)

Mission 3 :  Contribuer à l’animation du collectif de travail

• Organiser des événements internes : séminaires, déjeuners, petits-déjeuners.
• En lien avec la chargée de communication, en fonction du besoin : diffuser les éléments de veille au sein du service en relation avec le service de documentation.

Mission 4 :  Assurer un rôle de référent sur des sujets transversaux

• Assurer le rôle de référente informatique en lien avec le PTNUM : ex préparer les arrivées de nouveaux collègues, faire remonter les difficultés…
• Assurer auprès de la direction la lisibilité sur le suivi des congés sur GTA, notamment en période de vacances scolaires.
• S’inscrire dans les réseaux collaboratifs avec les autres pôles et directions, notamment via le réseau des collaborateurs de DGA et partager la connaissance des process et des ressources.
• En tant que de besoin et en lien avec la MAPPT, référent de la direction pour d’autres sujets transversaux : suivi d’indicateurs d’activités, suivi des échéances liées au calendrier des commissions et séances régionales, participation à des projets collectifs au sein de la direction ou au sein de la Région, …

> Votre profil

• Formation de niveau Bac +2/3 minimum
• Une expérience minimum de trois ans en assistanat de direction
• Parfaite maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word) et des logiciels de présentation : Powerpoint, Canva, etc
• Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence …)
• Connaissances en gestion administrative
• Connaissance des normes rédactionnelles
• Excellente orthographe
• Maîtrise de l’organisation d’événements
• Niveau d’anglais

Aptitudes personnelles

• Dynamisme
• Esprit d’initiative
• Discrétion
• Organisation et rigueur
• Polyvalence
• Réactivité et autonomie
• Esprit de synthèse et d’analyse
• Aisance relationnelle
• Esprit d’équipe
• Capacités rédactionnelles
• Sens de l’écoute et de la communication
• Disponibilité
• Résistance au stress
• Capacité à prioriser
• Capacité d’adaptation
• Travail en mode projet