Coordinateur administratif ou Coordinatrice administrative de la direction de la culture
Réf. EX 781-23
Rédacteurs territoriaux
Catégorie : B
Date limite de dépôt des candidatures : 16/04/2023
La Région Île-de-France recherche un(e) Coordinateur administratif ou Coordinatrice administrative de la direction de la culture pour :
DGS - Direction générale des services - 101, DGS - Direction culture - 165
Assister la direction dans l’organisation administrative de la direction.
> Vos missions
Mission 1 : Apporter un appui administratif auprès de la direction
- Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien de la directrice (prise de RDV, courriers, congés…), hiérarchiser les urgences. Réceptionner les appels téléphoniques.
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (accueil des visiteurs, réunions, déplacements, interventions, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…), en lien si nécessaire avec la chargée de communication de la direction.
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission de la directrice (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).
- Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers pour les réunions et rendez-vous : notamment organiser les CODIR, diffuser les ordres du jour, rédiger et diffuser les compte-rendus.
Mission 2 : Faciliter le partage de l’information au sein de la direction
- Assurer le suivi du courrier de la direction.
- Organiser le tri, l’archivage et l’actualisation des documents importants.
- Gérer les notes de frais.
- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
- Centraliser les besoins des agents du pôle (ordres de mission permanent, demandes de téléphone, suivi opérationnel des achats, etc.)
Mission 3 : Contribuer à l’animation du collectif de travail
- Organiser des événements internes : séminaires, déjeuners, petits-déjeuners.
- En lien avec la chargée de communication, en fonction du besoin : diffuser les éléments de veille au sein du service en relation avec le service de documentation.
Mission 4 : Assurer un rôle de référent sur des sujets transversaux
- Assurer le rôle de référente informatique en lien avec le PTNUM : ex préparer les arrivées de nouveaux collègues, faire remonter les difficultés…
- Assurer auprès de la direction la lisibilité sur le suivi des congés sur GTA, notamment en période de vacances scolaires.
- S’inscrire dans les réseaux collaboratifs avec les autres pôles et directions, notamment via le réseau des collaborateurs de DGA et partager la connaissance des process et des ressources.
- En tant que de besoin et en lien avec la MAPPT, référent de la direction pour d’autres sujets transversaux : suivi d’indicateurs d’activités, suivi des échéances liées au calendrier des commissions et séances régionales, participation à des projets collectifs au sein de la direction ou au sein de la Région, …
> Votre profil
- Formation de niveau Bac +2/3 minimum
- Une expérience minimum de trois ans en assistanat de direction
- Parfaite maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word) et des logiciels de présentation : Powerpoint, Canva, etc
- Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence …)
- Connaissances en gestion administrative
- Connaissance des normes rédactionnelles
- Excellente orthographe
- Maîtrise de l’organisation d’événements
- Niveau d’anglais
Aptitudes personnelles
- Dynamisme
- Esprit d’initiative
- Discrétion
- Organisation et rigueur
- Polyvalence
- Réactivité et autonomie
- Esprit de synthèse et d’analyse
- Aisance relationnelle
- Esprit d’équipe
- Capacités rédactionnelles
- Sens de l’écoute et de la communication
- Disponibilité
- Résistance au stress
- Capacité à prioriser
- Capacité d’adaptation
- Travail en mode projet
Sauf mention de contrat à durée déterminée (CDD), cet emploi est ouvert en priorité, aux agents titulaires de la fonction publique par voie de mutation, de détachement ou inscrits sur liste d'aptitude ainsi qu’aux agents contractuels (décret n°88-145 du 15 février 1988 pris pour l'application de l'article 136 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale).

Construisons ensemble notre lieu de travail de demain
La Région est installée dans l’éco-quartier des Docks de Saint-Ouen : environnement de travail innovant (bâtiment HQE, télétravail, salle de sport, services…), mode de management réinventé : confiance, autonomie, responsabilité.
Dans le cadre de sa politique ressources humaines, active et dynamique, la Région Ile-de-France lutte contre toutes les formes de discriminations, vise à diversifier ses candidatures et reconnaît tous les talents. Cette offre est handi-accessible.