Responsable adjoint/Responsable adjointe du bureau des représentations (poste télétravaillable)
Réf. 13905-23
Attachés territoriaux
Catégorie : A
Date limite de dépôt des candidatures : 29/04/2024
La Région Île-de-France recherche un(e) Responsable adjoint/Responsable adjointe du bureau des représentations (poste télétravaillable) pour :
DGS - Direction générale des services - 101, DGS - Direction protocole courrier représentation - 431
Lieu de travail : Saint-Ouen - 2, rue Simone Veil 93400 SAINT-OUEN
Participer, en lien avec le chef du bureau, à l'organisation et au pilotage du Bureau des Représentations, chargé d’assurer le secrétariat des élus (vice-président, conseiller spécial …)
> Vos missions
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MISSION 1 : Coordonner l'ensemble des activités du service, en lien avec le chef du bureau |
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Coordonner et contrôler le montage des déplacements et représentations des membres de l’Exécutif |
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Contribuer à la mise en place de process pour assurer le bon déroulement des déplacements |
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Coordonner et suivre la sollicitation des élus et la préparation des dossiers, en lien avec le chef du bureau des représentations et le bureau du protocole |
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Être l’interlocuteur du cabinet et des services pour organiser au mieux les déplacements et représentations des élus |
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Être l’interlocuteur des membres de l’Exécutif pour répondre à leurs sollicitations |
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MISSION 2 : Accompagner l’équipe du bureau des représentations |
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Coordonner l’équipe au quotidien, participer à la définition des objectifs, organiser la répartition du travail de l’équipe |
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Apporter son expertise sur les dossiers complexes |
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Participer aux réunions de direction et préparer en lien avec le chef du bureau les réunions du service |
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Assurer l'intérim du chef de bureau en son absence
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> Votre profil
- Bonne connaissance de l'organisation administrative de la collectivité et de l'environnement institutionnel
- Connaissance des règles protocolaires
Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs - Compétences rédactionnelles et aisance dans l’expression orale
- Expérience confirmée en conduite du changement et du management d’équipes
- Expérience du travail avec les élus. Respect de la confidentialité.
- Qualités relationnelles, sens de la diplomatie, de la négociation et du travail en transversalité.
- Aptitude à diffuser l'information
- Sens des responsabilités, esprit d'initiative, réactivité et capacités à prioriser et à alerter. Force de proposition et d'aide à la décision.
- Autonomie et rigueur
- Excellente gestion des urgences
- Grande capacité d’adaptation et de polyvalence
Grande disponibilité (contraintes horaires importantes)
> Spécificités
Grande disponibilité demandée (amplitudes horaire larges, pics d’activités)
Gestion des urgences
Sauf mention de contrat à durée déterminée (CDD), cet emploi est ouvert en priorité, aux agents titulaires de la fonction publique par voie de mutation, de détachement ou inscrits sur liste d'aptitude ainsi qu’aux agents contractuels (décret n°88-145 du 15 février 1988 pris pour l'application de l'article 136 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale).
La Région innove, pourquoi pas vous ? Employeur de premier plan avec près de 10000 agents, la Région Ile-de-France est une collectivité territoriale et porteuse de nombreux projets ambitieux au service de la vie quotidienne des Franciliens : environnement, transports, lycées, transformation numérique, développement économique…
A proximité immédiate de Paris et directement accessible par les lignes de métro 13 et 14, la Région est installée dans l’éco-quartier des Docks de Saint Ouen, offrant un environnement de travail moderne et innovant : télétravail, outils collaboratifs, bâtiment HQE, open space, conciergerie, salle de sport, multiples espaces de restauration…
Confiance, responsabilité, autonomie et sens du collectif sont au cœur des relations professionnelles que nous construisons chaque jour avec nos collaborateurs, hommes et femmes passionnés par leur métier.