Des gestionnaires chargés de la facturation (Postes télétravaillables)

Sous l’autorité de la Cheffe du service administratif général et sous la coordination du chargé de la facturation, vous assurez le suivi et le traitement des factures du Pôle Lycées de la Direction du Patrimoine et de la Maintenance « DPM » au sein d’un pool dédié à cette activité, au sein du Service Administratif Général.

La Direction du Patrimoine et de la Maintenance du Pôle Lycées assure les missions de maintenance des établissements de l’ensemble des EPLE - Etablissements Publics d’Enseignement de la Région soit 470 établissements. Pour assurer les prestations les équipes techniques pilotent des prestataires désignés principalement via des accords-cadres, mais aussi par marchés publics.

Vous travaillerez ainsi en étroite collaboration et avec lien avec plusieurs services prescripteurs et la Direction de la comptabilité.

> Vos missions

MISSION 1 :  Assurer le traitement de l’exécution de la facturation

Vous assurez le traitement de la facturation en veillant au respect des délais de paiement à ce titre vous avez la charge de l’établissement des services réalisés sur le logiciel CORIOLIS, en lien avec les services opérationnels ;

Vous veillez à garantir l’exactitude des données transmises au Pôle Finances, pôle chargé de la liquidation en application des clauses dédiées à la facturation  dans les marchés et contrats ;

 Vous assurez le suivi et traitez les rejets par la Direction Comptable ;

Vous identifiez les problèmes ou les erreurs potentielles qui pourraient entraîner des retards de paiement et assurez à ce titre un compte-rendu régulier au coordonnateur ou son représentant ;

Vous signalez et assurez le suivi du traitement des factures devant être suspendues et ne pouvant être liquidées ;

Vous rédigez des courriers divers en relation avec l’activité comptable du service 

Mission 2 : Assurer la gestion de la relation fournisseur et contribuer à la mise en place d’outils

Vous assurez la gestion de la relation fournisseur : réception des appels, gestion des relances et des litiges, mise à jour du fichier des fournisseurs, traitement des mails et courriers) ;

Vous assurez le suivi de la messagerie du service en charge de la facturation ;

Vous assurez le suivi et la mise à jour des outils d’analyse des tableaux de bord ;

Force de proposition vous participez également à l’optimisation des outils d’analyse ;

Vous établissez des comptes rendus réguliers de votre activité ;

Vous veillez au contrôle interne comptable et contribuez aux travaux du contrôle interne ;

Missions 3 : Missions diverses

Vous assurez le suivi de l’archivage en veillant à la règle de nommage des pièces ;

Vous participez à toutes les opérations nécessaires en fin de gestion.

Vous êtes autonome tout en étant capable de collaborer efficacement avec les membres de votre équipe. La précision, la rigueur et la fiabilité sont des valeurs essentielles pour vous dans l'exécution de vos tâches. Votre sens de l'organisation développé vous permet de gérer efficacement les différentes tâches et priorités

> Votre profil

Connaissances requises

·        Connaissance du plan comptable général et de la comptabilité idéalement vous êtes titulaire d’un Bac+2 en comptabilité/gestion

·        Connaissance des règles budgétaires et comptables publiques.

·        Connaissance de l’exécution financière des marchés publics liés à des opérations immobilières

·        Maîtrise de la langue française et des usages de correspondance.

·        Maitrise des outils informatiques courants (Word, Excel niveau intermédiaire, messagerie électronique, internet)

Savoir-faire

·        Savoir organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances.

·        Capacité d’autonomie et d’adaptation aux outils, procédures et méthodes de travail.

·        Capacité à travailler au sein d’une équipe.

Savoir-être

·        Être à l’écoute

·        Rigueur, disponibilité

·        Sens de la discrétion et de la confidentialité

·        Qualités relationnelles

·        Aptitude à rendre compte

 Expériences souhaitées 

Une expérience professionnelle dans un poste similaire est souhaitée idéalement dans le secteur immobilier public.