Assistant/ Assistante de gestion

Au sein de la direction des formations sanitaires et sociales, le service relations avec les étudiants assure la mise en œuvre de la politique régionale en faveur des étudiants, d’une part au travers des aides, dont principalement les bourses sur critères sociaux dotées d’un budget de plus de 45 M€, et d’autre part au travers de la relation avec l’usager.

Au sein de ce service de 9 personnes, l’assistant(e) de gestion relations aux étudiants des formations sanitaires et sociales met en œuvre la politique régionale visant à assurer une qualité de relation avec les usagers et à contribuer à leurs bonnes conditions de vie et de réussite par la qualité de mise en œuvre des dispositifs en charge, en veillant à permettre, par des qualités spécifiques de communication, à une bonne attractivité des formations sanitaires et sociales afin d’augmenter le nombre de diplômés et répondre ainsi aux enjeux du secteur.

> Vos missions

MISSION 1 : Suivre et accompagner la relation aux usagers sur tous les canaux de contact et avec tout partenaire ou prestataire nécessaire

- Répondre aux demandes des usagers reçues au centre d’appels (accueil téléphonique, courriers, courriels), en veillant à une qualité constante de réponse et en s’assurant de la pertinence des modèles types de réponses,

- Participer à la mesure de l'activité et à l’évaluation du centre d'appels au travers d'indicateurs quantitatifs et qualitatifs, présenter les résultats en proposant toute piste potentielle d'amélioration et de perfectionnement au service des Franciliens,

- Instruire et suivre les demandes complexes en lien avec la chargée de mission du secteur, le service relations aux organismes et l'équipe de médiation.

MISSION 2 : Assurer l'instruction des bourses aux étudiants des formations sanitaires et sociales et du FRAS (Fonds Régional d’Aide Sociale), en lien avec l'équipe et en application du règlement régional desdits dispositifs

-      Instruire les demandes de bourses et du FRAS, vérifier et examiner les pièces pour la complétude des dossiers, réclamer toute pièce manquante, effectuer les relances nécessaires,

-      Contribuer au suivi des bourses et du FRAS et répondre aux demandes des bénéficiaires et des organismes, participer à la présentation de ces dispositifs dans les réunions dédiées.

MISSION 3 : Contribuer au bon fonctionnement du service

-      Collaborer à la gestion administrative des actions du service selon les besoins et urgences, en tenant compte et s’adaptant aux pics d’activité,

-      Participer, en tant que de besoin, aux projets du service en matière de transformation et d’amélioration.

> Votre profil

Savoirs :

-      Expérience appréciée dans le champ de l’administration publique, de la communication et la relation à l’usager, ou des domaines sociaux et de santé,

-      S’intéresser au champ des formations sanitaires et sociales et aux dispositifs d'aides aux étudiants (bourses, FRAS, ...), 

-      Intérêt pour les enjeux de l’environnement territorial et aux enjeux des secteurs en charge.

Savoir-faire techniques et méthodologiques :

-      Maîtrise du pack office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook) et adaptabilité aux outils régionaux (logiciel de courriers, applications pour l’instruction des bourses et du FRAS),

-      Capacité d'analyse, de reporting, d'organisation et d'anticipation,

-      Ecoute des interlocuteurs, expression claire, courtoisie face à tout type d’interlocuteurs,

-      Mise en œuvre de techniques de rédaction et de mise en page de courriers administratifs avec aptitudes rédactionnelles et de synthèse.

Savoir-être :

-      Fiabilité, disponibilité, ouverture, curiosité et intérêt pour les sujets traités,

-      Sens du travail en équipe,

-      Capacité d'écoute et de dialogue,

-      Être ponctuel et respecter la confidentialité,

-      Savoir rechercher l'information et la mettre en application.