Un assistant ou une assistante de Direction Générale (poste télétravaillable)
Réf. 10387-24
Rédacteurs territoriaux
/ Adjoints administratifs territoriaux
Catégorie : B
Date limite de dépôt des candidatures : 10/05/2024
La Région Île-de-France recherche un(e) Un assistant ou une assistante de Direction Générale (poste télétravaillable) pour :
PTN - Pôle transformation numérique - 470
Gérez l'ensemble des fonctions d'assistance du Pôle Transformation Numérique auprès du Directeur Général Adjoint. Coordonner les relations du PTNum avec les autres Pôles et la Direction Générale
> Vos missions
MISSION 1 : Assurer la gestion globale d'assistance du pôle
Assurer la planification de l'agenda et l'organisation logistique pour la direction générale du pôle
Gérer l'agenda, les rendez-vous et déplacements du DGA et des directeurs, prioriser les urgences et assurer la gestion des imprévus
Planification de réunions avec les VP
MISSION 2 : Gérer l'accueil et le suivi administratif pour la direction générale du pôle
Tenue de l'agenda électronique du DGA et organiser les réunions
Accueillir les visiteurs et réceptionner les appels téléphoniques
Assurer le circuit des courriers Elise et autres documents administratifs
Renseigner les applications informatiques de son périmètre
MISSION 3 : Contribuer à la transversalité
Rôle d'interface entre les différents acteurs internes/externes de son périmètre. Contribuer à la communication interne de documents transversaux nécessaires aux directions du pôle et apporter une aide et une formation à l'assistante de la MAAT
Rédiger les mails d’information générale et assurer l’interface entre le DGA et les services du pôle et interlocuteurs extérieur du pôle
Participation au CODEV avec l’ensemble des assistantes de DGA.
Outil d’information entre assistantes de DGA via KLAXOON
MISSION 4 : Assistance interne des ressources humaines
Suivi des absences pour l'ensemble des Direction DSI/Data/Smart - Référent GTA
MISSION 5 : Gestion de l'accueil
Filtrage, émission et réception des appels téléphoniques
Accueil des visiteurs
> Votre profil
- Gestion d'un secrétariat de direction
- Fonctionnement de l'Institution régionale
- Maîtrise indispensable des applications bureautiques (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, etc.)
- Connaissance appréciée des applications GTA, ELISE
- Compétences rédactionnelles
- Très bonnes qualités relationnelles, dynamisme
- Sens de l'organisation et des priorités, rigueur, capacité à travailler dans l'urgence
- Disponibilité et ponctualité
- Sens du dialogue et l'écoute
- Discrétion et sens de la confidentialité de certains sujets traités
Sauf mention de contrat à durée déterminée (CDD), cet emploi est ouvert en priorité, aux agents titulaires de la fonction publique par voie de mutation, de détachement ou inscrits sur liste d'aptitude ainsi qu’aux agents contractuels (décret n°88-145 du 15 février 1988 pris pour l'application de l'article 136 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale).
La Région innove, pourquoi pas vous ? Employeur de premier plan avec près de 10000 agents, la Région Ile-de-France est une collectivité territoriale et porteuse de nombreux projets ambitieux au service de la vie quotidienne des Franciliens : environnement, transports, lycées, transformation numérique, développement économique…
A proximité immédiate de Paris et directement accessible par les lignes de métro 13 et 14, la Région est installée dans l’éco-quartier des Docks de Saint Ouen, offrant un environnement de travail moderne et innovant : télétravail, outils collaboratifs, bâtiment HQE, open space, conciergerie, salle de sport, multiples espaces de restauration…
Confiance, responsabilité, autonomie et sens du collectif sont au cœur des relations professionnelles que nous construisons chaque jour avec nos collaborateurs, hommes et femmes passionnés par leur métier.