Chargé/Chargée du protocole
Réf. 518-24
Attachés territoriaux
Catégorie : A
Date limite de dépôt des candidatures : 17/06/2024
La Région Île-de-France recherche un(e) Chargé/Chargée du protocole pour :
DGS - Direction générale des services - 101, DGS - Direction protocole courrier représentation - 431
Lieu de travail : Saint-Ouen - 2, rue Simone Veil 93400 SAINT-OUEN
Coordonne le montage des cérémonies, colloques et autres manifestations organisés dans les locaux régionaux par le cabinet, les unités, organismes associés ou partenaires extérieurs
> Vos missions
MISSION 1 : Instruit les demandes d'organisation de manifestations internes formulées par le cabinet, les unités ou les demandeurs extérieurs
· Analyse les besoins des demandeurs, vérifie les disponibilités des espaces d'accueil adéquats (salles de réunions ou de réceptions), les réserve et gère le calendrier événementiel
· Fait valider par le Cabinet l'opportunité de l'organisation de la manifestation et le choix des élus à solliciter
· Rappelle les conditions de mise à disposition de salles (mention du soutien régional, validation des documents de communication, conditions de sécurité...) et rédige les courriers de confirmation aux organismes extérieurs
MISSION 2 : Coordonne l'organisation concrète de l'événement
· Planifie, organise et anime les réunions de repérage des espaces et de calage des besoins logistiques, en concertation avec le service des moyens généraux et établit le compte-rendu de repérage
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· Réalise les cartons d'invitation des manifestations d'initiative régionale, en lien avec la PAO et corrige et valide les pré-invitations, invitations, programmes et déroulés proposés par les organisateurs |
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· S'assure du bon déroulement de l'événement le jour-J : vérifie les derniers préparatifs d'installation (logistique, traiteur...) et le lancement de la manifestation
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> Votre profil
Connaissance :
- Connaissance de l'organisation administrative de la collectivité territoriale et de l'environnement institutionnel
- Connaissance des règles protocolaires
- Expérience dans l'événementiel
Savoir-faire :
- Sens de l'organisation, des priorités et capacité à travailler en autonomie
- Maîtrise des outils bureautiques et compétences rédactionnelles
Savoir-faire relationnel :
- Sens de la discrétion et de la confidentialité (travail avec le Cabinet, les groupes politiques et les élus). Qualités relationnelles et diplomatiques
- Réactivité, capacités d'adaptation, esprit d'initiative, rigueur
- Aptitude à travailler en équipe (avec le cabinet et les services opérationnels et fonctionnels), sens du partenariat et capacités de négociation
Sauf mention de contrat à durée déterminée (CDD), cet emploi est ouvert en priorité, aux agents titulaires de la fonction publique par voie de mutation, de détachement ou inscrits sur liste d'aptitude ainsi qu’aux agents contractuels (décret n°88-145 du 15 février 1988 pris pour l'application de l'article 136 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale).
La Région innove, pourquoi pas vous ? Employeur de premier plan avec près de 10000 agents, la Région Ile-de-France est une collectivité territoriale et porteuse de nombreux projets ambitieux au service de la vie quotidienne des Franciliens : environnement, transports, lycées, transformation numérique, développement économique…
A proximité immédiate de Paris et directement accessible par les lignes de métro 13 et 14, la Région est installée dans l’éco-quartier des Docks de Saint Ouen, offrant un environnement de travail moderne et innovant : télétravail, outils collaboratifs, bâtiment HQE, open space, conciergerie, salle de sport, multiples espaces de restauration…
Confiance, responsabilité, autonomie et sens du collectif sont au cœur des relations professionnelles que nous construisons chaque jour avec nos collaborateurs, hommes et femmes passionnés par leur métier.