Un ou une chargés de mission - Bureau du Courrier et des Interventions (poste télétravaillable)

Préparer les courriers protocolaires, les réponses aux courriers de particuliers adressés à la Présidente et gérer la base de données élus  

> Vos missions

Mission 1 : Assurer le traitement des demandes d’intervention, des courriers de condoléances, de félicitations à l’occasion d’élections, de nominations ou de promotion dans les ordres nationaux

 Piloter l’ensemble des actions inhérentes à la réalisation de cette mission : planification du travail, définition du signataire, rédaction, mise en place du circuit de validation, expédition des courriers, suivi des dossiers et relances, si nécessaire

Cibler les attentes des pétitionnaires et rechercher les informations permettant d’y répondre

Proposer des modèles de courriers-type

Mission 2 : Participer à la gestion de la base de données élus, dans le respect des règles RGPD, et superviser la mise à jour du tableau récapitulatif des désignations des représentants du conseil régional

  Identifier et proposer des axes pour enrichir et améliorer la qualité de la base de données

 Répondre aux sollicitations du cabinet, des membres de l’exécutif, assurer le lien avec les bureaux du protocole, des représentations, le CRM, le secrétariat général, les pôles et directions.

Procéder à l’extraction et à l’entrée de données dans la base, en cas de besoin.

 Mission 3 : Participer à la rédaction et à la gestion des arrêtés

 Rédiger des arrêtés, attribuer les numéros de rôle aux pôles et directions, transmettre les documents au contrôle de légalité, informer le secrétariat général pour la publication, vérifier la complétude du tableau partagé.

Mission 4 : Gestion administrative

 Participer à l’élaboration d’un guide des procédures, à la mise en place d’outils de suivi et de rapports d’activité

Mission 5 : Assurer l’intérim du chef du bureau du courrier et des interventions en son absence

  Vérifier l’enregistrement, l’imputation et la transmission des courriers pour traitement au cabinet, aux pôles et directions et participer à l’envoi des listes des courriers enregistrés aux membres du cabinet (hebdomadaire), aux pôles et directions (annuel ou semestriel)

 Suivre la circulation des parapheurs entre le cabinet, les pôles et directions : vérifier le circuit de validation cabinet, la mise à jour du tableau de suivi, suivre des étapes de validation et relancer si nécessaire, renseigner les pôles et directions sur l’avancée de la signature des courriers.

Assurer l’ensemble de la gestion des arrêtés et répondre aux demandes concernant le traitement Elise des courriers  

> Votre profil

- Parfaite connaissance de l'organisation administrative de la collectivité, de l'environnement institutionnel et des politiques régionales

- Bonne culture générale et compréhension des enjeux locaux et nationaux.

- Maîtrise du fonctionnement des outils Elise et Kolok

 - Aisance rédactionnelle  

- Sens de l’organisation, de la rigueur et de la diplomatie 

- Réactivité, capacité à prioriser et à alerter

- Respect de la confidentialité