Un Assistant ou une Assistante de direction générale adjointe (Poste télétravaillable)
Réf. 15251-24
Adjoints administratifs territoriaux
/ Rédacteurs territoriaux
Catégorie : C
Date limite de dépôt des candidatures : 30/09/2024
La Région Île-de-France recherche un(e) Un Assistant ou une Assistante de direction générale adjointe (Poste télétravaillable) pour :
PICRP - Pôle information communication et relation avec les publics - 564
Assistance de la direction générale du pôle
> Vos missions
MISSION 1 : Assurer la gestion globale d'assistance du pôle
1.1 Assurer la planification de l'agenda et l'organisation logistique pour la direction générale du Pôle
1.1 Gérer l'agenda, les rendez-vous et déplacements de la DGA, de ses adjoints et de ses chefs de service, prioriser les urgences et assurer la gestion des imprévus.
1.3 Planification de réunions
MISSION 2 : Gérer l'accueil et le suivi administratif pour la direction générale du pôle
2.1 Tenue de l'agenda électronique de la DGA et de ses adjoints
2.2 Accueillir les visiteurs et réceptionner les appels téléphoniques.
2.3 Assurer le circuit des courriers Elise et autres documents administratifs. Renseigner les applications informatiques de son périmètre.
MISSION 3 : Contribuer à la transversalité
3.1 Rôle d'interface entre les différents acteurs internes/externes de son périmètre. Contribuer à la communication interne de documents transversaux nécessaires aux directions du pôle.
3.2 Rédiger les mails d’information générale et assurer l’interface entre la DGA et les services du pôle et interlocuteurs extérieur du pôle.
3.3 Participation au CODEV avec l’ensemble des assistantes de DGA.
3.4 Outil d’information entre assistantes de DGA via KLAXOON.
MISSION 4 : Assistance interne des ressources humaines
1.1 Suivi des absences pour l'ensemble du POLE ICRP
1.2 Référent GTA
MISSION 5 : Gestion de l'accueil
2.1 Filtrage, émission et réception des appels téléphoniques
2.2 Accueil des visiteurs
> Votre profil
Connaissance :
- Gestion d'un secrétariat de direction
- Fonctionnement de l'Institution régionale
Savoir-faire :
- Maîtrise indispensable des applications bureautiques (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, etc.)
- Connaissance appréciée des applications GTA, ELISE
- Compétences rédactionnelles
Savoir-faire relationnel :
- Très bonnes qualités relationnelles, dynamisme
- Sens de l'organisation et des priorités, rigueur, capacité à travailler dans l'urgence
- Disponibilité et ponctualité
- Sens du dialogue et l'écoute
- Discrétion et sens de la confidentialité de certains sujets traités
Sauf mention de contrat à durée déterminée (CDD), cet emploi est ouvert en priorité, aux agents titulaires de la fonction publique par voie de mutation, de détachement ou inscrits sur liste d'aptitude ainsi qu’aux agents contractuels (décret n°88-145 du 15 février 1988 pris pour l'application de l'article 136 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale).
La Région innove, pourquoi pas vous ? Employeur de premier plan avec près de 10000 agents, la Région Ile-de-France est une collectivité territoriale et porteuse de nombreux projets ambitieux au service de la vie quotidienne des Franciliens : environnement, transports, lycées, transformation numérique, développement économique…
A proximité immédiate de Paris et directement accessible par les lignes de métro 13 et 14, la Région est installée dans l’éco-quartier des Docks de Saint Ouen, offrant un environnement de travail moderne et innovant : télétravail, outils collaboratifs, bâtiment HQE, open space, conciergerie, salle de sport, multiples espaces de restauration…
Confiance, responsabilité, autonomie et sens du collectif sont au cœur des relations professionnelles que nous construisons chaque jour avec nos collaborateurs, hommes et femmes passionnés par leur métier.