Un chargé ou une chargée du protocole (poste télétravaillable)

Réf. 583-24

Attachés territoriaux

Catégorie : A

Date limite de dépôt des candidatures : 22/11/2024

La Région Île-de-France recherche un(e) Un chargé ou une chargée du protocole (poste télétravaillable) pour :

DGS - Direction générale des services - 101, DGS - Direction protocole courrier représentation - 431

Lieu de travail : Saint-Ouen - 2, rue Simone Veil 93400 SAINT-OUEN

Vous coordonnez, en lien avec le Cabinet, l'organisation des déplacements de la présidente et des élus qui la représentent dans les secteurs qui lui sont confiés

> Vos missions

Traite les invitations adressées à la présidente et participe au montage de ses déplacements ou de ceux de ses représentants
Détaille et analyse les sollicitations adressées par les partenaires extérieurs
Détaille et analyse les sollicitations adressées par les partenaires extérieurs
Fait valider par le Cabinet l'opportunité de participer à la manifestation et le choix des élus à solliciter

Coordonne l'organisation pratique de l'événement et l'intervention du représentant régional, en concertation avec les partenaires internes et externes
Participe aux réunions de coordination et aux comités de pilotage des manifestations d'envergure
Organise et participe aux réunions de repérage et vérifie les besoins logistiques, en concertation avec les partenaires
Conçoit ou valide les cartons d'invitation, programmes, déroulés et ordres de prises de parole, conformément au protocole républicain, en lien avec le chef du protocole

Fait le lien entre les élus régionaux, le cabinet, les unités et les partenaires
Vérifie les disponibilités de la présidente et/ou sollicite les élus régionaux appelés à la représenter
Gère les invitations ou informations adressées au cabinet et aux élus régionaux selon les instructions du chef de cabinet
Prépare le dossier de la présidente et/ou transmet les éléments de dossier aux vice-présidents ou conseillers régionaux sollicités

S'assure du bon déroulement de l'événement le jour-J
Vérifie le bon déroulement des préparatifs d'installation et s'assure du bon déroulement de la manifestation
Accompagne la présidente ou le(s) vice-président(s) sur l'événement si nécessaire
Le cas échéant, adapte le déroulé en fonction des imprévus horaires ou liés à l'absence d'un élu

Activités de gestion administrative
Participe à la mise à jour de la base de contacts du protocole et de la base de données des élus régionaux.
Contribue au bilan d'activité du service, sur les missions qui sont les siennes.

> Votre profil

- Connaissance de l'organisation administrative de la collectivité territoriale et de l'environnement institutionnel
- Connaissance des règles protocolaires
- Expérience dans l'événementiel

- Sens de l'organisation, des priorités et capacité à travailler en autonomie
- Maîtrise des outils bureautiques et compétences rédactionnelles
-

- Sens de la discrétion et de la confidentialité (travail avec le Cabinet, les groupes politiques et les élus). Qualités relationnelles et diplomatiques
- Réactivité, capacités d'adaptation, esprit d'initiative, rigueur
- Aptitude à travailler en équipe (avec le cabinet et les services opérationnels et fonctionnels), sens du partenariat et capacités de négociation

Sauf mention de contrat à durée déterminée (CDD), cet emploi est ouvert en priorité, aux agents titulaires de la fonction publique par voie de mutation, de détachement ou inscrits sur liste d'aptitude ainsi qu’aux agents contractuels (décret n°88-145 du 15 février 1988 pris pour l'application de l'article 136 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale).

La Région innove, pourquoi pas vous ? Employeur de premier plan avec près de 10000 agents, la Région Ile-de-France est une collectivité territoriale et porteuse de nombreux projets ambitieux au service de la vie quotidienne des Franciliens : environnement, transports, lycées, transformation numérique, développement économique…

A proximité immédiate de Paris et directement accessible par les lignes de métro 13 et 14, la Région est installée dans l’éco-quartier des Docks de Saint Ouen, offrant un environnement de travail moderne et innovant : télétravail, outils collaboratifs, bâtiment HQE, open space, conciergerie, salle de sport, multiples espaces de restauration…

Confiance, responsabilité, autonomie et sens du collectif sont au cœur des relations professionnelles que nous construisons chaque jour avec nos collaborateurs, hommes et femmes passionnés par leur métier.

Venez échanger avec vos futurs collègues et en découvrir davantage sur la Région sur notre plateforme d’échanges !

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