Un ou une gestionnaire en charge des représentations (poste télétravaillable)
Réf. 15358-25
Rédacteurs territoriaux
/ Adjoints administratifs territoriaux
Catégorie : B
Date limite de dépôt des candidatures : 09/02/2025
La Région Île-de-France recherche un(e) Un ou une gestionnaire en charge des représentations (poste télétravaillable) pour :
DGS - Direction générale des services - 101, DGS - Direction protocole courrier représentation - 431, DGS - Bureau des représentations - 434
Lieu de travail : Saint-Ouen - 2, rue Simone Veil 93400 SAINT-OUEN
Sous l'autorité de la responsable du Bureau des Représentations, vous assurez la gestion et le suivi administratif de membre de l’exécutif ainsi que pour la Direction du Protocole, du Courrier et des Représentations (DPCR)
> Vos missions
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MISSION 1 : Réalisation de courriers en lien avec les encadrants N+1 et N+2
MISSION 2 : Appui au service |
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Appui au Bureau des Représentations en cas de pics d’activités en qualité de binôme des autres gestionnaires du Bureau des Représentations |
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Aide à la gestion administrative des stagiaires de la DPCR |
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Participation à la rédaction d’arrêtés de délégation |
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MISSION 3 Secrétariat de membre de l’exécutif |
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Gestion d’agendas (planning détaillé quotidien, prise de rendez-vous, organisation de réunions, préparation de réunions des commissions et séances CP CR, Gestion de fichiers contacts dans le respect des règles RGPD |
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Gestion des courriers via le logiciel d’enregistrement des courriers Elise, des courriers et courriels |
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Rédaction et/ou frappe de courriers, de comptes rendus, recherches documentaires et suivi de l’actualité en lien avec la délégation d’élu
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MISSION 4 : Activité de classement, archivage et recherche |
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Classement courant, photocopies, et mise en place d'un système d'archivage |
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Recherche d'information en fonction des besoins |
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> Votre profil
- Connaissance de l’environnement public et du fonctionnement des collectivités territoriales
- Connaissance du fonctionnement de la collectivité régionale
- Maîtrise des procédures administratives
- Principes rédactionnels des notes, comptes rendus et courriers
- Parfaite maîtrise des règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire
- Connaissance des logiciels Word, Excel, Outlook et d'enregistrement des courriers Elise
- Notions d’organisation et de gestion du temps
- Expérience souhaitée de collaboration avec des élus
- Formation en secrétariat (BTS secrétariat) et/ou expérience confirmée de secrétariat ou d'assistanat de direction
- Organiser, gérer, anticiper,
- S’adapter au changement,
- Faire preuve de fiabilité et de discrétion
- Rendre compte,
- Faire preuve de réactivité,
- Garantir la confidentialité
> Spécificités
Pics d’activité conjoncturels/ Contraintes horaires et calendaires spécifiques / télétravail possible
Sauf mention de contrat à durée déterminée (CDD), cet emploi est ouvert en priorité, aux agents titulaires de la fonction publique par voie de mutation, de détachement ou inscrits sur liste d'aptitude ainsi qu’aux agents contractuels (décret n°88-145 du 15 février 1988 pris pour l'application de l'article 136 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale).
La Région innove, pourquoi pas vous ? Employeur de premier plan avec près de 10000 agents, la Région Ile-de-France est une collectivité territoriale et porteuse de nombreux projets ambitieux au service de la vie quotidienne des Franciliens : environnement, transports, lycées, transformation numérique, développement économique…
A proximité immédiate de Paris et directement accessible par les lignes de métro 13 et 14, la Région est installée dans l’éco-quartier des Docks de Saint Ouen, offrant un environnement de travail moderne et innovant : télétravail, outils collaboratifs, bâtiment HQE, open space, conciergerie, salle de sport, multiples espaces de restauration…
Confiance, responsabilité, autonomie et sens du collectif sont au cœur des relations professionnelles que nous construisons chaque jour avec nos collaborateurs, hommes et femmes passionnés par leur métier.