Des responsables de service adjoint - Référents administratifs (Poste télétravaillable)
Réf. EX 1265-15001-15003-15004-15005
Attachés territoriaux
Catégorie : A
Date limite de dépôt des candidatures : 08/02/2025
La Région Île-de-France recherche un(e) Des responsables de service adjoint - Référents administratifs (Poste télétravaillable) pour :
PLYC - Pôle lycées - 225, PLYC - Direction patrimoine et maintenance - 249, PLYC DPM - Service technique territorial 78/92 - 484
Le responsable de service adjoint (administratif) est placé sous la responsabilité du responsable de service de la DPM. Il assure la coordination administrative et la liaison entre les équipes opérationnelles de la DPM et le service marchés publics » de la DPBC, garantissant ainsi la fluidité des échanges, le bon avancement global, la cohérence des commandes, la bonne exécution des marchés, l’appui interne aux opérationnels. Il est le garant de la continuité et de la qualité du volet administratif et financier sur l’ensemble de l’activité du service.
> Vos missions
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MISSION 1 : pilotage d’un portefeuille de projets/opérations |
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1.1. Assurer le bon avancement global opérationnel des projets, en lien avec la chaine de commande 1.2. Pilotage budgétaire des opérations du service dans le respect des enveloppes allouées 1.3. Interlocuteur externe, pour les autres directions, sur des questions ou arbitrages spécifiques liés à une commande à passer ou une commande en cours d’exécution 1.4. Synthèse de l’activité, tenue des tableaux de reporting, retours d’expérience 1.5. Assurer la prise en compte de l’ensemble des acteurs intervenant sur un projet ou une opération (interne et externe à la Région)
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MISSION 2 : accompagnement administratif et juridique des ingénieurs et techniciens |
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2.1. Vision et planification : Apporter une vision « projet » en anticipant les besoins et en aidant à construire, en lien avec la DPBC et PMAJI, des solutions contractuelles opérationnelles 2.2. Assurer la coordination globale des besoins de commandes et une coordination efficace avec la mission marchés publics de la DPBC (passation coordonnée des commandes, suivi des circuits de signature, relance des valideurs…). 2.3. Appuyer les équipes techniques sur les projets complexes en particulier 2.4. Apporter conseil et assistance en matière administrative au regard du besoin exprimé par les opérationnels. 2.5. Capitaliser les retours d’expérience, participer au retour d’expérience sur l’exécution des marchés 2.6. Suivre l’avancement des procédures administratives et juridiques spécifiques, en lien avec les directions concernées 2.7. Assurer un pilotage de proximité auprès des techniciens et ingénieurs, sur les aspects administratifs et contractuels 2.8. Piloter l’avancement opérationnel des contentieux, appuyer les équipes sur les mises en demeure, constats de carence, etc
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MISSION 3 : réalisation du contrôle qualité |
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3.1. Conseiller les opérationnels en cas d’interrogations sur les procédures métier et outil à respecter, en lien avec les directions support 3.2. Piloter la production des services faits et leur qualité 3.3. S’assurer de la conformité des actes administratifs produits dans Marco par les opérationnels, suivre les délais. 3.4. Prioriser les opérations sensibles et réaliser les contrôles de premier niveau sur la qualité des actes d'exécution de la direction 3.5. Assurer la qualité des imputations budgétaires 3.6. Pour l’adjoint rattaché au SEPIM : mêmes missions pour 3 services (SEPIM, service énergie et SAP) ainsi que coordination transverse des 5 adjoints et reporting transverse
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> Votre profil
Compétences techniques
• Conseiller les opérationnels en cas d’interrogations sur les procédures métier et outil à respecter, en lien avec les directions support
• Piloter la production des services faits et leur qualité
• S’assurer de la conformité des actes administratifs produits dans Marco par les opérationnels, suivre les délais.
• Prioriser les opérations sensibles et réaliser les contrôles de premier niveau sur la qualité des actes d'exécution de la direction
• Assurer la qualité des imputations budgétaires
• Pour l’adjoint rattaché au SEPIM : mêmes missions pour 3 services (SEPIM, service énergie et SAP) ainsi que coordination transverse des 5 adjoints et reporting transverse
Compétences relationnelles
• Aptitude à la communication et à la coordination entre différents pôles (PFIN et PMAJI) et directions (DPBC)
• Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaires, techniques et administratives
• Sens du relationnel et du travail en réseau
Compétences transverses
• Sens de l’organisation et gestion des priorités
• Capacité de synthèse
• Rigueur et précision dans le travail administratif
• Autonomie et proactivité
Sauf mention de contrat à durée déterminée (CDD), cet emploi est ouvert en priorité, aux agents titulaires de la fonction publique par voie de mutation, de détachement ou inscrits sur liste d'aptitude ainsi qu’aux agents contractuels (décret n°88-145 du 15 février 1988 pris pour l'application de l'article 136 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale).
La Région innove, pourquoi pas vous ? Employeur de premier plan avec près de 10000 agents, la Région Ile-de-France est une collectivité territoriale et porteuse de nombreux projets ambitieux au service de la vie quotidienne des Franciliens : environnement, transports, lycées, transformation numérique, développement économique…
A proximité immédiate de Paris et directement accessible par les lignes de métro 13 et 14, la Région est installée dans l’éco-quartier des Docks de Saint Ouen, offrant un environnement de travail moderne et innovant : télétravail, outils collaboratifs, bâtiment HQE, open space, conciergerie, salle de sport, multiples espaces de restauration…
Confiance, responsabilité, autonomie et sens du collectif sont au cœur des relations professionnelles que nous construisons chaque jour avec nos collaborateurs, hommes et femmes passionnés par leur métier.