Un ou une Responsable du service administration des marchés (Poste télétravaillable)

Le pôle lycées assure la gestion patrimoniale d’un parc de 470 établissements accueillant 432 000 élèves environ. Il porte notamment une politique d’investissement de 6,5 milliards d’euros en plus de mettre en œuvre une politique pédagogique et d’assurer le fonctionnement des établissements par des mécanismes de dotations. Il est le 2^nd investisseur public civil français. Il assure également l’ensemble des missions visant à organiser la vie des élèves et des personnels éducation nationale dans les établissements.

La direction de la performance est la direction supports du Pôle lycées. Elle gère l’ensemble des questions juridiques de toute nature, les systèmes d’informations du pôle, les dotations aux établissements, le pilotage du budget de fonctionnement et d’investissement, les logements de fonction des EPLE, les sinistres et la rédaction des conventions de toute nature. Suite à une réorganisation des services, la direction de la performance assure la gestion de l’ensemble de la commande publique du pôle. Une sous-direction des marchés est ainsi créée au sein de la direction de la performance. Cette sous-direction assurera l’exécution de l’ensemble de la commande publique du pôle (environ 12 000 actes d’achats par an) en plus d’accompagner la direction de la commande publique (positionnée dans un pôle support de la collectivité) sur la passation des procédures formalisées et d’une partie des MAPA (le solde étant sous contrôle de la sous-direction). Elle comprendra une 50aine d’agents et sera composée de deux services : un service de l’administration des marchés ; un service de l’exécution des marchés en charge de l’appui aux opérationnels. Le fonctionnement de la sous-direction est sous-tendu par un nouveau système d’information permettant la gestion de l’exécution des marchés, accompagné par un guide des procédures du pôle Lycées, dès à présent rédigé, comportant un important volet commande publique.

La sous-direction doit à tout moment permettre l’activité opérationnelle et, dans toute la mesure du possible, proposer des solutions aux difficultés de toute nature qui peuvent intervenir dans le déroulement de cette activité, tout en sécurisant juridiquement le pôle.

Le poste de chef de service de l’administration des marchés vise à assurer le management du service (une 20aine d’agents) avec comme mission cardinale de permettre aux directions opérationnelles de disposer d’un portefeuille d’accords-cadres et marchés pour conduire leurs politiques publiques ou projets. Le service assure la gestion de la relation fournisseurs et le lien aux pôles supports : il permet à l’autre service de la sous-direction, le service de l’exécution des marchés,  d’avoir à disposition dans les outils informatiques les supports contractuels pour pouvoir émettre et exécuter les commandes.

Le poste suppose une excellente maitrise des règles de commande publique et plus largement du fonctionnement d’une collectivité. Il nécessite de surcroît une solide aptitude managériale avec une capacité forte de pilotage et d’analyse de données. Le poste suppose des interactions quotidiennes avec les pôles supports de la collectivité et le reste de la sous-direction.

> Vos missions

MISSION 1 : manager le service et piloter la relation avec ses parties prenantes   

•     Piloter l’activité du service : allouer les portefeuilles aux gestionnaires, définir les objectifs et leurs échéances pour chaque gestionnaire, avoir une lecture des échéances et planifier l’activité de chacun, mettre en place des indicateurs et en assurer le suivi ; en rendre compte

·      Remonter au sous-directeur les alertes utiles

·      Assurer l’animation managériale du service en l’orientant vers l’accompagnement métier des agents,  l’uniformisation et la sécurisation des pratiques, et l’amélioration continue des délais de traitement

·      Assurer le développement des compétences des agents et en particulier la montée en puissance des nouveaux arrivants  

·      Participer aux côtés du sous-directeur à l’animation de la sous-direction

·      Veiller à bien assurer sur l’ensemble des portefeuilles la continuité d’exploitation du service

·      Assurer la relation avec les tiers et la gestion de la sous-traitance (délais de traitement des DC4…)

MISSION 2 : piloter la relation avec le pôle achats commande publique et avec la direction de la comptabilité

•     Animer la relation aux services des pôles supports afin d’entrer dans une logique d’amélioration continue des supports contractuels et de fluidité de la passation des accords-cadres et marchés

•     Être le correspondant des chefs de service de la direction de la comptabilité pour identifier les difficultés comptables et proposer les voies et moyens de résolution

•     Développer les process avec les pôles supports

MISSION 3 : analyser l’activité commande publique pour en sécuriser l’activité

·        Sur la base des éléments du décisionnel des outils, produire les analyses de consommation, de respect des clauses et toutes données utiles au pilotage et à l’amélioration continue

·        Identifier les amendements nécessaires au guide des procédures et rédiger les amendements à opérer

·        Développement de tableaux de suivi et d’indicateurs de pilotage et de performance

·        Être force de proposition dans l’amélioration de l’outil SI de la commande publique

> Votre profil

Connaissances :

Connaissance de la loi sur la maîtrise d’ouvrage publique et connaissance des process d’une opération immobilière • Droit de la commande publique et notamment de l’exécution • Fonctionnement d’une collectivité locale et de son environnement institutionnel

Savoir-faire :

Excellente aptitude managériale • Excellente capacité à accompagner les agents dans un contexte de changement et de modernisation •  Qualité d’analyse et qualité rédactionnelle • Pédagogie • Capacité de synthèse • Travailler en réseau avec des services • Savoir prendre de la distance • Pragmatisme, être force de proposition

Savoir-faire relationnel :

Autonomie • Opiniâtreté • Assertivité • Discrétion professionnelle • Esprit d’équipe • Réactivité • Rigueur