Un ou une Responsable du service exécution des marchés (Poste télétravaillable)

Le pôle lycées assure la gestion patrimoniale d’un parc de 470 établissements accueillant 432 000 élèves environ. Il porte notamment une politique d’investissement de 6,5 milliards d’euros en plus de mettre en œuvre une politique pédagogique et d’assurer le fonctionnement des établissements par des mécanismes de dotations. Il est le 2^nd investisseur public civil français. Il assure également l’ensemble des missions visant à organiser la vie des élèves et des personnels éducation nationale dans les établissements.

La direction de la performance est la direction supports du Pôle lycées. Elle gère l’ensemble des questions juridiques de toute nature, les systèmes d’informations du pôle, les dotations aux établissements, le pilotage du budget de fonctionnement et d’investissement, les logements de fonction des EPLE, les sinistres et la rédaction des conventions de toute nature. Suite à une réorganisation des services, la direction de la performance assure la gestion de l’ensemble de la commande publique du pôle. Une sous-direction des marchés est ainsi créée au sein de la direction de la performance. Cette sous-direction assurera l’exécution de l’ensemble de la commande publique du pôle (environ 12 000 actes d’achats par an) en plus d’accompagner la direction de la commande publique (positionnée dans un pôle support de la collectivité) sur la passation des procédures formalisées et d’une partie des MAPA (le solde étant sous contrôle de la sous-direction). Elle comprendra une 50aine d’agents et sera composée de deux services : un service de l’administration des marchés ; un service de l’exécution des marchés en charge de l’appui aux opérationnels. Le fonctionnement de la sous-direction est sous-tendu par un nouveau système d’information permettant la gestion de l’exécution des marchés, accompagné par un guide des procédures du pôle Lycées, dès à présent rédigé, comportant un important volet commande publique.

La sous-direction doit à tout moment permettre l’activité opérationnelle et, dans toute la mesure du possible, proposer des solutions aux difficultés de toute nature qui peuvent intervenir dans le déroulement de cette activité, tout en sécurisant juridiquement le pôle.

Le poste de chef de service de l’exécution des marchés vise à assurer le management du service (une 40aine d’agents gestionnaires organisés en 5 cellules encadrées chacune hiérarchiquement par un chef de cellule) avec comme mission cardinale d’assurer la passation des commandes et des marchés des directions opérationnelles puis d’en assurer le suivi de l’exécution jusqu’à la formalisation et la complétude des dossiers préparatoires des paiements. Le service travaille donc au quotidien avec les directions et services opérationnels et doit s’inscrire dans le calendrier des projets et des échéances opérationnelles. Il a pour mission d’assurer la sécurité et la régularité juridique de l’exécution.  

Le poste suppose une excellente maitrise des règles de commande publique et plus largement du fonctionnement d’une collectivité. Il nécessite de surcroît une solide aptitude managériale avec une capacité forte de pilotage et la capacité à mettre en place des process unifiés et standardisés. Le poste suppose des interactions quotidiennes avec les directions opérationnelles et le service de l’administration des marchés.

> Vos missions

MISSION 1 : manager le service   

•     Piloter l’activité du service : assurer le suivi des chefs de cellules et leur apporter un soutien en tant que de besoin ; veiller à l’organisation de l’activité 

·      Unifier les pratiques entre les cellules

·      Assurer l’animation managériale du service en l’orientant vers l’accompagnement métier des agents, l’uniformisation et la sécurisation des pratiques, maîtriser la partie du délai de paiement qui dépend du pôle Lycées

·      Assurer le développement des compétences des agents et en particulier la montée en puissance des nouveaux arrivants  

·      Participer aux côtés du sous-directeur à l’animation de la sous-direction

·      Assurer la sécurité et la régularité juridique de l’exécution. 

MISSION 2 : piloter la relation avec les directions opérationnelles  

•     Animer la relation aux directions opérationnelles et veiller notamment à l’avancement des projets et à la satisfaction des besoins métiers  

•     Veiller au respect des exigences vis-à-vis des opérationnels pour que le service puisse agir

•     Définir les voies et moyens de l’amélioration continue de l’efficacité

MISSION 3 : analyser l’activité du service et plus largement du pôle pour en sécuriser l’activité

·        Sur la base des éléments du décisionnel des outils, et en lien avec le chef du service administration des marchés et le sous-directeur, produire les analyses nécessaires au pilotage de la commande publique et à l’amélioration continue : mise en place de tableaux de bord, d’indicateurs de pilotage et de performance sur la chaine d’exécution

·        Identifier les amendements nécessaires au guide des procédures et rédiger les amendements à opérer

·        Être force de proposition dans le cadre de l’amélioration continue de l’outil SI de la commande publique

> Votre profil

Connaissances :

Connaissance de la loi sur la maîtrise d’ouvrage publique et connaissance des process d’une opération immobilière • Droit de la commande publique et notamment de l’exécution • Fonctionnement d’une collectivité locale et de son environnement institutionnel

Savoir-faire :

Excellente aptitude managériale • Excellente capacité à accompagner les agents dans un contexte de changement et de modernisation • Capacité à savoir uniformiser les pratiques • Qualité d’analyse et qualité rédactionnelle • Pédagogie • Capacité de synthèse • Travailler en réseau avec des services • Savoir prendre de la distance • Pragmatisme et être force de proposition • fluidité, opérationnalité, savoir s’inscrire dans le calendrier des projets

Savoir-faire relationnel :

Autonomie • Opiniâtreté • Assertivité • Discrétion professionnelle • Esprit d’équipe • Réactivité • Rigueur