Un assistant ou une assistante de gestion administrative en charge des tiers

Le pôle lycées assure la gestion patrimoniale d’un parc de 470 établissements accueillant 432 000 élèves environ. Il porte notamment une politique d’investissement de 6,5 milliards d’euros en plus de mettre en œuvre une politique pédagogique et d’assurer le fonctionnement des établissements par des mécanismes de dotations. Il est le 2^nd investisseur public civil français. Il assure également l’ensemble des missions visant à organiser la vie des élèves et des personnels éducation nationale dans les établissements. Il gère un parc de 6,5 millions de mètres carrés.

La direction de la performance est la direction supports du Pôle lycées. Elle gère l’ensemble des questions juridiques de toute nature, les systèmes d’informations du pôle, les dotations aux établissements, le pilotage du budget de fonctionnement et d’investissement, les logements de fonction des EPLE, les sinistres et la rédaction des conventions de toute nature. À la suite d’une réorganisation des services, la direction de la performance assure la gestion de l’ensemble de la commande publique du pôle. Une sous-direction des marchés est ainsi créée au sein de la direction de la performance. Cette sous-direction assurera l’exécution de l’ensemble de la commande publique du pôle (environ 12 000 actes d’achats par an) en plus d’accompagner la direction de la commande publique (positionnée dans un pôle support de la collectivité) sur la passation des procédures formalisées et d’une partie des MAPA (le solde étant sous contrôle de la sous-direction). Elle comprendra une 50aine d’agents et sera composée de deux services : un service de l’administration des marchés ; un service de l’exécution des marchés. Le fonctionnement de la sous-direction est sous-tendu par un nouveau système d’information permettant la gestion de l’exécution des marchés, accompagné par un guide des procédures du pôle Lycées, dès à présent rédigé, comportant un important volet commande publique.

La sous-direction doit à tout moment permettre l’activité opérationnelle et, dans toute la mesure du possible, proposer des solutions aux difficultés de toute nature qui peuvent intervenir dans le déroulement de cette activité, tout en sécurisant juridiquement le pôle.

Vous êtes en charge des tiers a la charge de la création et de la mise à jour des fiches tiers dans les outils et les contrôles afférents. Vous devez répondre rapidement aux demandes de création à la suite des notifications des marchés ou en réponse aux demandes ponctuelles.

> Vos missions

MISSION 1 : assurer la création des fiches tiers privés et publics

•    Créer les tiers dans les outils SI

·       S’assurer de la parfaite qualité et complétude des informations qui y figurent

·       Procéder aux contrôles de probité au titre des outils et conformément à la norme ISO 37001

MISSION 2 : assurer le suivi de la base tiers et procéder à sa mise à jour pour garantir la sécurité des opérations financières

•       En lien étroit avec la direction de la comptabilité, procéder aux contrôles périodiques sur la base des tiers et vérifier les informations qui s’y trouvent

•       Le cas échéant, procéder aux mises à jour

•       Procéder périodiquement à l’information de la direction de la comptabilité quant aux contrôles effectués.

> Votre profil

Connaissances : Notions de droit public • Connaissances générales sur le fonctionnement d’une collectivité locale et de son environnement institutionnel • Comptabilité publique • Systèmes d’information financiers 

Qualité relationnelle • Capacité à rédiger une correspondance administrative • Capacité à instruire et à rendre un avis • Capacité à répondre rapidement à une demande

Autonomie • Esprit d’équipe • Réactivité • Rigueur