Un assistant ou une assistante des Services territoriaux (75/95)
Réf. 493-25
Adjoints administratifs territoriaux
Catégorie : C
Date limite de dépôt des candidatures : 07/03/2025
La Région Île-de-France recherche un(e) Un assistant ou une assistante des Services territoriaux (75/95) pour :
PLYC - Pôle lycées - 225, PLYC - Direction patrimoine et maintenance - 249, PLYC DPM - Service technique territorial 75/95 - 485
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Sous l'autorité de la directrice du patrimoine et de la maintenance, vous assurez l'assistance administrative des services techniques territoriaux (chefs de service, ingénieurs et techniciens). |
> Vos missions
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MISSION 1 : secrétariat des services techniques territoriaux |
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Gérer l'accueil physique et téléphonique (prise de message, orientation vers les bons interlocuteurs...). |
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Assurer l'organisation et la préparation des réunions /rendez-vous de l'équipe des services techniques : prise de rendez-vous, préparation des fonds de dossier, réservation des salles, rédiger les compte-rendu |
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En lien avec les assistantes DGA : réception, transmission, suivi du traitement du courrier et participation à la mise en forme des courriers départ. Réaliser les travaux de bureautique, prendre des notes, saisir et mettre en forme tous types de documents |
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MISSION 2 : Accompagnement administratif des équipes techniques |
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Assurer, avec les chefs de services technique, la prise en main des outils de gestion informatique, dont ELISE et autres outils régionaux |
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Sur demande du chef de service, alerter les équipes, pour la complétude des tableaux de recensement (commissions de sécurité, réunions de maintenance et des inspections hygiène, autorisations d’urbanisme...) et des tableaux de suivis techniques et financier |
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MISSION 3 : Missions transverses pour l'ensemble des agents de la DPM, en lien avec les autres assistants de la DPM |
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Hygiène et conditions de travail (équipements de protection individuels, outillage...) |
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Aménagement des espaces de travail pour la direction dont l'archivage Classement et archivage |
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MISSION 4 : Assurer les aspects logistiques des services |
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Suivi et coordination des frais de remboursement |
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Différentes commandes de matériel |
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MISSION 5 : Assurer la continuité de service par le remplacement en cas d'absence des autres assistants |
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Assurer l'intérim de ses collègues assistants de la direction, en périodes de congés et en cas d’absences |
> Votre profil
- Connaissance des règles de correspondance administrative et des circuits administratifs, techniques de classement et d'archivage.
- Connaissances des règles de rédaction administrative, règles de syntaxe, grammaire et orthographe, outils informatiques et bureautiques.
- Connaissances de base du fonctionnement d'une collectivité locale et de son environnement institutionnel
- Savoir comprendre et appliquer une consigne ou une procédure et informer sa hiérarchie en cas d'anomalies
- Savoir réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers Savoir organiser son travail et gérer les priorités Être capable d'utiliser des
- Compétences en informatique : maîtrise des outils bureautiques (Word-Excel-Outlook...) et logiciels régionaux
- Savoir faire preuve de discrétion professionnelle.
- Savoir gérer les situations d'urgence
- Savoir faire preuve de rigueur et d'organisation
Sauf mention de contrat à durée déterminée (CDD), cet emploi est ouvert en priorité, aux agents titulaires de la fonction publique par voie de mutation, de détachement ou inscrits sur liste d'aptitude ainsi qu’aux agents contractuels (décret n°88-145 du 15 février 1988 pris pour l'application de l'article 136 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale).
La Région innove, pourquoi pas vous ? Employeur de premier plan avec près de 10000 agents, la Région Ile-de-France est une collectivité territoriale et porteuse de nombreux projets ambitieux au service de la vie quotidienne des Franciliens : environnement, transports, lycées, transformation numérique, développement économique…
A proximité immédiate de Paris et directement accessible par les lignes de métro 13 et 14, la Région est installée dans l’éco-quartier des Docks de Saint Ouen, offrant un environnement de travail moderne et innovant : télétravail, outils collaboratifs, bâtiment HQE, open space, conciergerie, salle de sport, multiples espaces de restauration…
Confiance, responsabilité, autonomie et sens du collectif sont au cœur des relations professionnelles que nous construisons chaque jour avec nos collaborateurs, hommes et femmes passionnés par leur métier.