Un chargé ou une chargée des Manifestations Internes - CDD 6 mois

Employeur de premier plan avec près de 10000 agents, la Région Ile-de-France est une collectivité territoriale et porteuse de nombreux projets ambitieux au service de la vie quotidienne des Franciliens : environnement, transports, lycées, transformation numérique, développement économique…

A proximité immédiate de Paris et directement accessible par les lignes de métro 13 et 14, la Région est installée dans l’éco-quartier des Docks de Saint Ouen, offrant un environnement de travail moderne et innovant : télétravail, outils collaboratifs, bâtiment HQE, open space, conciergerie, salle de sport, multiples espaces de restauration…

Confiance, responsabilité, autonomie et sens du collectif sont au cœur des relations professionnelles que nous construisons chaque jour avec nos collaborateurs, hommes et femmes passionnés par leur métier.

L'agent chargé des manifestations internes coordonne le montage des cérémonies, colloques et autres manifestations organisés dans les locaux régionaux par le cabinet, les services, organismes associés ou partenaires extérieurs.

> Vos missions

Traitement des demandes d’organisation de manifestations internes

• Vérifier les disponibilités des espaces d'accueil adéquats (salles de réunions ou de réceptions), les réserve et gère le calendrier événementiel
• Faire valider par le Cabinet de la Présidente l'opportunité de l'organisation de la manifestation et le choix des élus à solliciter, en lien avec le chef de service
• Rappeler les conditions de mise à disposition de salles (mention du soutien régional, validation des documents de communication, conditions de sécurité…) et confirmer cette mise à disposition gracieuse aux organismes extérieurs
• Informer les élus régionaux des manifestations organisées en interne à la Région

Soutien au pôle manifestations internes sur la coordination des évènements

• Participer aux réunions de repérage des espaces et de calage des besoins logistiques, en concertation avec le service presta évènementiel
• Valider, en lien avec le chef de service, les invitations, programmes et déroulés proposés par les organisateurs ou par les services pour les manifestations d'initiative régionale
• S'assurer du bon déroulement de l'événement le jour-J, vérifie les derniers préparatifs d'installation (logistique, traiteur…). 

Missions complémentaires liées à l'organisation des manifestations

• Assurer la liaison avec le service sécurité et l'accueil (liste des participants, signalisation des éventuels VIP et personnes à mobilité réduite)
• Organiser l’accueil des visites du siège à la Région

Activité de gestion administrative

• Veiller à la préparation des fonds de dossier pour la Présidente (étiquettes, chemises, impression des dossiers)
• Mettre à jour les bases de données élus du service

> Votre profil

Vous avez une bonne connaissances du contexte et des enjeux de la collectivité. Vous avez une expérience dans l'événementiel.

Vous maitrisez les outils de bureautiques. 
Vous avez une grande capacité à travailler en autonomie, un sens de l'organisation et un sens des priorités.
Votre rigueur est reconnue par tous.

Vous respectez la confidentialité, vous avez de grandes qualités relationnelles et un sens de la diplomatie (travail avec le Cabinet, les élus et les unités)
On vous reconnait une belle aptitude à travailler en équipe (avec le cabinet et les services opérationnels et fonctionnels)
Vous êtes réactif et avec une bonne capacité d'adaptation. 

> Pourquoi nous rejoindre ?

🏆 Des conditions de travail facilitantes : 

• Plusieurs formules de temps de travail au choix
• Télétravail selon des formules fixes ou flexibles (au domicile ou tiers lieux)
• Lieu de travail innovant et ergonomique (salle d'allaitement, cocons de sieste, cafétarias et lounge, …)
• 3 restaurants d'entreprise sur site 
• Salle de sport sur site 
• Conciergerie et ses nombreux services (colis, cordonnerie, pressing, …)

📕 Un large éventail de prestations sociales : 

• Remboursement des frais de transport en commun à 75%, Forfait mobilité durable (de 100 à 300 € par an)
• Association sportive et culturelle des personnels de la Région IDF (billetterie, voyages, sport…)
• Forfaits de participation aux contrats collectifs de mutuelle et/ou prévoyance

💯 Un engagement fort dans l’accompagnement professionnel :

• Un plan de formation ambitieux et un accès à la formation facilité et encouragé (préparations concours, formations sur site, formations tout au long de la carrière, plateformes de e-learning) 
• Un campus des cadres à destination des encadrants
• Un réseau de professionnels RH pour accompagner l’évolution des talents

Sauf mention de contrat à durée déterminée (CDD), cet emploi est ouvert en priorité, aux agents titulaires de la fonction publique par voie de mutation, de détachement ou inscrits sur liste d'aptitude ainsi qu’aux agents contractuels (décret n°88-145 du 15 février 1988 pris pour l'application de l'article 136 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale).

Vous êtes en situation de handicap ? Nous mettons tout en œuvre pour adapter nos recrutements et nos postes à vos besoins. Postulez sans hésiter !