Un chargé ou une chargée des Manifestations Internes - CDD 6 mois
Réf. DPCR010425
Rédacteurs territoriaux
Catégorie : B
Date limite de dépôt des candidatures : 30/04/2025
La Région Île-de-France recherche un(e) Un chargé ou une chargée des Manifestations Internes - CDD 6 mois pour :
DGS - Direction générale des services - 101, DGS - Direction protocole courrier représentation - 431, DGS - Bureau du protocole - 432
Lieu de travail : Saint-Ouen - 2, rue Simone Veil 93400 SAINT-OUEN
Coordonne le montage des cérémonies, colloques et autres manifestations organisés dans les locaux régionaux par le cabinet, les services, organismes associés ou partenaires extérieurs.
> Vos missions
Traitement des demandes d’organisation de manifestations internes
Vérifie les disponibilités des espaces d'accueil adéquats (salles de réunions ou de réceptions), les réserve et gère le calendrier événementiel
Fait valider par le Cabinet de la Présidente l'opportunité de l'organisation de la manifestation et le choix des élus à solliciter, en lien avec le chef de service
Rappelle les conditions de mise à disposition de salles (mention du soutien régional, validation des documents de communication, conditions de sécurité…) et confirme cette mise à disposition gracieuse aux organismes extérieurs
Informe les élus régionaux des manifestations organisées en interne à la Région
Soutien au pôle manifestations internes sur la coordination des évènements
Participe aux réunions de repérage des espaces et de calage des besoins logistiques, en concertation avec le service presta évènementiel
Valide, en lien avec le chef de service, les invitations, programmes et déroulés proposés par les organisateurs ou par les services pour les manifestations d'initiative régionale
S'assure du bon déroulement de l'événement le jour-J, vérifie les derniers préparatifs d'installation (logistique, traiteur…).
Missions complémentaires liées à l'organisation des manifestations
Assure la liaison avec le service sécurité et l'accueil (liste des participants, signalisation des éventuels VIP et personnes à mobilité réduite)
Organise l’accueil des visites du siège à la Région
Activité de gestion administrative
Veille à la préparation des fonds de dossier pour la Présidente (étiquettes, chemises, impression des dossiers)
Met à jour les bases de données élus du service
> Votre profil
-Connaissances du contexte et des enjeux de la collectivité
- Expérience dans l'événementiel
- Maîtrise des outils bureautiques
- Capacité à travailler en autonomie, sens de l'organisation et sens des priorités
- Rigueur
- Respect de la confidentialité, grandes qualités relationnelles et sens de la diplomatie (travail avec le Cabinet, les élus et les unités)
- Aptitude à travailler en équipe (avec le cabinet et les services opérationnels et fonctionnels)
- Réactivité, capacités d'adaptation
Sauf mention de contrat à durée déterminée (CDD), cet emploi est ouvert en priorité, aux agents titulaires de la fonction publique par voie de mutation, de détachement ou inscrits sur liste d'aptitude ainsi qu’aux agents contractuels (décret n°88-145 du 15 février 1988 pris pour l'application de l'article 136 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale).
La Région innove, pourquoi pas vous ? Employeur de premier plan avec près de 10000 agents, la Région Ile-de-France est une collectivité territoriale et porteuse de nombreux projets ambitieux au service de la vie quotidienne des Franciliens : environnement, transports, lycées, transformation numérique, développement économique…
A proximité immédiate de Paris et directement accessible par les lignes de métro 13 et 14, la Région est installée dans l’éco-quartier des Docks de Saint Ouen, offrant un environnement de travail moderne et innovant : télétravail, outils collaboratifs, bâtiment HQE, open space, conciergerie, salle de sport, multiples espaces de restauration…
Confiance, responsabilité, autonomie et sens du collectif sont au cœur des relations professionnelles que nous construisons chaque jour avec nos collaborateurs, hommes et femmes passionnés par leur métier.