Un assistant ou une assistante de réception
Réf. 12173-25
Adjoints techniques territoriaux
Catégorie : C
Date limite de dépôt des candidatures : 03/05/2025
La Région Île-de-France recherche un(e) Un assistant ou une assistante de réception pour :
PRH - Pôle ressources humaines - 102, PRH - Direction de l’appui et services aux utilisateurs - 496, PRH - Service des prestations événementielles - 498
Lieu de travail : Saint-Ouen - 2, rue Simone Veil 93400 SAINT-OUEN
en collaboration avec les chargés de coordination événementielles et d’autres assistants de gestion vous êtes en charge
> Vos missions
MISSION 1 : ORGANISATION, SUIVI ET COORDINATION SUR LE TERRAIN DES PRESTATIONS EVENEMENTIELLES
Contribuer et suivre la planification logistique des événements et des prestations associées
Assurer la mise en place et la bonne exécution des prestations :
Préparer et acheminer en amont le matériel nécessaire aux prestations
Superviser et contrôler le travail des prestataires sur le terrain
Contrôler l’application des normes HACCP et le respect de la chaîne du froid
Assurer les permanences sur le terrain lors des événements en fonction du planning événementiel
Gérer les stocks des produits, biens et fournitures :
Réceptionner et contrôler la conformité des livraisons de denrées, matériels et fournitures
Mettre à jour le tableau de suivi des stocks
Entretenir et assurer la propreté et le bon état des espaces de réception, de stockage et des cuisines
MISSION 2 : GESTION DES COMMANDES DE COMPOSITIONS FLORALES, GERBES ET BOUQUETS
Commander et réceptionner des compositions florales, centres de table et motifs buffet auprès d’un prestataire dédié selon les besoins du planning événementiel, en veillant au respect des procédures comptables en vigueur à la Région
Installer/désinstaller les compositions dans les espaces prévus pour les événements et activités régionales
Assurer l’entretien régulier des compositions florales pour maintenir leur qualité esthétique et leur durabilité
Commander des gerbes et des bouquets auprès d’un prestataire dédié selon les demandes protocolaires (commémorations, obsèques, etc.) en veillant au respect des procédures comptables en vigueur à la Région
Assurer le relationnel avec les prestataires
Renseigner les outils de suivi de commande et d’activité
MISSION 3 : GERER LES DEMANDES DES UTILISATEURS ET LE SUIVI ADMINISTRATIF
En soutien et suppléance des collègues agents de réception et en coordination avec les chargés de coordination événementielle :
Réceptionner, traiter et diffuser les informations reçues via la boîte mail générique
Recevoir et orienter les demandes des utilisateurs
Participer à l’organisation administrative des prestations :
Réaliser les commandes auprès du prestataire de restauration protocolaire et du room-service, en fonction des demandes événementielles et des utilisateurs
Solliciter des devis auprès des traiteurs et différents fournisseurs, en adaptant les demandes aux besoins identifiés pour chaque événement
Contribuer à l’organisation administrative des prestations
Intégrer les informations relatives aux réservations et prestations dans le calendrier du service et veiller à sa mise à jour quotidienne
Mettre à jour quotidiennement les tableaux de bord des prestations
Trier, classer et archiver les documents et dossiers liés aux prestations
MISSION 4 : MISSIONS SECONDAIRES
Assurer l’appui aux autres équipes du service à la demande de la cheffe de service et de son adjointe
Participer à la rédaction et à l’évolution des process du service et à l’expression de besoin en décorations florales (pour la passation de marché)
Participer aux groupes de travail de la direction et du pôle
> Votre profil
Maîtrise d’Outlook
Excel et Word
Fonctionnement de la fonction publique territoriale
Grands principes comptables de la fonction publique
Notions en commande publique appréciée
Appétence pour l’entretien des plantes et fleurs
Travail en équipe
Rigueur, autonomie et sens de l'organisation
Discrétion et diplomatie
> Spécificités
Conditions spécifiques liées au poste :
Contraintes horaires spécifiques (soirées, week-ends)
Pics d'activité conjoncturels
Travail en brigade (travail en équipe sur un planning tournant avec horaires spécifiques)
Port de charges lourdes et respect du port des Epi
Sauf mention de contrat à durée déterminée (CDD), cet emploi est ouvert en priorité, aux agents titulaires de la fonction publique par voie de mutation, de détachement ou inscrits sur liste d'aptitude ainsi qu’aux agents contractuels (décret n°88-145 du 15 février 1988 pris pour l'application de l'article 136 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale).
La Région innove, pourquoi pas vous ? Employeur de premier plan avec près de 10000 agents, la Région Ile-de-France est une collectivité territoriale et porteuse de nombreux projets ambitieux au service de la vie quotidienne des Franciliens : environnement, transports, lycées, transformation numérique, développement économique…
A proximité immédiate de Paris et directement accessible par les lignes de métro 13 et 14, la Région est installée dans l’éco-quartier des Docks de Saint Ouen, offrant un environnement de travail moderne et innovant : télétravail, outils collaboratifs, bâtiment HQE, open space, conciergerie, salle de sport, multiples espaces de restauration…
Confiance, responsabilité, autonomie et sens du collectif sont au cœur des relations professionnelles que nous construisons chaque jour avec nos collaborateurs, hommes et femmes passionnés par leur métier.