Un Assistant ou une Assistante de direction (Poste télétravaillable)
Réf. 741-25
Adjoints administratifs territoriaux
Date limite de dépôt des candidatures : 26/05/2025
La Région Île-de-France recherche un(e) Un Assistant ou une Assistante de direction (Poste télétravaillable) pour :
PLYC - Pôle lycées - 225, PLYC - Direction réussite des élèves - 416
Apporter une assistance administrative à l’équipe de direction de la DRE (direction de la réussite des élèves).
> Vos missions
|
MISSION 1 : Assistance administrative |
|
|
1.1 |
Gestion des agendas et prise de rendez-vous ; assurer l'accueil téléphonique et l'accueil des visiteurs ; orienter les demandes le cas échéant |
|
1.2 |
Organisation et montage de réunions, manifestations : logistique, réservation des salles, préparation et constitution des dossiers à l'attention des participants (transmission et compilation des documents de travail, des fonds de dossiers...), aide à rédaction CR |
|
1.3 |
Réaliser les travaux de bureautique : prendre des notes, saisir et mettre en forme tous types de documents, scanner, et classer les documents. Aider à la préparation et la constitution des dossiers CP et CR |
|
MISSION 2 : Fonctions transversales d'assistante |
|
|
2.1 |
Classer, dispatcher et gérer les courriers arrivées /départs (courriers papier et Elise) : organisation des chemins de validation. Trier, classer et archiver les dossiers et documents papiers et/ou numériques |
|
2.2 |
Tenue des tableaux de bord et outils de suivi |
|
2.3 |
Assurer le suivi des mises à jour des délégations de signature et ordres de mission ; assurer le suivi des fiches de frais de déplacement le cas échéant Assurer la réception, le traitement et la diffusion d’informations Exécuter et suivre des procédures et des décisions administratives.
|
|
MISSION 3 : contribuer à la continuité des directions/services par le remplacement en cas d'absence d'une collègue assistant/assistante de direction du PLYCEES (DG, DO, DPM, DPBC) |
|
|
1.1 |
Assurer l'accueil et le renseignement téléphonique, l'organisation administrative et matérielle, l'organisation des réunions... |
> Votre profil
Connaissance :
- Connaissance des procédures et des circuits administratifs internes et externes à l'administration régionale, règles de correspondance administrative
- bonne connaissance des applications bureautiques et informatiques
- Connaissance des techniques de classement et d'archivage
- Connaissance de l'organisation, de l'environnement administratif et financier d'une collectivité territoriale
Savoir-faire :
- Expérience significative en assistanat de direction appréciée Savoir comprendre et appliquer une consigne, une procédure et informer sa hiérarchie
- Maitrise des règles de l’expression orale et écrite Savoir recevoir, filtrer et orienter des appels téléphoniques et accueillir des visite
- Savoir trier, classer, assembler et ordonner des documents et des dossiers Être capable d'utiliser des outils et applications de suivi des activités
Savoir-faire relationnel :
- Savoir travailler en transversalité polyvalence, autonomie, organisation, rigueur
- Savoir gérer les situations d'urgence capacité de gestion de demandes multiples, sens de l'initiative et de rendre compte
- fiabilité et discrétion professionnelle qualités relationnelles
Sauf mention de contrat à durée déterminée (CDD), cet emploi est ouvert en priorité, aux agents titulaires de la fonction publique par voie de mutation, de détachement ou inscrits sur liste d'aptitude ainsi qu’aux agents contractuels (décret n°88-145 du 15 février 1988 pris pour l'application de l'article 136 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale).
La Région innove, pourquoi pas vous ? Employeur de premier plan avec près de 10000 agents, la Région Ile-de-France est une collectivité territoriale et porteuse de nombreux projets ambitieux au service de la vie quotidienne des Franciliens : environnement, transports, lycées, transformation numérique, développement économique…
A proximité immédiate de Paris et directement accessible par les lignes de métro 13 et 14, la Région est installée dans l’éco-quartier des Docks de Saint Ouen, offrant un environnement de travail moderne et innovant : télétravail, outils collaboratifs, bâtiment HQE, open space, conciergerie, salle de sport, multiples espaces de restauration…
Confiance, responsabilité, autonomie et sens du collectif sont au cœur des relations professionnelles que nous construisons chaque jour avec nos collaborateurs, hommes et femmes passionnés par leur métier.