Un Assistant ou une Assistante de gestion déplacement

Employeur de premier plan avec près de 10000 agents, la Région Ile-de-France est une collectivité territoriale et porteuse de nombreux projets ambitieux au service de la vie quotidienne des Franciliens : environnement, transports, lycées, transformation numérique, développement économique… 

La direction de l’appui et services aux utilisateurs a la charge de l'organisation et de la fourniture des prestations de soutien aux agents, élus, partenaires de la Région ainsi qu’aux franciliens qui souhaitent utiliser les espaces du siège régional (lieux de manifestations). Elle assure donc le pilotage logistique et la coordination technique de toutes les manifestations régionales qui lui sont confiées et contribue au bon fonctionnement des assemblées délibérantes.

La direction met à disposition des autres pôles les prestations de courrier, de numérisation, de fournitures et de livraison nécessaires au bon fonctionnement des services. Elle est également chargée de la gestion de la flotte de véhicules du siège et des déplacements des agents et élus en et hors de l’Ile-de-France.

Cette direction se compose de quatre services et d’une mission 

La mission déplacements à laquelle vous serez rattaché est en charge des déplacements des agents et élus en et hors de l’Ile-de-France.

Dans le cadre de vos missions, vous préparez et organiser les missions déplacements des élus et des agents régionaux 

> Vos missions

Préparer et organiser les missions des élus et des agents régionaux

•           Mettre en œuvre les missions des élus et des agents via le prestataire sous marché public (demandes d’horaires, de trajets, demandes de devis, réservations de titres de transport, de prestations annexes : hébergement, location de voiture…)
•           Mettre en œuvre les missions des élus et des agents via le prestataire sous marché public (demandes d'horaires, de trajets, demandes de devis, réservations de titres de transport, de prestations annexes : hébergement, locations de voiture…).
•           Préparer le dossier permettant la commande et le paiement des prestations (établissements des bons de commandes, des ordres de mission...) nommage des pièces (devis, bons de commande, ordre de mission) enregistrement du dossier de mission dans la matrice dédiée.
•  Renseigner, compléter, modifier et ajuster les pièces comptables (bons de commande) facilitant le paiement des factures conformément au marché public et aux demandes des services comptables et financiers régionaux.

  Assurer le contrôle, le traitement et la mise en paiement des états des frais de déplacement des élus et des agents régionaux.

  ·          Traitement et suivi des dossiers relatifs aux frais de missions des élus, des agents (contrôle des pièces justificatives conformément aux textes et délibérations, préparation des liquidations), enregistrement des données dans la matrice dédiée.

  ·          Réponse aux demandes de renseignements relatives aux remboursements des frais émanant des agents ou des élus. Traitement des demandes de pièces complémentaires ou des rejets éventuels émanant des services financiers.

  Renseigner et mettre à jour les tableaux de reporting d’activité de la mission des déplacements

  ·          Alimenter, pointer, ajuster les données permettant l’édition des bilans et statistiques.

  ·         Participer à la réalisation mensuelle des bilans à destination de la hiérarchie.

  Classer et archiver les différents courriels et documents numériques de la mission des déplacements
  

  ·          Procéder régulièrement aux classements des dossiers terminés

  ·          Archiver numériquement les dossiers de l’année écoulée

> Votre profil

 Vous avez des connaissances budgétaire et comptable.⌨

Vous connaissez le fonctionnement des collectivités territoriales

La connaissance du secteur des missions et déplacements✈️ est un plus (législation liée aux missions et au remboursement des frais).

Vous maitrisez le pack Office et précisément le logiciel Excel avec la capacité de réaliser des tableaux standards.📈

Vous êtes en capacité de rédiger des mails et notes simples ✉️

Vous êtes reconnu pour votre rigueur votre dynamisme et votre capacité à identifier et gérer des urgences 🚨

Le respect de la confidentialité des dossiers traités et des données mise à disposition est essentiel sur ce poste.

Enfin, travailler et s'adapter dans une petite équipe 🤝 ne vous dérange pas. 

Pourquoi nous rejoindre ?

🏆 Des conditions de travail facilitantes : 

• Plusieurs formules de temps de travail au choix
• Télétravail selon des formules fixes ou flexibles (au domicile ou tiers lieux)
• Lieu de travail innovant et ergonomique (salle d'allaitement, cocons de sieste, cafétarias et lounge, …)
• 3 restaurants d'entreprise sur site 
• Salle de sport sur site 
• Conciergerie et ses nombreux services (colis, cordonnerie, pressing, …)

📕 Un large éventail de prestations sociales : 

• Remboursement des frais de transport en commun à 75%, Forfait mobilité durable (de 100 à 300 € par an)
• Association sportive et culturelle des personnels de la Région IDF (billetterie, voyages, sport…)
• Forfaits de participation aux contrats collectifs de mutuelle et/ou prévoyance

💍 Un engagement fort dans l’accompagnement professionnel :

• Un plan de formation ambitieux et un accès à la formation facilité et encouragé (préparations concours, formations sur site, formations tout au long de la carrière, plateformes de e-learning) 
• Un campus des cadres à destination des encadrants
• Un réseau de professionnels RH pour accompagner l’évolution des talents