Un assistant ou une assistante de direction

Employeur de premier plan avec près de 10000 agents, la Région Ile-de-France est une collectivité territoriale et porteuse de nombreux projets ambitieux au service de la vie quotidienne des Franciliens : environnement, transports, lycées, transformation numérique, développement économique…

A proximité immédiate de Paris et directement accessible par les lignes de métro 13 et 14, la Région est installée dans l’éco-quartier des Docks de Saint Ouen, offrant un environnement de travail moderne et innovant : télétravail, outils collaboratifs, bâtiment HQE, open space, conciergerie, salle de sport, multiples espaces de restauration…

Confiance, responsabilité, autonomie et sens du collectif sont au cœur des relations professionnelles que nous construisons chaque jour avec nos collaborateurs, hommes et femmes passionnés par leur métier.

Vous assurez le secrétariat 

> Vos missions

MISSION 1 : Gestion du secrétariat
Gestion des agendas, prise des rendez-vous, organisation/planification des réunions (dont logistique : salle, déplacement…)
Réception, orientation et filtrage des appels, gestion des contacts
Gestion des parapheurs et des courriers

 
MISSION 2 : Traitement des informations

Gestion, tri et diffusion des mails, notes et parapheurs
Relecture, correction et mise en forme des courriers services, notes, documents
Suivi des courriers et des réponses

MISSION 3 : Préparation des dossiers (réunions, déplacements)
Gestion logistique et matérielle (photocopier et assembler des documents)
Préparation de fichiers Excel et mise sous pli
Gestion des fournitures, Classement et archivage

> Votre profil

- Connaissance de l'institution régionale

- Traitement de l'information et compréhension des sujets

- Connaissance et maîtrise des outils bureautique (WORD, EXCEL, OUTLOOK ...) Maîtrise des techniques d'assistanat et de secrétariat
- Capacité de gestion de diverses demandes et adaptation des priorités

- Maîtrise de la syntaxe, de l'orthographe et des outils bureautiques Qualités rédactionnelles et de synthèse
- Capacité à prioriser et anticiper
- Sens de l'organisation et rigueur Connaissance du fonctionnement administratif et politique de l'institution régionale

- Autonomie et initiative Efficacité et capacité de travailler dans l'urgence
- Discrétion, réactivité, capacité d'initiative et d'adaptabilité
- Sens du travail en équipe Aisance relationnelle

> Pourquoi nous rejoindre ? 

🏆 Des conditions de travail facilitantes : 

• Plusieurs formules de temps de travail au choix
• Télétravail selon des formules fixes ou flexibles (au domicile ou tiers lieux)
• Lieu de travail innovant et ergonomique (salle d'allaitement, cocons de sieste, cafétarias et lounge, …)
• 3 restaurants d'entreprise sur site 
• Salle de sport sur site 
• Conciergerie et ses nombreux services (colis, cordonnerie, pressing, …)

📕 Un large éventail de prestations sociales : 

• Remboursement des frais de transport en commun à 75%, Forfait mobilité durable (de 100 à 300 € par an)
• Association sportive et culturelle des personnels de la Région IDF (billetterie, voyages, sport…)
• Forfaits de participation aux contrats collectifs de mutuelle et/ou prévoyance

💯 Un engagement fort dans l’accompagnement professionnel :

• Un plan de formation ambitieux et un accès à la formation facilité et encouragé (préparations concours, formations sur site, formations tout au long de la carrière, plateformes de e-learning) / formation 
• Un campus des cadres à destination des encadrants 
• Un réseau de professionnels RH pour accompagner l’évolution des talents