Responsable adjoint / adjointe du service événementiel

Employeur de premier plan avec près de 10000 agents, la Région Ile-de-France est une collectivité territoriale et porteuse de nombreux projets ambitieux au service de la vie quotidienne des Franciliens : environnement, transports, lycées, transformation numérique, développement économique…

A proximité immédiate de Paris et directement accessible par les lignes de métro 13 et 14, la Région est installée dans l’éco-quartier des Docks de Saint Ouen, offrant un environnement de travail moderne et innovant : télétravail, outils collaboratifs, bâtiment HQE, open space, conciergerie, salle de sport, multiples espaces de restauration…

Confiance, responsabilité, autonomie et sens du collectif sont au cœur des relations professionnelles que nous construisons chaque jour avec nos collaborateurs, hommes et femmes passionnés par leur métier.

La direction de l’appui et services aux utilisateurs a la charge de l'organisation et de la fourniture des prestations de soutien aux agents, élus, partenaires de la Région ainsi qu’aux franciliens qui souhaitent utiliser les espaces du siège régional (lieux de manifestations). Elle assure donc le pilotage logistique et la coordination technique de toutes les manifestations régionales qui lui sont confiées et contribue au bon fonctionnement des assemblées délibérantes.

La direction met à disposition des autres pôles les prestations de courrier, de numérisation, de fournitures et de livraison nécessaires au bon fonctionnement des services. Elle est également chargée de la gestion de la flotte de véhicules du siège et des déplacements des agents et élus en et hors de l’Ile-de-France.

La direction assure la gestion des espaces de restauration (restaurant inter-entreprise, lounges, cafétérias, tisaneries) et de la conciergerie.

Elle a également dans ses missions la gestion des désignations des logements sociaux du contingent régional à destination des agents régionaux ou des partenaires.

Cette direction se compose de quatre services et d’une mission.

Le service des prestations événementielles auquel vous serez rattaché est en charge du pilotage logistique et de la coordination technique de toutes les manifestations régionales qui lui sont confiées, en lien avec les autres directions et pôles, et contribue au bon fonctionnement des assemblées délibérantes

Dans le cadre de vos missions, en appui au responsable de service, Vous assurez le management opérationnel, supervisez l’organisation des événements régionaux et contribuez au pilotage de l'activité du service.

> Vos missions

·       Contribuer au management et à l'animation opérationnelle du service (20 agents).

-        Appuyer le responsable de service dans l'animation du service : animations de réunions, transmission des consignes opérationnelles, diffusion des infos et intérim en période de congés. Contribuer à l'élaboration, la mise en œuvre et le suivi du projet de service.
-        Organiser l'activité opérationnelle du service : élaboration des plannings de présence et de permanence, gestion de la logistique associée (restauration, transport). Garantir un cadre de travail sécurisé en lien avec les spécificités de l'activité.
-        Accompagner la montée en compétences des agents : identification des besoins de formations, participation à l'intégration des nouveaux arrivants, etc.

·       Contribuer au pilotage et à l'organisation des événements régionaux (conférences, conseils régionaux, forums, cocktails...)

-        Encadrer la préparation et la réalisation des événements en supervision des chargés de coordination événementielles et des équipes 'métiers' (régie, restauration, logistique). Contribuer à la gestion des incidents opérationnels et des actions correctives.

-        Superviser la maintenance technique et audiovisuelle des espaces événementiels en lien avec les équipes métiers et les prestataires. Proposer des leviers d'amélioration continue : démarche qualité, optimisation des ressources, proposition d'investissement…

-        Participer à la planification annuelle d'occupation des espaces et à l'optimisation de leur disponibilité. Assurer un rôle d'interface privilégiée entre les différents acteurs internes et externes.

·       Appui au contrôle de l'activité et au pilotage administratif et financier du service.

-        Contribuer au contrôle de l'activité : respect des délais, qualité des prestations, conformité réglementaire Etablissement Recevant du Public, satisfaction des utilisateurs. Participer à la veille métier (normes ERP, innovations événementielles, techniques, audiovisuelles...).

-        Assurer la passation et l'exécution des marchés publics en lien avec le responsable de service et les 2 gestionnaires. Contribuer à l'élaboration du budget prévisionnel et à son exécution.

-        Concevoir, déployer et contribuer au remplissage des outils de suivi d'activités. Participer à la structuration des process internes. Reporting auprès de la Direction. Participer aux projets transversaux de la Direction.

> Votre profil

Vous êtes titulaire d’une formation de niveau Bac +4/5 ou disposez d’une expérience équivalente, et vous justifiez d’une expérience en management opérationnel. Doté d’une bonne connaissance du milieu institutionnel, vous êtes animé par un fort sens du service public et maîtrisez les règles de la commande publique.

Vous démontrez une parfaite connaissance de la réglementation applicable aux établissements recevant du public, une expertise en production événementielle et en techniques audiovisuelles, ainsi que de solides compétences rédactionnelles.

Doté de qualités relationnelles reconnues, Vous appréciez le travail en équipe et faites preuve d’un excellent sens de l’organisation.

Adaptabilité, réactivité et capacité à gérer le stress sont indispensables pour réussir dans ce poste. Une disponibilité ponctuelle en horaires décalés, en soirée et le week-end, est requise lors de certains événements.

> Pourquoi nous rejoindre ? 

🏆 Des conditions de travail facilitantes : 

• Plusieurs formules de temps de travail au choix
• Télétravail selon des formules fixes ou flexibles (au domicile ou tiers lieux)
• Lieu de travail innovant et ergonomique (salle d'allaitement, cocons de sieste, cafétarias et lounge)
• 3 restaurants d'entreprise sur site 
• Salle de sport sur site 
• Conciergerie et ses nombreux services (colis, cordonnerie, pressing)

📕 Un large éventail de prestations sociales : 

• Remboursement des frais de transport en commun à 75%, Forfait mobilité durable (de 100 à 300 € par an)
• Association sportive et culturelle des personnels de la Région IDF (billetterie, voyages, sport)
• Forfaits de participation aux contrats collectifs de mutuelle 

💯 Un engagement fort dans l’accompagnement professionnel :

• Un plan de formation ambitieux et un accès à la formation facilité et encouragé (préparations concours, formations sur site, formations tout au long de la carrière, plateformes de e-learning) 
• Un campus des cadres à destination des encadrants
• Un réseau de professionnels RH pour accompagner l’évolution des talents