Gestionnaire en charge des représentations

Employeur de premier plan avec près de 10000 agents, la Région Ile-de-France est une collectivité territoriale et porteuse de nombreux projets ambitieux au service de la vie quotidienne des Franciliens : environnement, transports, lycées, transformation numérique, développement économique…

A proximité immédiate de Paris et directement accessible par les lignes de métro 13 et 14, la Région est installée dans l’éco-quartier des Docks de Saint Ouen, offrant un environnement de travail moderne et innovant : télétravail, outils collaboratifs, bâtiment HQE, open space, conciergerie, salle de sport, multiples espaces de restauration…
Confiance, responsabilité, autonomie et sens du collectif sont au cœur des relations professionnelles que nous construisons chaque jour avec nos collaborateurs, hommes et femmes passionnés par leur métier.

Le ou la gestionnaire en charge des représentation assure le bon fonctionnement de la gestion administrative du Bureau des Représentations sous l’autorité du chef de service

> Vos missions

Mission 1 : Suivi logistique des activités du Bureau des Représentations

-    Suivi du montage des déplacements et des représentations des membres de l’Exécutif
-    Suivi des sollicitations des élus en lien avec le bureau du protocole
-    Mise à jour quotidienne du tableau de suivi des déplacements des membres de l’Exécutif
-    Mise à jour hebdomadaire des déplacements dans l’agenda régional
-    Collecte des besoins des membres de l’Exécutif en lien avec les assistantes afin de s’assurer du bon déroulement de chaque représentation (véhicules Région, transmission du déroulé et de la liste des présents)
-    Envoi de courriels d’informations aux élus et membres de l’Exécutif
-    Appui sur les tâches de secrétariat des membres de l’Exécutif

Mission 2 : Suivi administratif et financier des activités du Bureau des Représentations

-    Suivi administratif des stagiaires rattachés au service (tableau de suivi des candidatures, accueil et mise en place de procédures d’arrivées)
-    Suivi des demandes d’aménagement des locaux avec les services dédiés (renouvellement des clefs, changement de mobilier,)
-    Suivi des demandes de réservation de véhicules pour les membres de l’Exécutif
-    Suivi des enveloppes budgétaires des membres de l’Exécutif
-    Gestion du tableau de suivi des congés du service et des membres de l’Exécutif 
-    Gestion et validation des réservations de salles de réunion
-    Mise à jour du trombinoscope et du tableau de coordonnées du service 
-    Gestion des commandes de fournitures du service

Mission 3 : Renforts aux autres missions du Bureau des Représentations 

-    Appui polyvalent d'assistance sur les autres missions du Bureau des Représentations en cas de pics d'activité ou pour la suppléance de collègues du service
-    Appui à la rédaction des procédures mises en place au sein du service
-    Préparation et participation aux réunions de service

-    Elaboration et suivi des tableaux de bord synthétisant les présences des élus lors de la remise des ordinateurs dans les lycées en début d’année
-    Suivi de la campagne des cartes de vœux pour les membres de l’Exécutif en lien avec le service communication (mise en place d’un rétroplanning, élaboration d’un tableau de suivi, collecte des demandes, répartition et suivi des envois) 
-    Collecte des besoins des membres de l’Exécutif concernant leur participation à des salons en lien avec les services compétents de la Région

> Votre profil

Vous avez une bonne connaissance de l’organisation administrative de la collectivité et de son environnement institutionnel, ainsi que des règles protocolaires. Vous maîtrisez les outils bureautiques et collaboratifs et utilisez avec aisance les outils numériques de la Région (Gescar, Iris, GTA, ELISE). Vous disposez d’excellentes qualités relationnelles, avec une aptitude à diffuser l’information et à travailler en équipe dans une logique de transversalité. Vous faites preuve d’autonomie, de rigueur et de réactivité dans l’exécution de vos missions, avec un réel sens de l’initiative et une capacité à gérer les urgences. Vous respectez strictement la confidentialité et faites preuve d’une grande disponibilité, impliquant des amplitudes horaires larges et des pics d’activité.

> Pourquoi nous rejoindre ? 
 
🏆 Des conditions de travail facilitantes : 
•    Plusieurs formules de temps de travail au choix
•    Télétravail selon des formules fixes ou flexibles (au domicile ou tiers lieux)
•    Lieu de travail innovant et ergonomique (salle d'allaitement, cocons de sieste, cafétarias et lounge, …)
•    3 restaurants d'entreprise sur site 
•    Salle de sport sur site 
•    Conciergerie et ses nombreux services (colis, cordonnerie, pressing, …)
 
📕 Un large éventail de prestations sociales : 
•    Remboursement des frais de transport en commun à 75%, Forfait mobilité durable (de 100 à 300 € par an)
•    Association sportive et culturelle des personnels de la Région IDF (billetterie, voyages, sport…)
•    Forfaits de participation aux contrats collectifs de mutuelle et/ou prévoyance
 
💍 Un engagement fort dans l’accompagnement professionnel :
•    Un plan de formation ambitieux et un accès à la formation facilité et encouragé (préparations concours, formations sur site, formations tout au long de la carrière, plateformes de e-learning) 
•    Un campus des cadres à destination des encadrants
•    Un réseau de professionnels RH pour accompagner l’évolution des talents