Gestionnaire suivi qualité et contrôle

Employeur de premier plan avec près de 10000 agents, la Région Ile-de-France est une collectivité territoriale et porteuse de nombreux projets ambitieux au service de la vie quotidienne des Franciliens : environnement, transports, lycées, transformation numérique, développement économique…

A proximité immédiate de Paris et directement accessible par les lignes de métro 13 et 14, la Région est installée dans l’éco-quartier des Docks de Saint Ouen, offrant un environnement de travail moderne et innovant : télétravail, outils collaboratifs, bâtiment HQE, open space, conciergerie, salle de sport, multiples espaces de restauration…

Confiance, responsabilité, autonomie et sens du collectif sont au cœur des relations professionnelles que nous construisons chaque jour avec nos collaborateurs, hommes et femmes passionnés par leur métier.

Au sein de la Direction formation et compétences du Pôle DEFI, le Service qualité et contrôle est créé dans un contexte de : 

-       Renforcement des exigences réglementaires en matière de formation professionnelle ;

-       Sécurisation des financements publics ;

-       Amélioration continue de la qualité des actions proposées aux publics en formation.

Ce service a pour missions : 

-         Le pilotage des contrôles et de la démarche qualité de l’ensemble des dispositifs régionaux de formation professionnelle ;

-         Le suivi des fonds européens sur les dispositifs cofinancés FSE+ (Programme Régional de Formation pour l'Emploi, aide au permis, Recrut’Up).

Dans ce cadre, le/la Gestionnaire contrôle et qualité joue un rôle central de gestion, de coordination et d’appui afin de garantir la rigueur et la traçabilité du traitement des dossiers ainsi que le pilotage des activités. 

Il/elle intervient en forte transversalité au sein du service et avec :

• Les services Accès à l’emploi et à la qualification ; Insertion, apprentissage et nouveaux modèles de formation ;
• Les services Gestion administrative et financière (2) ;
• La Direction Ressources et Performance.

> Vos missions

Mise en oeuvre des contrôles des dispositifs et organismes régionaux de formation professionnelle

• Coordonner les contrôles sur pièces avec les services concernés et y participer : contrôles de service fait, de conformité, contrôle rémunération et lutte contrd la fraude.
• Participer aux contrôles sur site auprès des organismes, en lien avec les Chargé(s) de mission, conformément à la planification et de manière inopinée en fonction des priorités, signalements ou risques identifiés.
• Garantir la conformité et la sécurisation des éléments et apporter un appui technique et méthodologique aux équipes impliquées sur les contrôles.
• Participer à l’élaboration et aux évolutions de procédures, référentiels, grilles d’analyse, outils et indicateurs applicables.

 
Appui au suivi, au reporting et à la coordination des contrôles 
 

• Participer à la conception et à l’amélioration continue des outils de reporting et de suivi des contrôles.
• Renseigner, mettre à jour et exploiter ces outils : assurer la traçabilité des activités de contrôle et la fiabilité des données.
• Réaliser un premier niveau d’analyse et de synthèse des données, signaler les anomalies, points de vigilance et contribuer à leur traitement
• Centraliser, garantir la fiabilité et la bonne diffusion des informations relatives aux contrôles et à la lutte contre la fraude, en lien avec les interlocuteurs concernés.

Appui à la structuration et au fonctionnement du service 
 

• Participer à la conception et à la mise en place des outils du service. Gérer et exploiter ces outils, contribuer à l’identification des besoins, réaliser des tests et proposer des évolutions pour simplifier l’activité et améliorer la performance du service.
• Contribuer à l’élaboration de procédures, supports méthodologiques et fournir un accompagnement aux agents dans l’appropriation des process et outils, et la montée en compétence collective.
• Participation à l’élaboration de bilans, synthèses, supports sur l’activité du service.

> Votre profil

• Vous maîtrisez les procédures administratives et financières liées aux dispositifs régionaux de formation, ainsi que les différents régimes de contractualisation (marchés publics, subventions, aides individuelles, SIEG, fonds européens).
• Vous disposez d’une bonne connaissance des modalités de contrôle administratif et financier, ainsi que des contrôles de conformité applicables.
• Vous connaissez les outils et systèmes d’information de la Région dédiés aux dispositifs de formation professionnelle.
• Vous concevez et exploitez des tableaux de bord, des outils de suivi et de reporting, et maîtrisez la gestion et la visualisation de données, notamment sous Excel et Power BI.
• À l’aise avec les environnements numériques, vous savez tester et vous approprier de nouveaux outils, et identifier ceux qui sont les plus adaptés aux besoins opérationnels.
• Vous êtes en capacité de concevoir des process opérationnels, de les appliquer avec rigueur et de proposer des axes d’amélioration continue.
• Vous avez un réel goût pour l’analyse, la structuration de l’information et la résolution de problématiques opérationnelles complexes.
• Vous disposez d’une excellente maîtrise du Pack Office et de solides capacités rédactionnelles vous permettant de produire des documents clairs et structurés.
• Rigoureux(se) et attentif(ve) aux détails, vous faites preuve de fiabilité dans l’exécution de vos missions.
• Vous appréciez le travail en forte transversalité et adoptez une posture facilitatrice et d’appui auprès d’interlocuteurs variés.
• Organisé(e) et méthodique, vous savez travailler en autonomie dans le cadre fixé, tout en respectant les échéances.
• Discret(e), vous garantissez la confidentialité des informations traitées, y compris dans des situations sensibles.
• Enfin, vous faites preuve d’une posture constructive, curieuse et adaptable, particulièrement dans un contexte de structuration ou d’évolution d’un nouveau service.