Assistant ou Assistante de gestion

Employeur de premier plan avec près de 10000 agents, la Région Ile-de-France est une collectivité territoriale et porteuse de nombreux projets ambitieux au service de la vie quotidienne des Franciliens : environnement, transports, lycées, transformation numérique, développement économique.

A proximité immédiate de Paris et directement accessible par les lignes de métro 13 et 14, la Région est installée dans l’éco-quartier des Docks de Saint Ouen, offrant un environnement de travail moderne et innovant : télétravail, outils collaboratifs, bâtiment HQE, open space, conciergerie, salle de sport, multiples espaces de restauration.

Confiance, responsabilité, autonomie et sens du collectif sont au cœur des relations professionnelles que nous construisons chaque jour avec nos collaborateurs, hommes et femmes passionnés par leur métier.

L'assistant ou assistante de gestion contribue au bon déroulement des assemblées institutionnelles en assurant la gestion administrative et la coordination des processus décisionnels dans le respect du cadre réglementaire et des délais impartis.

> Vos missions

Préparation des séances de la commission permanente et de l'assemblée plénière

• Constitution des dossiers de la commission permanente et de l'assemblée plénière
• Pour l'assemblée plénière : préparation des convocations, ordres du jour, dérouleurs de séance et du récapitulatif des votes en commission thématique

Gestion des activités connexes aux séances

• Envoi des délibérations au contrôle de légalité via l'outil numérique, sécurisation et enregistrement des délibérations définitives sur les serveurs communs
• Mise en forme, insertion des votes et suivi des corrections du procès-verbal de l'assemblée plénière, constitution des annexes au PV
• Publication ponctuelle de documents sur le Portail des élus et mise à jour ou correction des fiches élus dans le logiciel SIGER en lien avec les changements de commissions thématiques du dérouleur du Conseil Régional

Assistanat de direction

• Secrétariat du secrétaire général : dactylographie, mise en forme, rédaction et envoi de courriers, classement, photocopies,
• Préparation de réunions (réservation de salles, invitations, accueil et information des participants), 
• Elaboration du planning des commissions thématiques

Gestion des actes administratifs notamment ceux issus de la Direction du protocole du courrier et des représentations

• Enregistrement et renommage des arrêtés sur le serveur commun et alimentation du tableau de suivi

Aide ponctuelle sur le logiciel interne AIRS Délib

> Votre profil

Vous avez une vision claire des compétences de la Région et de son champ d’intervention, vous savez inscrire votre action dans ce cadre stratégique et contribuer efficacement à la mise en œuvre des politiques régionales,

À l’aise dans la relation avec un public exigeant, notamment les élus, vous faites preuve d’un grand professionnalisme, de diplomatie et d’un sens aigu du service. Votre posture et votre communication sont adaptées aux environnements institutionnels,

Vous évoluez avec aisance dans un environnement numérique: les outils dématérialisés, les systèmes d’information, et le télétravail font pleinement partie de votre quotidien.

Autonome et d’une discrétion irréprochable dans le traitement des dossiers sensibles, vous savez prioriser, gérer les urgences et respecter des délais contraints sans jamais compromettre la qualité de votre travail,

Candidatez, ce poste est fait pour vous !

> Pourquoi nous rejoindre ? 

🏆 Des conditions de travail facilitantes : 

• Plusieurs formules de temps de travail au choix
• Télétravail selon des formules fixes ou flexibles (au domicile ou tiers lieux)
• Lieu de travail innovant et ergonomique (salle d'allaitement, cocons de sieste, cafétarias et lounge)
• 3 restaurants d'entreprise sur site 
• Salle de sport sur site 
• Conciergerie et ses nombreux services (colis, cordonnerie, pressing)

📕 Un large éventail de prestations sociales : 

• Remboursement des frais de transport en commun à 75%, Forfait mobilité durable (de 100 à 300 € par an)
• Association sportive et culturelle des personnels de la Région IDF (billetterie, voyages, sport)
• Forfaits de participation aux contrats collectifs de mutuelle et/ou prévoyance

💍 Un engagement fort dans l’accompagnement professionnel :

• Un plan de formation ambitieux et un accès à la formation facilité et encouragé (préparations concours, formations sur site, formations tout au long de la carrière, plateformes de e-learning)
• Un campus des cadres à destination des encadrants
• Un réseau de professionnels RH pour accompagner l’évolution des talents