Gestionnaire administratif ou Gestionnaire administrative

Employeur de premier plan avec près de 10000 agents, la Région Ile-de-France est une collectivité territoriale et porteuse de nombreux projets ambitieux au service de la vie quotidienne des Franciliens : environnement, transports, lycées, transformation numérique, développement économique.

A proximité immédiate de Paris et directement accessible par les lignes de métro 13 et 14, la Région est installée dans l’éco-quartier des Docks de Saint Ouen, offrant un environnement de travail moderne et innovant : télétravail, outils collaboratifs, bâtiment HQE, open space, conciergerie, salle de sport, multiples espaces de restauration.

Confiance, responsabilité, autonomie et sens du collectif sont au cœur des relations professionnelles que nous construisons chaque jour avec nos collaborateurs, hommes et femmes passionnés par leur métier.

En tant que gestionnaire administrative, vous assurez les missions de gestionnaire au sein du service des assemblées et de suivi des projets SI

> Vos missions

Gérer les rapports enrôlés pour les séances plénières et permanentes

• Gérer l'enrôlement des rapports et de leurs visas via le SI ADEL : de la phase rédaction jusqu'à leur validation politique,
• Elaborer le rétro calendrier, participer aux relances des services rédacteurs,
• Assurer un point journalier sur les étapes des visas des rapports avec relance des acteurs et reporting immédiat auprès de la hiérarchie et de l'ensemble du service,
• Suivre les demandes d'enrôlements exceptionnelles hors SI,
• Mise en ligne et impression des rapports.

Être le référent de l'application ADEL

• Apporter une assistance et une expertise technique auprès de tous les utilisateurs de la Région : par e-mails, hotline, réunions,
• Assurer la fonction d'administrateur de l'application / référent du prestataire DIGITECH,
• Élaborer des outils de communication sur la mise en oeuvre, le déploiement de ADEL et les améliorations futures à destination de tous les acteurs (rédacteurs, viseurs, autres administrateurs).

Mettre à jour les applications en lien avec les différents prestataires

• Intervenir sur les autres applications métiers du service (base de données élus, archivage électronique en lien avec le service des archives),
• Participer aux réunions transversales sur les questions liées à la gestion des SI du secrétariat général.

Participation ponctuelle aux séances

• Apporter un appui technique et logistique lors de la réunion des assemblées (diffusion sur l'écran, tenue d'un bureau de vote)

> Votre profil

Titulaire d’une formation supérieure généraliste, vous disposez d’une bonne connaissance du fonctionnement de l’institution régionale, notamment de ses circuits décisionnels,

Vous êtes à l’aise avec l’administration de systèmes d’information,

Vous faites preuve d’un esprit d’initiative,

Vous êtes autonome, réactif(ve) et rigoureux(se) dans l’organisation de votre travail,

Vous savez travailler sous contrainte de délais importants, et maîtrisez les outils dématérialisés,

Vous faites preuve d’une bonne capacité d’intégration et d’adaptation, ainsi que de patience, de pédagogie et de diplomatie,

Ce poste est fait pour vous!

> Pourquoi nous rejoindre ? 

🏆 Des conditions de travail facilitantes 

• Plusieurs formules de temps de travail au choix
• Télétravail selon des formules fixes ou flexibles (au domicile ou tiers lieux)
• Lieu de travail innovant et ergonomique (salle d'allaitement, cocons de sieste, cafétarias et lounge)
• 3 restaurants d'entreprise sur site 
• Salle de sport sur site 
• Conciergerie et ses nombreux services (colis, cordonnerie, pressing)

📕 Un large éventail de prestations sociales 

• Remboursement des frais de transport en commun à 75%, Forfait mobilité durable (de 100 à 300 € par an)
• Association sportive et culturelle des personnels de la Région IDF (billetterie, voyages, sport)
• Forfaits de participation aux contrats collectifs de mutuelle et/ou prévoyance

💍 Un engagement fort dans l’accompagnement professionnel 

• Un plan de formation ambitieux et un accès à la formation facilité et encouragé (préparations concours, formations sur site, formations tout au long de la carrière, plateformes de e-learning)
• Un campus des cadres à destination des encadrants
• Un réseau de professionnels RH pour accompagner l’évolution des talents