Un ou une responsable de service adjoint - Référent administratif/Référente administrative

Catégorie : A

Employeur de premier plan avec près de 10000 agents, la Région Ile-de-France est une collectivité territoriale et porteuse de nombreux projets ambitieux au service de la vie quotidienne des Franciliens : environnement, transports, lycées, transformation numérique, développement économique…

A proximité immédiate de Paris et directement accessible par les lignes de métro 13 et 14, la Région est installée dans l’éco-quartier des Docks de Saint Ouen, offrant un environnement de travail moderne et innovant : télétravail, outils collaboratifs, bâtiment HQE, open space, conciergerie, salle de sport, multiples espaces de restauration…

Confiance, responsabilité, autonomie et sens du collectif sont au cœur des relations professionnelles que nous construisons chaque jour avec nos collaborateurs, hommes et femmes passionnés par leur métier.

Vous assurez la coordination administrative et la liaison entre les équipes opérationnelles de la Direction Patrimoine et Maintenance (DPM) et le service marchés publics » de la Direction de la Performance (DPBC), garantissant ainsi la fluidité des échanges, le bon avancement global, la cohérence des commandes, la bonne exécution des marchés, l’appui interne aux opérationnels. Vous êtes garant de la continuité et de la qualité du volet administratif et financier sur l’ensemble de l’activité du service.

> Vos missions

Pilotage et coordination d’un portefeuille de projets et d’opérations

Vous assurez le pilotage global de l’avancement des projets et opérations, en lien avec l’ensemble de la chaîne de commande.
Vous garantissez le suivi budgétaire des opérations confiées dans le respect des enveloppes allouées.
Vous intervenez comme interlocuteur privilégié auprès des directions internes et des partenaires externes pour les questions, arbitrages ou situations complexes liées à la passation ou à l’exécution des commandes.
Vous produisez les éléments de reporting, les tableaux de bord et les synthèses d’activité, et contribuez aux démarches de retour d’expérience.
Vous veillez à la bonne coordination de l’ensemble des acteurs intervenant sur les projets et opérations, qu’ils soient internes ou externes à la Région.

Accompagnement administratif et juridique des équipes techniques

Vous apportez une vision projet permettant d’anticiper les besoins et de construire, en lien avec les directions concernées, des solutions contractuelles adaptées et opérationnelles.
Vous assurez la coordination des besoins de commande et garantissez une articulation efficace avec les services en charge des marchés publics :
- planification des procédures,
- suivi des circuits de validation et de signature,
- relance des acteurs concernés.
Vous accompagnez les ingénieurs et techniciens sur les projets les plus complexes en apportant votre expertise administrative et contractuelle.
Vous conseillez les équipes opérationnelles sur les aspects administratifs, juridiques et réglementaires liés à leurs projets.
Vous capitalisez les retours d’expérience et participez à l’amélioration continue des pratiques d’exécution des marchés.
Vous assurez le suivi de l’avancement des procédures administratives et juridiques spécifiques en lien avec les directions compétentes.
Vous exercez un pilotage de proximité auprès des techniciens et ingénieurs sur les volets administratifs et contractuels des opérations.
Vous pilotez le suivi opérationnel des contentieux et accompagnez les équipes dans la gestion des mises en demeure, constats de carence et autres procédures associées.

Contrôle qualité et sécurisation des procédures

Vous conseillez les équipes sur les procédures métiers et l’utilisation des outils, en lien avec les directions support.
Vous pilotez la production des services faits et veillez à leur qualité.
Vous contrôlez la conformité des actes administratifs produits dans l’outil Marco et assurez le respect des délais associés.
Vous identifiez les opérations sensibles et réalisez les contrôles de premier niveau sur la qualité des actes d’exécution produits par la direction.
Vous veillez à la qualité et à la fiabilité des imputations budgétaires.
Selon votre périmètre d’affectation, vous pouvez assurer une mission de coordination transverse, de reporting consolidé et d’animation d’un réseau d’adjoints intervenant auprès de plusieurs services.

> Votre profil

Vous êtes un interlocuteur de référence pour les équipes opérationnelles et les accompagnez dans l’application des procédures métiers, administratives et outils de gestion, en lien avec les directions support.

Vous veillez à la qualité et à la fiabilité des actes d’exécution, en assurant le pilotage de la production des services faits, le contrôle de leur conformité et le respect des délais. Garant·e de la qualité administrative, vous vous assurez de la conformité des actes produits et de la pertinence des imputations budgétaires.

Doté·e d’un sens aigu des priorités, vous savez identifier les opérations sensibles et réaliser les contrôles de premier niveau nécessaires pour sécuriser les processus et garantir la qualité des productions de la direction.

Vous êtes à l’aise dans les environnements transversaux et savez coordonner efficacement des interlocuteurs aux profils variés. Vos qualités de communication vous permettent de travailler en étroite collaboration avec les différents pôles et directions partenaires, tout en favorisant la circulation de l’information et la coopération entre les équipes.

Vous appréciez le travail en réseau et savez évoluer au sein d’équipes pluridisciplinaires associant des compétences techniques, administratives et financières.

Reconnu·e pour votre rigueur, votre autonomie et votre sens de l’organisation, vous faites preuve de réactivité dans la gestion de vos missions. Votre capacité d’analyse et de synthèse, associée à une approche proactive, vous permet d’anticiper les enjeux et d’apporter des solutions adaptées.

Pour les fonctions rattachées au Service Expertise Patrimoniale et Ingénierie de Maintenance (SEPIM), vous assurez également une mission de coordination transverse, en accompagnant plusieurs services, en animant le réseau des adjoints concernés et en assurant un reporting consolidé des activités.

> Pourquoi nous rejoindre ?

🏆 Des conditions de travail facilitantes :

Plusieurs formules de temps de travail au choix
Télétravail selon des formules fixes ou flexibles (au domicile ou tiers lieux)
Lieu de travail innovant et ergonomique (salle d'allaitement, cocons de sieste, cafétarias et lounge, …)
3 restaurants d'entreprise sur site
Salle de sport sur site
Conciergerie et ses nombreux services (colis, cordonnerie, pressing, …)

📕 Un large éventail de prestations sociales :

Remboursement des frais de transport en commun à 75%, Forfait mobilité durable (de 100 à 300 € par an)
Association sportive et culturelle des personnels de la Région IDF (billetterie, voyages, sport…)
Forfaits de participation aux contrats collectifs de mutuelle et/ou prévoyance

💯 Un engagement fort dans l’accompagnement professionnel :

Un plan de formation ambitieux et un accès à la formation facilité et encouragé (préparations concours, formations sur site, formations tout au long de la carrière, plateformes de e-learning)
Un campus des cadres à destination des encadrants
Un réseau de professionnels RH pour accompagner l’évolution des talents

Sauf mention de contrat à durée déterminée (CDD), cet emploi est ouvert en priorité, aux agents titulaires de la fonction publique par voie de mutation, de détachement ou inscrits sur liste d'aptitude ainsi qu’aux agents contractuels (décret n°88-145 du 15 février 1988 pris pour l'application de l'article 136 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale).

Vous êtes en situation de handicap ? Nous mettons tout en œuvre pour adapter nos recrutements et nos postes à vos besoins. Postulez sans hésiter !