Un assistant ou une assistante de Direction Générale

Employeur de premier plan avec près de 10000 agents, la Région Ile-de-France est une collectivité territoriale et porteuse de nombreux projets ambitieux au service de la vie quotidienne des Franciliens : environnement, transports, lycées, transformation numérique, développement économique…

A proximité immédiate de Paris et directement accessible par les lignes de métro 13 et 14, la Région est installée dans l’éco-quartier des Docks de Saint Ouen, offrant un environnement de travail moderne et innovant : télétravail, outils collaboratifs, bâtiment HQE, open space, conciergerie, salle de sport, multiples espaces de restauration…

Confiance, responsabilité, autonomie et sens du collectif sont au cœur des relations professionnelles que nous construisons chaque jour avec nos collaborateurs, hommes et femmes passionnés par leur métier.

Garantir le bon fonctionnement du cabinet de la Direction Générale des Services (DGS) en assurant un appui opérationnel et stratégique au Directeur Général des Services et au Directeur Général Délégué. Le poste implique la gestion de flux d'informations sensibles, la coordination des agendas de haut niveau, et l'interface privilégiée avec les élus, les directeurs généraux adjoints et les partenaires institutionnels majeurs. L'occupant du poste agit comme un véritable chef d'orchestre administratif, garant de la fluidité décisionnelle et de la confidentialité absolue des dossiers traités.

> Vos missions

Pilotage des agendas et organisation stratégique

Vous assurez une gestion proactive des agendas et contribuez à l’organisation des activités de la direction générale.

À ce titre, vous :

• Pilotez les agendas du Directeur général des services et du Directeur général délégué, en anticipant les sollicitations et en arbitrant les priorités en cohérence avec les enjeux stratégiques de la collectivité ;
• Préparez les rendez-vous et les séquences de travail, en constituant les dossiers nécessaires : notes de synthèse, éléments de contexte, supports d’aide à la décision et éléments de langage ;
• Organisez les déplacements officiels et les missions sur le territoire, en assurant leur préparation logistique, le respect des règles protocolaires et la coordination avec les interlocuteurs concernés.

Interface institutionnelle et communication

Vous êtes l’interlocuteur privilégié de la direction générale et assurez la qualité des relations avec les partenaires internes et externes.

Dans ce cadre, vous :

• Accueillez et orientez les interlocuteurs de la direction générale, qu’il s’agisse d’élus, de représentants de l’État, de partenaires institutionnels, d’acteurs économiques ou de médias, dans le respect des règles de confidentialité et de protocole ;
• Assurez l’interface entre la Direction générale des services, les pôles de la Région, les cabinets des élus et les partenaires extérieurs, afin de faciliter la circulation de l’information et la coordination des dossiers ;
• Gérez les flux de courriels et de correspondances, en assurant leur traitement, leur priorisation et la préparation des réponses ou projets de courriers à la signature de la direction générale.

Organisation des instances de pilotage

Vous contribuez au bon déroulement des réunions stratégiques de la collectivité et assurez le suivi des décisions prises.

À ce titre, vous :

• Organisez les comités de direction (CODIR) et les réunions stratégiques, en préparant les convocations, les ordres du jour et les aspects logistiques ;
• Constituez les dossiers de séance et préparez les supports de présentation, en garantissant la qualité des documents diffusés et le respect des règles de confidentialité ;
• Rédigez les comptes rendus et relevés de décisions, puis assurez le suivi des plans d’action en lien avec les directions concernées ;
• Veillez à l’avancement des actions décidées et relancez les services lorsque cela est nécessaire.

Gestion administrative et documentaire

Vous assurez le suivi des activités administratives indispensables au bon fonctionnement de la direction générale.

Dans ce cadre, vous :

• Gérez le courrier officiel, en assurant son enregistrement, sa diffusion et son suivi au moyen des outils de gestion documentaire, notamment les parapheurs électroniques ;
• Rédigez des courriers, notes de service, accusés de réception et autres documents administratifs destinés à être signés par le Directeur général des services ;
• Assurez le suivi administratif courant de la direction générale, notamment la gestion des fournitures et l’organisation matérielle nécessaire au fonctionnement du service ;
• Veillez au respect des délais de traitement et à la qualité des procédures administratives, dans un environnement exigeant et à forts enjeux institutionnels.

Par votre sens de l'organisation, votre discrétion et votre réactivité, vous contribuez directement à l'efficacité de la Direction générale des services et au bon fonctionnement des instances de gouvernance de la Région.

> Votre profil

Vous justifiez d’une expérience confirmée de 5 à 7 ans minimum sur un poste similaire, idéalement au sein d’une direction générale, d’un cabinet ministériel ou d’une organisation publique de grande envergure.

Vous maîtrisez parfaitement le fonctionnement des collectivités territoriales, le Code général des collectivités territoriales (CGCT) ainsi que les enjeux institutionnels propres à la Région Île-de-France. Vous connaissez les circuits de décision, les règles de délégation de signature et les protocoles républicains, vous permettant d’évoluer avec aisance dans un environnement à fort niveau d’exigence.

Vous disposez d’une excellente maîtrise des outils numériques, notamment de l’environnement Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams). Vous utilisez avec aisance les solutions de gestion électronique des documents (GED), en particulier Elise, afin d’assurer un traitement fiable et sécurisé des dossiers.

Doté de solides qualités rédactionnelles, vous savez analyser, synthétiser et restituer des informations complexes. Vous rédigez des documents administratifs de grande qualité, avec une expression irréprochable et un niveau de formalisme adapté aux plus hauts niveaux de responsabilité.

Organisé et méthodique, vous êtes capable de piloter plusieurs dossiers simultanément, d’en assurer le suivi avec rigueur et de coordonner efficacement les différents acteurs concernés. Votre sens des priorités vous permet de garantir le respect des délais dans un environnement exigeant et rythmé.

Vous exercez vos fonctions avec une discrétion absolue et un profond respect de la confidentialité, indispensables à l’accompagnement d’une Direction générale. Votre capacité d’anticipation, votre réactivité et votre sang-froid vous permettent de gérer les imprévus avec efficacité et sérénité.

Reconnu pour votre diplomatie et votre intelligence relationnelle, vous interagissez avec aisance auprès d’interlocuteurs de haut niveau. Vous savez instaurer un climat de confiance, faciliter les échanges et gérer avec tact les situations sensibles.

Autonome, fiable et doté d’un excellent sens de l’organisation, vous appréciez également le travail en binôme ou au sein d’une équipe resserrée. Disponible et adaptable, vous êtes en mesure de répondre aux exigences de réactivité et de flexibilité propres aux fonctions de Direction générale.

> Pourquoi nous rejoindre ?

🏆 Des conditions de travail facilitantes : 

• Plusieurs formules de temps de travail au choix
• Télétravail selon des formules fixes ou flexibles (au domicile ou tiers lieux)
• Lieu de travail innovant et ergonomique (salle d'allaitement, cocons de sieste, cafétarias et lounge)
• 3 restaurants d'entreprise sur site 
• Salle de sport sur site 
• Conciergerie et ses nombreux services (colis, cordonnerie, pressing)

📕 Un large éventail de prestations sociales : 

• Remboursement des frais de transport en commun à 75%, Forfait mobilité durable (de 100 à 300 € par an)
• Association sportive et culturelle des personnels de la Région IDF (billetterie, voyages, sport)
• Forfaits de participation aux contrats collectifs de mutuelle et/ou prévoyance

💯 Un engagement fort dans l’accompagnement professionnel :

• Un plan de formation ambitieux et un accès à la formation facilité et encouragé (préparations concours, formations sur site, formations tout au long de la carrière, plateformes de e-learning) 
• Un campus des cadres à destination des encadrants
• Un réseau de professionnels RH pour accompagner l’évolution des talents