Un ou une responsable du service des prestations événementielles

Employeur de premier plan avec près de 10000 agents, la Région Ile-de-France est une collectivité territoriale et porteuse de nombreux projets ambitieux au service de la vie quotidienne des Franciliens : environnement, transports, lycées, transformation numérique, développement économique…

A proximité immédiate de Paris et directement accessible par les lignes de métro 13 et 14, la Région est installée dans l’éco-quartier des Docks de Saint Ouen, offrant un environnement de travail moderne et innovant : télétravail, outils collaboratifs, bâtiment HQE, open space, conciergerie, salle de sport, multiples espaces de restauration…

Confiance, responsabilité, autonomie et sens du collectif sont au cœur des relations professionnelles que nous construisons chaque jour avec nos collaborateurs, hommes et femmes passionnés par leur métier.

En tant que responsable du service des prestations événementielles, vous pilotez l’activité de votre équipe et garantissez la bonne organisation des manifestations portées par la Région. Vous veillez à la qualité du service rendu, au respect des contraintes réglementaires et budgétaires ainsi qu’à l’optimisation continue des pratiques et des outils de pilotage.

> Vos missions

Management et pilotage du service

Vous assurez l’encadrement et l’animation de l’équipe en favorisant la performance collective et le développement des compétences.

À ce titre, vous :

• Encadrez, accompagnez et animez les équipes, en développant une culture de service orientée vers la qualité et la satisfaction des utilisateurs ;
• Planifiez et organisez l’activité du service, en définissant les priorités, les procédures de fonctionnement et les modalités d’organisation (planning, congés, continuité de service, etc.) ;
• Fixez les objectifs individuels et collectifs, évaluez les résultats et accompagnez les agents dans leur montée en compétences ;
• Élaborez et suivez le plan de développement des compétences de l’équipe.

Pilotage des manifestations et des espaces événementiels

Vous garantissez la bonne préparation et le bon déroulement des manifestations organisées ou accueillies par la Région.

Dans ce cadre, vous :

• Pilotez l’organisation des manifestations, depuis l’expression du besoin jusqu’à leur réalisation, en coordination avec les directions métiers, le Cabinet de la Présidence, les services supports, les prestataires et les partenaires concernés ;
• Supervisez l’ensemble des opérations techniques, logistiques et administratives nécessaires au bon déroulement des événements ;
• Pilotez la procédure de mise à disposition des espaces événementiels au profit de partenaires ou d'organismes tiers, dans le respect des règles définies par la collectivité ;
• Veillez à la qualité du service rendu, en garantissant la conformité des prestations aux attentes des utilisateurs ainsi qu’aux exigences réglementaires, techniques et contractuelles.

Pilotage budgétaire et marchés publics

Vous assurez la gestion financière du service et garantissez la bonne exécution des procédures de commande publique.

À ce titre, vous :

• Élaborez le budget prévisionnel du service et en assurez le suivi tout au long de l’exercice ;
• Pilotez la comptabilité analytique afin de disposer d'une vision précise des coûts et de l'activité ;
• Programmez, préparez et suivez les marchés publics relevant du service ;
• Veillez à la bonne exécution des marchés, dans le respect des objectifs de qualité, des délais et des engagements contractuels.

Pilotage de la performance et aide à la décision

Vous développez les outils nécessaires au suivi de l’activité et à l’amélioration de la performance du service.

Dans ce cadre, vous :

• Concevez et suivez des indicateurs de pilotage permettant de mesurer l’activité et la performance du service ;
• Développez des tableaux de bord et des outils d’aide à la décision, notamment pour le suivi des coûts et de l’activité ;
• Assurez un reporting régulier auprès de la direction, de la Direction générale adjointe (DGA), de la Direction générale des services (DGS) et du Cabinet de la Présidence ;
• Proposez des évolutions des procédures et des méthodes de travail afin d'améliorer l'efficacité du service.

Contribution aux projets transversaux et à l'amélioration continue

Vous participez aux démarches de transformation et de développement durable portées par la collectivité.

À ce titre, vous :

• Contribuez aux engagements de la Région en matière de développement durable et de responsabilité sociétale, notamment dans les domaines de la transition écologique, de la réduction des déchets, du bilan carbone, de la lutte contre le gaspillage alimentaire et de la norme ISO 26000 (norme internationale relative à la responsabilité sociétale des organisations) ;
• Participez aux projets transversaux du pôle Ressources humaines, en développant des outils d’aide à la décision et en identifiant des leviers d’optimisation des dépenses ;
• Contribuez à la valorisation des actions du service et de la direction, notamment à travers le développement d’outils d’évaluation de la satisfaction des utilisateurs et l'amélioration continue de la qualité de service.

> Votre profil

Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau Bac+4/5 ou justifiez d’une expérience significative sur un poste équivalent.

Vous maîtrisez l’environnement des collectivités territoriales, leurs compétences et leur fonctionnement. Vous disposez également de bonnes connaissances de la réglementation applicable, notamment en matière de commande publique, d’établissements recevant du public (ERP) et d’hygiène alimentaire.

Manager de proximité, vous savez encadrer, fédérer et accompagner les équipes dans l’atteinte des objectifs. À l’aise dans la conduite de projets, vous êtes capable de coordonner des acteurs variés, de négocier avec vos partenaires et de communiquer efficacement dans des contextes opérationnels.

Reconnu pour votre rigueur, votre sens de l’organisation et votre méthode, vous savez prioriser vos actions, gérer les imprévus et respecter les échéances. Réactivité et force de proposition, vous faites preuve d’initiative tout en assurant un reporting fiable auprès de votre hiérarchie. Vous savez également garder votre efficacité dans des situations de tension ou d’urgence.

Disponible et adaptable, vous êtes en mesure de répondre aux contraintes calendaires et horaires liées à l’activité.

Spécificités du poste :

• Vous détenez les habilitations réglementaires requises pour exercer les missions confiées.
• Vous êtes titulaire du permis B, indispensable pour des déplacements fréquents.
• Vous appréciez le travail en extérieur et êtes à l’aise dans un environnement de terrain.

> Pourquoi nous rejoindre ?

🏆 Des conditions de travail facilitantes : 

• Plusieurs formules de temps de travail au choix
• Télétravail selon des formules fixes ou flexibles (au domicile ou tiers lieux)
• Lieu de travail innovant et ergonomique (salle d'allaitement, cocons de sieste, cafétarias et lounge)
• 3 restaurants d'entreprise sur site 
• Salle de sport sur site 
• Conciergerie et ses nombreux services (colis, cordonnerie, pressing)

📕 Un large éventail de prestations sociales : 

• Remboursement des frais de transport en commun à 75%, Forfait mobilité durable (de 100 à 300 € par an)
• Association sportive et culturelle des personnels de la Région IDF (billetterie, voyages, sport)
• Forfaits de participation aux contrats collectifs de mutuelle et/ou prévoyance

💯 Un engagement fort dans l’accompagnement professionnel :

• Un plan de formation ambitieux et un accès à la formation facilité et encouragé (préparations concours, formations sur site, formations tout au long de la carrière, plateformes de e-learning) 
• Un campus des cadres à destination des encadrants
• Un réseau de professionnels RH pour accompagner l’évolution des talents