Mission de 6 mois - Gestionnaire administratif/administrative
Réf. 15802-26
PAFJP - Pôle des affaires financières, juridiques et patrimoniales - 644 - PAFJP - Direction des affaires financières - 646 - PAFJP - Direction adjointe Performance des processus comptables - 652
Catégorie : B
Employeur de premier plan avec près de 10000 agents, la Région Ile-de-France est une collectivité territoriale et porteuse de nombreux projets ambitieux au service de la vie quotidienne des Franciliens: environnement, transports, lycées, transformation numérique, développement économique.
A proximité immédiate de Paris et directement accessible par les lignes de métro 13 et 14, la Région est installée dans l’éco-quartier des Docks de Saint Ouen, offrant un environnement de travail moderne et innovant : télétravail, outils collaboratifs, bâtiment HQE, open space, conciergerie, salle de sport, multiples espaces de restauration.
Confiance, responsabilité, autonomie et sens du collectif sont au cœur des relations professionnelles que nous construisons chaque jour avec nos collaborateurs, hommes et femmes passionnés par leur métier.
> Définition de la mission
En appui direct à la direction adjointe de la performance des processus comptables, le rôle du Gestionnaire administratif est de travailler en forte transversalité avec les gestionnaires comptables de la direction adjointe, afin de contribuer à faciliter la gestion des fournisseurs et des bénéficiaires de subventions en assurant la bonne circulation de l’information et le respect des délais de traitement.
> Vos Missions
Mission 1 – Suivi administratif des échanges avec les fournisseurs, les bénéficiaires de subventions de la Région, les partenaires institutionnels et autres interlocuteurs externes de la direction comptable
- Assurer la gestion du courrier entrant des tiers : réception, tri, distribution du courrier papier entre les services de la direction adjointe et suivi de son traitement.
- Prendre en charge le courrier sortant, papier et électronique, à destination des bénéficiaires de subventions, fournisseurs et interlocuteurs externes.
- Préparer et rédiger, en lien avec les services concernés, les réponses aux demandes des commissaires aux comptes.
- Assurer l’accueil téléphonique externe des tiers : recevoir les appels, identifier les demandes, filtrer les sollicitations et réorienter vers les interlocuteurs compétents.
Mission 2 – Appuyer les équipes en facilitant l’enregistrement des demandes de financement
- Enregistrer les avis des Sommes à Payer issus du SI Finances (eGF) dans l’outil de gestion des subvention (IRIS) ou revoir leur affectation dans l’outil afin de permettre leur prise en charge par les gestionnaires comptables.
- Apporter, exceptionnellement et en cas d’absence simultanée des agents en charge de la cellule numérisation, un appui pour le rattachement des demandes de versement dématérialisées dans l’outil de gestion des subvention (IRIS).
Mission 3 – Gestion de la base tiers
En cas d’absence d’un des agents du binôme en charge de la cellule gestion de la base tiers :
- Apporter un appui pour fiabiliser la base tiers : instruire, contrôler et valider les demandes de création et de modification des tiers (données administratives, bancaires et fiscales).
- Vérifier la conformité des pièces justificatives et la cohérence des informations saisies.
> Votre Profil
Vous connaissez l’environnement des collectivités territoriales et leurs procédures administratives, et disposez d’une expérience confirmée en assistanat ou gestion administrative, idéalement dans le secteur public, financier ou comptable,
Vous êtes méthodique et fiable, et savez gérer plusieurs dossiers simultanément en les priorisant avec rigueur, notamment à l'aide d'outils bureautiques comme le Pack Office,
De bonnes qualités rédactionnelles, un excellent relationnel, et le sens du service public vous permettent de vous adapter à des interlocuteurs variés,
Discret, vous êtes particulièrement attentif au respect de la confidentialité,
Vous appréciez le travail en équipe, faites preuve de réactivité et d’autonomie, et savez assurer efficacement les échanges avec les fournisseurs, partenaires, bénéficiaires ou usagers
Ce poste est fait pour vous!
> Pourquoi nous rejoindre ?
> Pourquoi nous rejoindre ?
🏆 Des conditions de travail facilitantes
- Plusieurs formules de temps de travail au choix
- Télétravail selon des formules fixes ou flexibles (au domicile ou tiers lieux)
- Lieu de travail innovant et ergonomique (salle d'allaitement, cocons de sieste, cafétarias et lounge)
- 3 restaurants d'entreprise sur site
- Salle de sport sur site
- Conciergerie et ses nombreux services (colis, cordonnerie, pressing)
📕 Un large éventail de prestations sociales
- Remboursement des frais de transport en commun à 75%, Forfait mobilité durable (de 100 à 300 € par an)
- Association sportive et culturelle des personnels de la Région IDF (billetterie, voyages, sport)
- Forfaits de participation aux contrats collectifs de mutuelle et/ou prévoyance
💍 Un engagement fort dans l’accompagnement professionnel
- Un plan de formation ambitieux et un accès à la formation facilité et encouragé (préparations concours, formations sur site, formations tout au long de la carrière, plateformes de e-learning)
- Un campus des cadres à destination des encadrants
- Un réseau de professionnels RH pour accompagner l’évolution des talents