Un chargé ou une chargée du protocole - Voeux institutionnels - mission de renfort
Réf. DPCR-PROTOCOLE-RENFORT-2026
DGS - Direction générale des services - 101 - DGS - Direction protocole courrier représentation - 431 - DGS - Bureau du protocole - 432
Catégorie : B
Cadre(s) d'emplois de référence : Rédacteurs territoriaux
Fin de publication : 01/12/2026
Employeur de premier plan avec près de 10 000 agents, la Région Île-de-France est une collectivité territoriale et porteuse de nombreux projets ambitieux au service de la vie quotidienne des Franciliens : environnement, transports, lycées, transformation numérique, développement économique…
A proximité immédiate de Paris et directement accessible par les lignes de métro 13 et 14, la Région est installée dans l’éco-quartier des Docks de Saint-Ouen, offrant un environnement de travail moderne et innovant : télétravail, outils collaboratifs, bâtiment HQE, open space, conciergerie, salle de sport, multiples espaces de restauration…
Confiance, responsabilité, autonomie et sens du collectif sont au cœur des relations professionnelles que nous construisons chaque jour avec nos collaborateurs, hommes et femmes passionnés par leur métier.
> Définition de la mission
Vous contribuez à la préparation, à la coordination et au bon déroulement des vœux institutionnels de la Présidente de Région, en assurant l’organisation protocolaire, logistique et opérationnelle des différents temps institutionnels, en lien avec le Cabinet et les services régionaux.
> Vos Missions
Préparer l’organisation des vœux institutionnels
- Recenser les besoins liés à l’organisation des vœux institutionnels, en s’appuyant notamment sur les retours et bilans des éditions précédentes.
- Préparer les réunions de travail en actualisant les données et éléments nécessaires au suivi des dossiers par la cheffe de service.
- Participer aux réunions de préparation (COPIL et COTECH) avec les services régionaux et le Cabinet et contribue au suivi des décisions prises.
- Établir et actualiser le calendrier opérationnel des différentes étapes de préparation et veille au respect des échéances.
Assurer le suivi des invitations aux vœux institutionnels
- Contribue à la mise à jour des fichiers d’invitation, en lien avec les services régionaux et le Cabinet.
- Met à jour les données de suivi des invitations et assure la fiabilité des informations nécessaires à l’organisation des vœux.
- Contribue au suivi des réponses et à la consolidation des données relatives aux participants.
Assurer la coordination opérationnelle des vœux institutionnels
- Prépare les briefs des équipes mobilisées pour les vœux, en lien avec la cheffe du service du Protocole.
- Assure l’accueil des personnalités et leur placement, en lien avec le Cabinet.
- Contribue au bon déroulement des vœux et à la coordination des équipes mobilisées le jour de l’événement.
Missions diverses en soutien à l’activité du service
- Aide au traitement des invitations adressées à la Présidente et participe au montage de ses déplacements ou de ceux de ses représentants.
- Fait le lien entre les élus régionaux, le cabinet, les services et les partenaires.
- Aide à la préparation des dossiers de la Présidente et / ou transmet les éléments des dossiers aux élus régionaux.
> Votre Profil
Connaissances
- Connaissance du fonctionnement et des enjeux d’une collectivité territoriale.
- Connaissance de l’environnement institutionnel et des interlocuteurs d’une collectivité.
- Connaissance des règles et usages protocolaires.
- Expérience ou connaissance de l’organisation d’événements institutionnels.
Savoir-faire
- Maîtrise des outils bureautiques et des outils de suivi.
- Capacité à organiser et coordonner plusieurs événements simultanément.
- Capacité à travailler en autonomie, à hiérarchiser les priorités et à respecter des délais contraints.
- Rigueur dans le suivi des informations, des listes et des échéances.
- Capacité à anticiper les difficultés et à proposer des solutions opérationnelles.
Savoir-faire relationnel
- Grandes qualités relationnelles, sens de la diplomatie et respect de la confidentialité.
- Aptitude à travailler avec le Cabinet, les élus, les services régionaux, les prestataires et les partenaires extérieurs.
- Capacité à travailler en équipe et à coordonner des interlocuteurs aux contraintes diverses.
- Réactivité, disponibilité et capacité d’adaptation, notamment dans les périodes de forte activité.
- Esprit d’initiative, sens du service et capacité à gérer les imprévus.
> Pourquoi nous rejoindre ?
🏆 Des conditions de travail facilitantes :
- Plusieurs formules de temps de travail au choix
- Télétravail selon des formules fixes ou flexibles (au domicile ou tiers lieux)
- Lieu de travail innovant et ergonomique (salle d'allaitement, cocons de sieste, cafétarias et lounge)
- 3 restaurants d'entreprise sur site
- Salle de sport sur site
- Conciergerie et ses nombreux services (colis, cordonnerie, pressing)
📕 Un large éventail de prestations sociales :
- Remboursement des frais de transport en commun à 75%, Forfait mobilité durable (de 100 à 300 € par an)
- Association sportive et culturelle des personnels de la Région IDF (billetterie, voyages, sport)
- Forfaits de participation aux contrats collectifs de mutuelle et/ou prévoyance
💯 Un engagement fort dans l’accompagnement professionnel :
- Un plan de formation ambitieux et un accès à la formation facilité et encouragé (préparations concours, formations sur site, formations tout au long de la carrière, plateformes de e-learning)
- Un campus des cadres à destination des encadrants
- Un réseau de professionnels RH pour accompagner l’évolution des talents