Chargé ou Chargée de mission Fournisseurs

Pilotage de la relation fournisseurs, du suivi des tiers sensibles et coordination des actions de résolution

• Garantir la qualité, la cohérence et la sécurisation des réponses apportées aux fournisseurs
• Administrer une messagerie générique dédiée et animer la boite Chorus Pro
• Structurer et piloter le dispositif de suivi des tiers sensibles au regard des volumes financiers, des retards de paiement, des relances récurrentes, des risques économiques ou des enjeux institutionnels
• Organiser la coordination entre les services compétents et veiller au traitement des sollicitations dans des délais adaptés aux enjeux identifiés
• Coordonner les échanges entre fournisseurs, directions opérationnelles, gestionnaires comptables, encadrants et acteurs de la chaîne de paiement, dans une logique de résolution des points de blocage
• Préparer, animer et restituer les réunions périodiques de suivi des tiers sensibles
• Concevoir, fiabiliser et exploiter les outils de pilotage : tableau des actions engagées, indicateurs de mandatement, suivi des relances, typologie des blocages et état d’avancement des dossiers
• Produire les éléments d’aide à la décision à destination de la hiérarchie, en mettant en évidence les risques, les arbitrages nécessaires et les propositions d’actions correctrices

Coordination des dossiers précontentieux et contentieux à incidence financière

• Assurer l’interface entre la Direction des affaires financières, les directions opérationnelles et les services juridiques pour les dossiers précontentieux, contentieux ayant une incidence financière ou les demandes de mandatement d’office
• Organiser la collecte, la consolidation et l’analyse des éléments nécessaires à l’instruction des dossiers : historique des échanges, statut des factures, pièces justificatives, causes des blocages, actions engagées et délais prévisionnels de résolution
• Veiller au respect des échéances, des demandes de pièces et des circuits de validation, en garantissant la traçabilité des échanges et des actions menées
• Préparer les éléments factuels, financiers et procéduraux nécessaires aux arbitrages, aux réponses institutionnelles et à la sécurisation des positions de la collectivité
• Identifier les risques financiers, juridiques ou opérationnels associés aux dossiers suivis et formuler, le cas échéant, des recommandations de traitement ou de prévention

Analyser les situations récurrentes, prévenir les risques et proposer des solutions d’amélioration

• Analyser les situations récurrentes de tension avec les tiers afin d’identifier les causes racines, les risques financiers et opérationnels, ainsi que les leviers d’amélioration.
• Élaborer des diagnostics, formaliser des retours d’expérience et proposer des plans d’action visant à renforcer les dispositifs de prévention, d’anticipation et de pilotage en situation de crise.
• Contribuer à la production, à la fiabilisation et à l’exploitation d’indicateurs de pilotage et d’outils de suivi partagés.
• Élaborer des notes d’analyse, de synthèse et d’aide à la décision à destination de la hiérarchie.
• Contribuer à la diffusion des bonnes pratiques auprès des directions opérationnelles et des gestionnaires comptables, notamment par des supports, des retours d’expérience ou des actions de sensibilisation ciblées.