Agent d'accueil polyvalent Homme/Femme

Réf. CDD-ACCUEIL-2019
Adjoints administratifs territoriaux
Catégorie : C

La direction du Soutien aux Sites du Pôle Patrimoine et Moyens Généraux recherche pour le service accueil : 

Des agents d'accueil polyvalents H/F

CDD de 3 mois

Au sein de l’équipe du service Accueil de la Région, vous assurez l'accueil physique, l’orientation et le renseignement du public en veillant au respect des règles d'accès aux sites de la collectivité, ainsi que la gestion, au niveau du standard, des appels téléphoniques externes et internes de la Région.

> Vos missions

Vous assurez et contrôlez l’accueil physique du public :

  • Gérer l’accueil physique des visiteurs pouvant recouvrir différents publics (interne, externe, élus, etc…).
  • Gérer l’accueil physique, de façon ponctuelle, lors d’évènements régionaux.
  • Assurer la mission de renseignement de premier niveau des visiteurs.
  • Organiser l’attente des visiteurs dans les espaces dédiés et dans les meilleures conditions.
  • Contrôler et vérifier les identités des visiteurs selon les procédures mises en place sur site (création, paramétrage et remise de badge).
  • Recevoir, trier, gérer et archiver les mails relatifs aux demandes de visiteurs.
  • Orienter et accompagner les visiteurs au sein du bâtiment (bureaux, salles de réunion, …) après vérification auprès des services.

 Vous réceptionnez et transférez les appels entrants à l’accueil du Conseil Régional :

  • Assurer la réception et orienter les appels téléphoniques entrants à l’accueil du Conseil Régional, pouvant couvrir différents publics (interne, externe, élus, etc…).
  • Prendre les informations et formuler les réponses de premier niveau aux interlocuteurs téléphoniques, le cas échéant en les orientant vers les services et directions concernés.

> Votre profil

Savoirs :

- Formation initiale ou expérience dans le domaine de l’accueil et/ou du secrétariat.

- Maîtrise des techniques d’accueil physique et téléphonique.

- Maîtrise des règles d'expression écrite (orthographe, grammaire) et orale.

- Bonne maîtrise des outils informatiques (Word et Excel).

- Des capacités d’expression orale en anglais seraient appréciées.

Savoir-faire :

-Savoir filtrer et orienter les appels et les personnes.

- Savoir appréhender le caractère d'urgence d'une information.

- Savoir analyser et prioriser les demandes.

Savoir-être :

- Bonne présentation, sens du service, discrétion professionnelle et ponctualité.

- Sens de l’écoute, aisance relationnelle et diplomatie.

- Capacité d'adaptation, polyvalence et sens de l’organisation.

Conditions particulières d’exercice :

- Alternance hebdomadaire accueil-standard.

- Rotation hebdomadaire sur 3 horaires : 8h-16h50 / 8h45-17h35/ 10h10-19h.

- Port d’un uniforme.

Ce poste est ouvert, de préférence, aux agents de la fonction publique par voie de mutation, de détachement ou inscrits sur liste d'aptitude.

Construisons ensemble notre lieu de travail de demain

La Région s’installe dans l’éco-quartier des Docks de Saint-Ouen : environnement de travail innovant (bâtiment HQE, télétravail, salle de sport, services…), mode de management réinventé : confiance, autonomie, responsabilité.
Dans le cadre de sa politique ressources humaines, active et dynamique, la Région Ile-de-France lutte contre toutes les formes de discriminations, vise à diversifier ses candidatures et reconnaît tous les talents. Cette offre est handi-accessible.

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