Un adjoint au responsable du Service Accueil Homme/Femme

Réf. 1381-19
Attachés territoriaux / Rédacteurs territoriaux
Catégorie : A
Date limite de dépôt des candidatures : 02/07/2019
La Région Île-de-France recherche un(e) Un adjoint au responsable du Service Accueil Homme/Femme pour :

Pôle patrimoine et moyens généraux, PPMG - Direction du soutien des sites, Service accueil

Lieu de travail : Saint-Ouen - 2, rue Simone Veil 93400 SAINT-OUEN

 

Sous la responsabilité du chef de service accueil, l'adjoint assure la coordination opérationnelle de l'équipe ainsi que des activités d'accueil physique et téléphonique.

> Vos missions

Coordination et gestion administrative quotidienne de l'équipe et des postes
Supervise l'activité et conseil auprès des agents postés. Réalise les adaptations quotidiennes nécessaires au bon fonctionnement et à la bonne organisation du service (répartition des charges, renforts, rotations des agents...)
En lien avec le chef de service, participe à la gestion des difficultés ou incidents aussi bien au niveau de l'accueil physique que téléphonique
Établit les plannings détaillés mensuels de travail, d'astreinte et de permanence de l'ensemble des agents du service Influence 1 et 2 (accueil, standard, huissiers)

Participation à la gestion de l'activité évènementiel
Participe à la préparation et à la conduite des activités liés aux évènements ou manifestations organisées sur les sites régionaux ou à l'extérieur
Assure un rôle d'interface avec les différents acteurs internes (protocole, réceptions, sécurité, régie, logistique...) ou externes (prestataires, entreprises...)


Elaboration des procédures et amélioration continue de la prestation de service
Assure les suivis statistiques de l'activité du service (flux de visiteurs, appels...)
Participe à la démarche d'innovation concernant les évolutions du service et des procédures d'accueil
Participe à la rédaction des notes, consignes et procédures ainsi qu'à la rédaction et au suivi des marchés publics nécessaires au fonctionnement du service

Pilotage du service par intérim
Assure l'intérim du chef de service durant ses absences
Participe aux réunions de service et de direction


> Votre profil

- Formation BAC/BAC + 2 sur les métiers de l'accueil et/ou de l'évènementiel ou expérience avérée dans le domaine
- Connaissance générale du fonctionnement de l'institution régionale et de la fonction publique territoriale
- Notions de réglementation financière et comptable et de marchés publics
- Expérience de management opérationnel (techniques d'animation de groupe, de résolution de conflits et de médiation)
- Technique rédactionnelles administratives (notes, comptes rendus...). Maîtrise des outils de bureautique courants (Word, Excel, Power Point)
- Maîtrise de l'anglais professionnel (niveau B2 et +)
- Sens du service, bonne présentation, capacité d'adaptation
- Aptitude au travail en équipe, aisance relationnelle et capacité à dialoguer avec différents interlocuteurs, aptitude à la négociation
- Capacité d'initiative et autonomie

 

Construisons ensemble notre lieu de travail de demain

La Région s’installe dans l’éco-quartier des Docks de Saint-Ouen : environnement de travail innovant (bâtiment HQE, télétravail, salle de sport, services…), mode de management réinventé : confiance, autonomie, responsabilité.
Dans le cadre de sa politique ressources humaines, active et dynamique, la Région Ile-de-France lutte contre toutes les formes de discriminations, vise à diversifier ses candidatures et reconnaît tous les talents. Cette offre est handi-accessible.

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