Un assistant ou une assistante de direction générale

Réf. 1525-20
Rédacteurs territoriaux
Catégorie : B
Date limite de dépôt des candidatures : 04/09/2020
La Région Île-de-France recherche un(e) Un assistant ou une assistante de direction générale pour :

PAECIT - Pôle affaires européennes coopération internationale et tourisme


Assurer l’assistanat e la Directrice générale adjointe et de son adjoint et les fonctions transversales d'assistante

> Vos missions

Assistance administrative et technique de la Directrice générale adjointe et de son adjoint dans son activité quotidienne

Tenue de l'agenda et prise de rendez-vous, Organisation de réunions et manifestations : logistique, réservation des salles, préparation des fonds de dossier, aide à l'élaboration et à la diffusion des programmes et documents de travail, contacts avec les participants ou leurs secrétariats, organisation des conférences téléphoniques

Préparation des déplacements de la DGA : ordres de mission ; suivi des réservations ; préparation des dossiers ; organisation des transferts

appui à la formalisation des courriers et notes ;saisie des notes et rédaction des compte rendu des CODIR

 accueil téléphonique  et accueil des visiteurs pour la direction générale

constitution des dossiers CP et CR

actualisation des contacts ;;

Fonctions transversales d'assistante

Gestion et suivi des courriers et notes sur Elise : relevé des courriers et transferts aux destinataires ; création des courriers dans Elise ; organisation des chemins de validation

Enregistrement et gestion de la circulation des parapheurs destinés à la direction générale

Tenue des tableaux de bord et outils de suivi : RH (mise à jour de la liste des agents), sécurité, plans des bureaux

Assurer la centralisation et la bonne gestion des entretiens professionnels pour le pôle

Référent informatique pour la Direction générale, la MAPP, les services Coopération internationale et Tourisme

Gestion du parc informatique : centraliser et transmettre les besoins informatiques matériel, logiciel, droits réseaux…

Assurer le rôle de relais auprès de la DSI et PPMG quant aux moyens organisationnels et logistiques du pôle : badges nouveaux arrivants et visiteurs, demandes pour la restauration, départs etc.

Traiter et suivre le traitement des demandes et incidents soumis à la DSI pour l’informatique et la téléphonie : Demande et clôture de droits, mise à disposition de matériels et de logiciel en lien avec le demandeur

Suivi des prêts de déplacement pour les déplacements ?

Référent GTA (suppléante)

Suivi de l'outil et des tableaux de bord ; édition des rapports

> Votre profil


- Connaissance de l'organisation, des politiques et de l'environnement administratif et financier d'une collectivité territoriale
- Connaissance des procédures et des circuits administratifs internes et externes à l'administration régionale
- Connaissance des principes et déclinaisons de l'action internationale et touristique de la Région


- Usage des outils bureautiques (Word, Excel, outlook) et logiciels régionaux (ELISE, AIRS DELIB, GTA)
- Capacité à travailler dans la transversalité
- anglais à l’oral


- Polyvalence, autonomie, organisation, rigueur, réactivité
- Fiabilité, disponibilité, discrétion,
- Aptitudes à travailler dans un environnement international, qualité relationnelles

> Spécificités

Facteurs externes à la collectivité susceptibles de faire évoluer le poste :
L'évolution du cadre institutionnel et réglementaire dans lequel évolue la Région peut induire une réorientation des missions

 

Facteurs internes à la collectivité susceptibles de faire évoluer le poste :
La montée en puissance et la diversification de l'action européenne et internationale peut impacter la nature et l'importance des tâches à accomplir

Sauf mention de contrat à durée déterminée (CDD), cet emploi est ouvert en priorité, aux agents titulaires de la fonction publique par voie de mutation, de détachement ou inscrits sur liste d'aptitude ainsi qu’aux agents contractuels (décret n°88-145 du 15 février 1988 pris pour l'application de l'article 136 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale).

Construisons ensemble notre lieu de travail de demain

La Région s’installe dans l’éco-quartier des Docks de Saint-Ouen : environnement de travail innovant (bâtiment HQE, télétravail, salle de sport, services…), mode de management réinventé : confiance, autonomie, responsabilité.
Dans le cadre de sa politique ressources humaines, active et dynamique, la Région Ile-de-France lutte contre toutes les formes de discriminations, vise à diversifier ses candidatures et reconnaît tous les talents. Cette offre est handi-accessible.

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