Un coordonnateur ou une coordonnatrice des assistants/assistantes mutualisés

Réf. 431-20
Rédacteurs territoriaux
Catégorie : B
Date limite de dépôt des candidatures : 28/12/2020
La Région Île-de-France recherche un(e) Un coordonnateur ou une coordonnatrice des assistants/assistantes mutualisés pour :

PLYC - Pôle lycées, PLYC - Service information relations extérieures


Piloter et coordonner les activités de l'équipe des assistantes mutualisées au SIRE afin de rendre un service de qualité aux directions opérationnelles et de fluidifier le fonctionnement du pôle Lycée

> Vos missions

Encadrer le pool des assistantes en veillant à la bonne organisation des activités des directions concernées et à la répartition de la charge de travail

  • Assurer le management de l'équipe des assistantes : procéder à l'évaluation des agents, gérer les absences, organiser les binômes de travail et accompagner le développement des compétences des agents
  1. Piloter et coordonner les activités de l'équipe des assistantes en veillant à garantir une adéquation entre les besoins des directions opérationnelles et les ressources dédiées;Superviser l'analyse des besoins et procéder à l'arbitrage des priorités;
  • Assurer une assistance et un conseil technique auprès de l'équipe(coordination dans le montage des réunions,gestion des agendas...; vient en appui de l'équipe sur l'activité; Développer une relation privilégiée avec les directrices

Contribuer à la mise en place et à l'animation du réseau des assistantes du pôle

  • Construire le réseau des assistantes du pôle : assurer l'organisation et l'animation des groupes de travail internes et fédérer l'équipe autour de ce travail
  • Superviser, coordonner et organiser les processus permettant de répondre aux besoins permanents des directions opérationnelles en matière d'assistance (processus courriers, gestion des parapheurs, utilisation des progiciels type GTA....) ; rédiger les processus manquants et en assurer la mise en oeuvre auprès des collègues, avec, au besoin l'appui de la cheffe du SIRE.
 

Collaborer au bon fonctionnement du service et du pôle

  • Proposer des outils d'analyse, de suivi de l'activité pour rendre compte de son activité et des problèmes rencontrés à la cheffe du SIRE ; peut en cas de besoin spécifique venir en appui des assistantes de la DGA
  • Proposer les améliorations à mettre en oeuvre pour une meilleure fluidité de l'activité entre les différents pools du pôle (coordination avec les assistantes de la DGA, le pool DPM et l'assistante de la DO)

assurer la coordination du suivi des courriers au sein des directions opérationnelles de rattachement en appui aux directrices et en lien avec les assistantes DGA et la cheffe de service SIRE ( proposer un outil de suivi)

Suivre en propre des dossiers spécifiques aux directions de rattachement; vient en appui de l'équipe sur la gestion de l'activité dédiée au pool

 
  • Veiller au bon déroulement du circuit des visas des rapports CP pour les directions
  • Assure le suivi de la gestion des fournitures pour les directions

> Votre profil


- Connaissance institutionnelle des collectivités territoriales (organisation, compétences...)
- Connaissance du monde scolaire
- Connaissance des organigrammes et de l'organisation des directions et services du Pôle Lycées


- Compétences managériales et d'animation d'équipes Connaissance de techniques de communication et de négociation Capacité à fédérer les acteurs
- Capacité d'analyse et de synthèse Capacité à animer des réunions Bonne expression écrite et orale
- Savoir appréhender le caractère d'urgence d'une information Savoir analyser et prioriser les demandes Maîtrise des outils informatiques


- Sens aigu de l'organisation, rigueur, autonomie Grandes qualités relationnelles : sens de l'écoute, diplomatie, sens du travail en équipe
- Savoir faire preuve de discrétion

> Spécificités

Facteurs externes à la collectivité susceptibles de faire évoluer le poste :

 

Facteurs internes à la collectivité susceptibles de faire évoluer le poste :
Nouveau directeur en cours de recrutement et mise en place de la nouvelle organisation de la DPM.

Sauf mention de contrat à durée déterminée (CDD), cet emploi est ouvert en priorité, aux agents titulaires de la fonction publique par voie de mutation, de détachement ou inscrits sur liste d'aptitude ainsi qu’aux agents contractuels (décret n°88-145 du 15 février 1988 pris pour l'application de l'article 136 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale).

Construisons ensemble notre lieu de travail de demain

La Région s’installe dans l’éco-quartier des Docks de Saint-Ouen : environnement de travail innovant (bâtiment HQE, télétravail, salle de sport, services…), mode de management réinventé : confiance, autonomie, responsabilité.
Dans le cadre de sa politique ressources humaines, active et dynamique, la Région Ile-de-France lutte contre toutes les formes de discriminations, vise à diversifier ses candidatures et reconnaît tous les talents. Cette offre est handi-accessible.

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