Un assistant ou une assistante de direction
Réf. 1415-20
Adjoints administratifs territoriaux
Catégorie : C
Date limite de dépôt des candidatures : 12/03/2021
La Région Île-de-France recherche un(e) Un assistant ou une assistante de direction pour :
PTRESOR - Pôle transfert recherche enseignement supérieur et orientation réseaux, PTRESOR - Direction formations sanitaires sociales
Lieu de travail : Saint-Ouen - 2, rue Simone Veil 93400 SAINT-OUEN
La Direction Recherche et Transferts de Technologie intervient auprès des acteurs du territoire à travers différentes missions :
Assurer le secrétariat de direction et assister la directrice dans la gestion et l'organisation de la direction et contribuer à la gestion administrative des dossiers du service relations avec les organismes
> Vos missions
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Assurer le secrétariat de la direction
Tenir l’agenda de la directrice et organiser des réunions internes et externes (réservations de salle, gestion des convocations) et préparer leur tenue et assurer l'accueil téléphonique et physique de la direction
Préparer et envoyer des courriers ou courriels en masse pour la direction
Gérer, traiter, classer et archiver les dossiers de la direction
Participer à l'organisation des activités de la direction en lien avec l’assistant des services
Gérer et traiter du courrier et les notes de la direction (enregistrement, répartition du courrier arrivé, suivi des courriers à signature), assurer le suivi dans Elise et participer au classement et à l’archivage
Assurer les tâches prioritaires du secrétariat des 2 services et de la DGA, en alternance avec les 2 autres directions du Pôle, en cas d’absence des assistants
Assurer la prise de notes et le compte rendu des réunions de direction
Contribuer au bon fonctionnement des outils de la direction
Mettre à jour la base de données et à l’organisation du classement des documents sur le serveur P
Assurer la fonction de référent informatique de la direction et gérer les nouvelles demandes informatiques auprès de la DSI
Participer à la gestion des dossiers des services de la direction
Participer à l’édition et à l’envoi des courriers de notification des conventions, des subventions et des avenants, l’instruction des demandes d’agréments et d’autorisations et des dossiers d’aides aux étudiants
> Votre profil
- formation Bac ou BTS secrétariat.
- expérience confirmée (au moins 3 ans) en secrétariat permettant une implication importante dans le suivi de l'activité de la direction.
- connaître les procédures internes, le circuit des rapports et l’organisation de la Région
- avoir une sensibilité pour les sujets de formations et des secteurs sanitaire et social
- maîtriser les outils informatiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et IRIS / Coriolis / mesdémarches et Elise
- savoir chercher l’information et la mettre en application
- savoir rédiger des courriers administratifs et les mettre en page
- respecter la confidentialité des informations traitées ou communiquées.
- être ponctuel, rigoureux, organisé, réactif et polyvalent
- être autonome et capable de prendre des initiatives
- avoir le sens du travail en équipe.
Sauf mention de contrat à durée déterminée (CDD), cet emploi est ouvert en priorité, aux agents titulaires de la fonction publique par voie de mutation, de détachement ou inscrits sur liste d'aptitude ainsi qu’aux agents contractuels (décret n°88-145 du 15 février 1988 pris pour l'application de l'article 136 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale).
Construisons ensemble notre lieu de travail de demain
La Région s’installe dans l’éco-quartier des Docks de Saint-Ouen : environnement de travail innovant (bâtiment HQE, télétravail, salle de sport, services…), mode de management réinventé : confiance, autonomie, responsabilité.
Dans le cadre de sa politique ressources humaines, active et dynamique, la Région Ile-de-France lutte contre toutes les formes de discriminations, vise à diversifier ses candidatures et reconnaît tous les talents. Cette offre est handi-accessible.