Un ou une secrétaire - CDD 7 mois

Réf. 13672 ATA
Adjoints administratifs territoriaux
Catégorie : C
Date limite de dépôt des candidatures : 04/06/2021
La Région Île-de-France recherche un(e) Un ou une secrétaire - CDD 7 mois pour :

PLYC - Pôle lycées, PLYC - Direction des opérations


Participe à la gestion administrative de la direction des opérations en recueillant, traitant et gérant les informations nécessaires à son fonctionnement et en assure le secrétariat en lien avec les autres secrétaires du pool

> Vos missions

Gère les informations nécessaires au fonctionnement de la direction

 

  • Réceptionner les appels téléphoniques et orienter les visiteurs

 

  • Réceptionner et transmettre le courrier, assurer le suivi des retours et le suivi du circuit des parapheurs

 

 

  • Assurer la tenue des agendas, réserver les salles de réunions, préparer des déplacements
  • Accueil, accompagnement et suivi logistique des nouveaux arrivants

Traitement des documents produits par la direction et plus particulièrement les 3 services  Maîtrise d’Ouvrage

 

  • Frappe de documents et de courriers divers sous Word et sous Excel

 

  • Mise en forme des courriers/documents, enregistrement, transmission et suivi

 

  • Classement des dossiers, archivages notes et courriers

Gérer les réunions de service et les réunions de présentation/restitution

 

  • Montage réunion de service, établissement compte rendu et transmission après validation

 

  • Convocation des réunions de présentation/restitution des projets et aide à la logistique

Remplacer ponctuellement les secrétaires du pool et travail commun

 

> Votre profil

Connaissance des règles de correspondance administrative et les circuits administratifs.
- Connaissances des règles de rédaction administrative, règles de syntaxe, grammaire et orthographe.
- Connaissances de base des outils informatiques et bureautiques.

- Connaissance des techniques de classement et d'archivage.

- Connaissances de base du fonctionnement d'une collectivité locale et de son environnement institution


- Savoir comprendre et appliquer une consigne ou une procédure et informer sa hiérarchie en cas d'anomalies.
- Savoir réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers.
- Être capable d’utiliser des outils et applications de suivi des activités.


- Savoir faire preuve de discrétion professionnelle.
- Sens de l’organisation, rigueur, réactivité

> Spécificités

Facteurs internes à la collectivité susceptibles de faire évoluer le poste :
prise en charge des tableaux de suivi au niveau du service visites de site pour une meilleure connaissance des dossiers

Sauf mention de contrat à durée déterminée (CDD), cet emploi est ouvert en priorité, aux agents titulaires de la fonction publique par voie de mutation, de détachement ou inscrits sur liste d'aptitude ainsi qu’aux agents contractuels (décret n°88-145 du 15 février 1988 pris pour l'application de l'article 136 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale).

Construisons ensemble notre lieu de travail de demain

La Région s’installe dans l’éco-quartier des Docks de Saint-Ouen : environnement de travail innovant (bâtiment HQE, télétravail, salle de sport, services…), mode de management réinventé : confiance, autonomie, responsabilité.
Dans le cadre de sa politique ressources humaines, active et dynamique, la Région Ile-de-France lutte contre toutes les formes de discriminations, vise à diversifier ses candidatures et reconnaît tous les talents. Cette offre est handi-accessible.

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