Un chargé ou une chargée des Déplacements et Représentations de la présidence

Réf. 583-21
Attachés territoriaux
Catégorie : A
Date limite de dépôt des candidatures : 04/10/2021
La Région Île-de-France recherche un(e) Un chargé ou une chargée des Déplacements et Représentations de la présidence pour :

CAB - Cabinet de la Présidence, CAB - Direction protocole courrier représentation, CAB - Bureau du protocole

Lieu de travail : Saint-Ouen - 2, rue Simone Veil 93400 SAINT-OUEN

Sous la responsabilité du chef du service, vous coordonnez, en lien avec le Cabinet, l'organisation des déplacements de la présidente et des élus qui la représentent dans les secteurs thématiques qui lui sont confiés.

> Vos missions


Traite les invitations adressées à la Présidente et participe au montage de ses déplacements ou de ceux de ses représentants
Détaille et analyse les sollicitations adressées par les partenaires extérieurs
Effectue, en lien avec les services et/ou les organisateurs extérieurs, les recherches de fonds de dossier
Fait valider par le Cabinet l'opportunité de participer à la manifestation et le choix des élus à solliciter

Coordonne l'organisation pratique de l'événement et l'intervention du représentant régional, en concertation avec les partenaires internes et externes
Participe aux réunions de coordination et aux comités de pilotages des manifestations d'envergure
Organise et participe aux réunions de repérage et vérifie les besoins logistiques, en concertation avec les partenaires
Conçoit ou valide les cartons d'invitation, programmes, déroulés et ordres de prises de paroles, conformément au protocole républicain, en lien avec le chef du protocole

Fait le lien entre les élus régionaux, le cabinet, les services et les partenaires
Vérifie les disponibilités de la présidente et/ou sollicite les élus régionaux appelés à la représenter
Gère les invitations ou informations adressées au cabinet et aux élus régionaux selon les instructions de la chefferie de cabinet
Prépare le dossier de la Présidente et/ou transmet les éléments de dossier aux Vice-présidents ou conseillers régionaux sollicités

S'assure du bon déroulement de l'événement le jour-J
Vérifie le bon déroulement des préparatifs d'installation et s'assure du bon déroulement de la manifestation
Accompagne la Présidente ou le(s) Vice-président(s) sur l'événement si nécessaire
Le cas échéant, adapte le déroulé en fonction des imprévus horaires ou liés à l'absence d'un élu

Activités de gestion administrative
Contribue au calendrier événementiel
Rédige les courriers / mails de protestation
Établit le bilan annuel et procède à l'archivage numériques des dossiers sur les thématiques suivies

> Votre profil

Savoirs :
- Connaissance de l'organisation administrative de la collectivité territoriale et de l'environnement institutionnel
- Connaissance des règles protocolaires
- Expérience dans l'événementiel

Savoirs-faires techniques et méthodologiques :
- Sens de l'organisation, des priorités et capacité à travailler en autonomie
- Maîtrise des outils bureautiques et compétences rédactionnelles
-

Savoir-être :
- Sens de la discrétion et de la confidentialité (travail avec le Cabinet, les groupes politiques et les élus). Qualités relationnelles et diplomatiques
- Réactivité, capacités d'adaptation, esprit d'initiative, rigueur
- Aptitude à travailler en équipe (avec le cabinet et les services opérationnels et fonctionnels), sens du partenariat et capacités de négociation


Sauf mention de contrat à durée déterminée (CDD), cet emploi est ouvert en priorité, aux agents titulaires de la fonction publique par voie de mutation, de détachement ou inscrits sur liste d'aptitude ainsi qu’aux agents contractuels (décret n°88-145 du 15 février 1988 pris pour l'application de l'article 136 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale).

Construisons ensemble notre lieu de travail de demain

La Région s’installe dans l’éco-quartier des Docks de Saint-Ouen : environnement de travail innovant (bâtiment HQE, télétravail, salle de sport, services…), mode de management réinventé : confiance, autonomie, responsabilité.
Dans le cadre de sa politique ressources humaines, active et dynamique, la Région Ile-de-France lutte contre toutes les formes de discriminations, vise à diversifier ses candidatures et reconnaît tous les talents. Cette offre est handi-accessible.

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