Un ou une gestionnaire relations extérieures et coordinateur de secteur

Réf. 431-22
Rédacteurs territoriaux
Catégorie : B
Date limite de dépôt des candidatures : 31/08/2022
La Région Île-de-France recherche un(e) Un ou une gestionnaire relations extérieures et coordinateur de secteur pour :

PLYC - Pôle lycées, PLYC - Service information relations extérieures


Assurer l'information sur l'activité de la Région en matière scolaire et coordonner les activités de l'équipe des assistantes mutualisées

> Vos missions

MISSION 1 : Assurer la coordination du suivi des courriers au sein des directions opérationnelles de rattachement en appui aux directrices et en lien avec les assistantes DGA et la cheffe de service SIRE

 

  • A l'échelle du pôle lycée et en lien avec les assistantes de la DGA : élaborer et actualiser les tableaux de bord de suivi des courriers, assurer un reporting régulier auprès de la cheffe de service

 

  • Au sein du service : traiter et rédiger des courriers ou courriels par la collecte d'informations sur des opérations en cours dans les lycées franciliens auprès des directions du pôle, des autres pôles et des lycées, sélectionner et synthétiser l'information

 

  • Elaborer, mettre en forme, mettre en signature et archiver les courriers aux personnalités qualifiées membres des CA des lycées

MISSION 2 : Animer et développer des actions de communication du pôle

 

  • Accompagner l'organisation d'évènements (vœux de la présidente, rencontre des proviseurs etc.) : mise à jour des fichiers contacts, préparation des courriers d'invitation, suivi logistique

 

  • Contribuer à l'animation du site web du pôle lycée, sélectionner et rédiger des contenus pour les rubriques actualités sous le contrôle de la webmaster et dans le respect de la charte éditoriale

MISSION 3 : Encadrer le pool des assistantes en veillant à la bonne organisation des activités des directions concernées et à la répartition de la charge de travail

 

  • Assurer le management de l'équipe des assistantes : procéder à l'évaluation des agents, gérer les absences, organiser les binômes de travail et accompagner le développement des compétences des agents

 

  • Assurer un reporting auprès de la cheffe de service et contribuer à l'évaluation du fonctionnement du secrétariat mutualisé

MISSIONS SECONDAIRES

MISSION 4 : Contribuer à la mise à jour des ressources produites par le service, outils indispensables au bon fonctionnement du pôle lycées

 

  • Aux côtés des chargés de mission, mise à jour des données mis à disposition sur GEDIF dont les fiches d'information sur les lycées publics et lycées privés sous contrat d'association

 

  • Développer un archivage efficient et un classement des ressources du service (arborescence)

 

> Votre profil

Connaissance :
- Connaissance institutionnelle des collectivités territoriales (organisation, compétences...)
- Connaissance du monde scolaire
- Connaissance des organigrammes et de l'organisation des directions et services du PLYC

Savoir-faire :
- Compétences managériales et d'animation d'équipes Connaissance de techniques de communication et de négociation Capacité à fédérer les acteurs
- Capacité d'analyse et de synthèse Capacité à animer des réunions Bonne expression écrite et orale
- Savoir appréhender le caractère d'urgence d'une information Savoir analyser et prioriser les demandes Maîtrise des outils informatiques

Savoir-faire relationnel :
- Sens aigu de l'organisation, rigueur, autonomie Grandes qualités relationnelles : sens de l'écoute, diplomatie, sens du travail en équipe
- Savoir faire preuve de discrétion

Sauf mention de contrat à durée déterminée (CDD), cet emploi est ouvert en priorité, aux agents titulaires de la fonction publique par voie de mutation, de détachement ou inscrits sur liste d'aptitude ainsi qu’aux agents contractuels (décret n°88-145 du 15 février 1988 pris pour l'application de l'article 136 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale).

Construisons ensemble notre lieu de travail de demain

La Région est installée dans l’éco-quartier des Docks de Saint-Ouen : environnement de travail innovant (bâtiment HQE, télétravail, salle de sport, services…), mode de management réinventé : confiance, autonomie, responsabilité.
Dans le cadre de sa politique ressources humaines, active et dynamique, la Région Ile-de-France lutte contre toutes les formes de discriminations, vise à diversifier ses candidatures et reconnaît tous les talents. Cette offre est handi-accessible.

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