Un(e) assistant(e) administratif(ve) - CDD

Réf. ATA-AD-22
Adjoints administratifs territoriaux
Catégorie : C
Date limite de dépôt des candidatures : 08/07/2022
La Région Île-de-France recherche un(e) Un(e) assistant(e) administratif(ve) - CDD pour :

PLYC - Pôle lycées, PLYC - Direction patrimoine et maintenance, PLYC - Sous direction territoriale Ouest, PLYC - Service coordination administratif 1 SDT OUEST


Sous l'autorité du chef de service technique, vous assurez l'assistance administrative des ingénieurs et techniciens du service auquel vous êtes rattaché(e) et sur le secteur de la sous-direction territoriale ouest. 

> Vos missions

MISSION 1 : Assurer le secrétariat du chef de service

  • Participer avec le chef de service, à l'accompagnement et l'appui des équipes techniques dans la prise en main des outils et supports dédiés à la mise en œuvre des commandes de la direction du patrimoine et de la maintenance et/ou de la direction générale (communication, organisation, suivi des opérations) ;
  • Sur demande du chef de service, alerter les équipes pour la complétude des tableaux de recensement (commissions de sécurité, réunions de maintenance et des inspections hygiène...) et des tableaux de suivis techniques et financiers ;
  • Sur demande du chef de service, aider et assister les équipes techniques dans la formalisation et la communication sur les opérations emblématiques désignées par la direction du patrimoine et de la maintenance.

 

MISSION 2 : Assurer l’accompagnement administratif des équipes techniques

  • Assurer le traitement du courrier : réception et transmission du courrier, suivi du traitement du courrier et participer à la mise en forme des courriers départ ;
  • Aide à la constitution (impressions, copies, ...) et transmission d'un dossier de demandes de permis de construire ou autorisations de travaux à partir des données d'ordre technique fournies par le technicien et/ou l'ingénieur par écrit ;
  • Formaliser les demandes de fonds d'urgence et en assurer le suivi administratif : création du dossier, saisie de la demande, suivi de leur traitement en relation avec les services de la direction du patrimoine et de la maintenance (via l'outil de gestion dédié) et tenu du tableau de bord des fonds d’urgence.

> Votre profil

  • Maîtrise des règles de rédaction administrative, des circuits administratifs et des techniques de secrétariat (saisie et mise en forme de documents de formes et contenus divers, classement et archivage)
  • Maîtrise des techniques d’accueil physique et téléphoniques (filtrage et orientation des communications)
  • Connaissance du fonctionnement d'une collectivité territoriale et de son environnement institutionnel
  • Capacité à appliquer une consigne ou une procédure et informer sa hiérarchie en cas d'anomalies
  • Aisance orale, sens du travail en équipe et du relationnel
  • Réactivité, adaptabilité et gestion des priorités
  • Esprit d'initiative, autonomie, rigueur et sens de la discrétion

> Spécificités

 

 

 

Sauf mention de contrat à durée déterminée (CDD), cet emploi est ouvert en priorité, aux agents titulaires de la fonction publique par voie de mutation, de détachement ou inscrits sur liste d'aptitude ainsi qu’aux agents contractuels (décret n°88-145 du 15 février 1988 pris pour l'application de l'article 136 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale).

Construisons ensemble notre lieu de travail de demain

La Région est installée dans l’éco-quartier des Docks de Saint-Ouen : environnement de travail innovant (bâtiment HQE, télétravail, salle de sport, services…), mode de management réinventé : confiance, autonomie, responsabilité.
Dans le cadre de sa politique ressources humaines, active et dynamique, la Région Ile-de-France lutte contre toutes les formes de discriminations, vise à diversifier ses candidatures et reconnaît tous les talents. Cette offre est handi-accessible.

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