Un secrétaire ou une secrétaire et appui au protocole interne - CDD 4 mois
Réf. DPCRCDD
Catégorie : C
Date limite de dépôt des candidatures : 16/07/2022
La Région Île-de-France recherche un(e) Un secrétaire ou une secrétaire et appui au protocole interne - CDD 4 mois pour :
CAB - Cabinet de la Présidence
Lieu de travail : Saint-Ouen - 2, rue Simone Veil 93400 SAINT-OUEN
Soutien des pôles des manifestations internes et externes et suivi des commémorations
> Vos missions
Support administratif du service
Suivre le courrier arrivée et départ sur Elise et trier les invitations réceptionnées
Envoyer des courriers et mails d'excuses en réponse à certaines invitations, sur demande du chef du protocole ou des chargés de manifestations externes
Organiser l'accueil des visites du siège de la Région
Suivi des commémorations, sous la responsabilité du chef du protocole
Faire valider par le chef de cabinet l'opportunité d'une représentation régionale et le choix de l'élu à solliciter
Solliciter le(s) élu(s) désignés par le chef de cabinet et prévenir les organisateurs de leur présence
Commander les gerbes auprès du PPMG selon la procédure actée
Soutien à l’organisation des manifestations internes
Analyse les besoins des demandeurs, vérifie les disponibilités des espaces d'accueil adéquats (salles de réunions ou de réceptions), les réserve et gère le calendrier événementiel
Planifie, organise et anime les réunions de repérage des espaces et de calage des besoins logistiques, en concertation avec le service des moyens généraux et établit le compte-rendu de repérage
- S'assure du bon déroulement de l'événement le jour-J, vérifie les derniers préparatifs d'installation (logistique, traiteur…).
> Votre profil
- Connaissance de l'organisation administrative de la collectivité et de l'environnement institutionnel
- Connaissance des règles protocolaires de base
- Maîtrise des outils bureautiques, notamment gestion de bases de données.
- Compétences rédactionnelles
- Sens de l'organisation et rigueur
- Sens de la discrétion et de la confidentialité. Grandes qualités relationnelles et sens de la diplomatie
- Sens du travail en équipe
- Réactivité, autonomie et esprit d'initiative
Sauf mention de contrat à durée déterminée (CDD), cet emploi est ouvert en priorité, aux agents titulaires de la fonction publique par voie de mutation, de détachement ou inscrits sur liste d'aptitude ainsi qu’aux agents contractuels (décret n°88-145 du 15 février 1988 pris pour l'application de l'article 136 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale).
Construisons ensemble notre lieu de travail de demain
La Région est installée dans l’éco-quartier des Docks de Saint-Ouen : environnement de travail innovant (bâtiment HQE, télétravail, salle de sport, services…), mode de management réinventé : confiance, autonomie, responsabilité.
Dans le cadre de sa politique ressources humaines, active et dynamique, la Région Ile-de-France lutte contre toutes les formes de discriminations, vise à diversifier ses candidatures et reconnaît tous les talents. Cette offre est handi-accessible.