Un Adjoint ou une Adjointe au responsable du service Accueil

Réf. 1381-22

Attachés territoriaux

Catégorie : A

Date limite de dépôt des candidatures : 25/07/2022

La Région Île-de-France recherche un(e) Un Adjoint ou une Adjointe au responsable du service Accueil pour :

PRH - Pôle ressources humaines, PRH - Direction de l’expérience travail, PRH - Service accueil

Lieu de travail : Saint-Ouen - 2, rue Simone Veil 93400 SAINT-OUEN

Au sein de la Direction de l'expérience au travail du pôle Ressources Humaines et en binôme avec la responsable de service, vous mettez en œuvre la politique d'accueil des usagers.

Vous assurez la continuité de service sur les sites du siège de la Région Île-de-France et contribuez à la modernisation et à l'amélioration des outils et process.

> Vos missions

Vous contribuez à l'impulsion d'une démarche qualité de la dimension « accueil » au sein de la collectivité.

Garantir le respect de la qualité et la cohérence du service rendu à l'ensemble de ses usagers internes ou externes (parcours usager), maintenir et développer les liens avec les services de la Région assurant un accueil public.
Assurer le reporting et améliorer les procédures et indicateurs dédiés au suivi de la qualité de service (suivi des flux de visite, des appels et de leur traitement).
Améliorer les outils de traitement de la relation à l'usager (logiciel d'invitations/accueil, logiciel métier/standard) en lien avec les évolutions métiers.

Vous assurez le pilotage des projets, le suivi administratif et financier du service

Poursuivre le pilotage du projet de la modernisation de l'accueil de visiteurs « classiques » et développer la modernisation de l'accueil sur le volet évènementiel
Rédiger et suivre les marchés publics ainsi que les procédures nécessaires au bon fonctionnement du service. Optimiser les interventions du marché de prestation accueil dans une logique de maitrise des coûts. Participer à la préparation et au suivi du budget
Assurer la conduite aux changements au sein d'une équipe composée de 14 agents et plus globalement, au sein de la Région avec l'appui des services concernés

En appui de la responsable de service, vous encadrez les équipes en veillant à maintenir la continuité de service, l'équité et la cohésion d'équipe.

Assurer le pilotage opérationnel du service (plannings, astreintes...). En cas d'absence, assurer l'intérim de la responsable de service.
Accompagner les coordonnateurs dans leur rôle de managers de proximité et dans leur montée en compétences
Accompagner l'ensemble de l'équipe dans l'évolution de leurs activités, de leurs outils et process, de la réalisation du plan de formation
En lien avec la responsable du service, gérer les difficultés/incidents au niveau de l'accueil physique et téléphonique.
Participer au recrutement de nouveaux agents et veiller à leur bonne intégration dans le service

Vous participez à la gestion de l'activité administrative et évènementielle

Assurer un rôle d'interface avec les différents acteurs internes (prestation évènementielle, sécurité, protocole, etc.) et externes (prestataires, organisateurs, etc.) en amont et pendant les évènements
Etablir les positionnements des agents pour les évènements, leur expliquer les déroulements et leurs rôles

> Votre profil

Vous êtes issu.e d’une formation supérieure (Bac+3 minimum) et maîtrisez l’environnement juridique, financier et organisationnel des collectivités territoriales.

Manager confirmé, vous savez accompagner vos équipes dans le développement de leurs compétences et suivre l’activité de votre service dans une démarche d’amélioration continue.

Vous maîtrisez les particularités de la relation usager et des techniques d'accueil physique et téléphonique.

Vous maîtrisez les techniques d'animation de groupe, de résolution de conflits et de médiation.

Vous avez une expérience en conduite du changement et en gestion de projet.

Vous êtes force de proposition et savez savoir faire preuve d'innovation en matières technologique, organisationnelle et managériale.

Aisance relationnelle et rédactionnelle, sens du service, autonomie et grande capacité d'adaptation sont des compétences attendues

Sauf mention de contrat à durée déterminée (CDD), cet emploi est ouvert en priorité, aux agents titulaires de la fonction publique par voie de mutation, de détachement ou inscrits sur liste d'aptitude ainsi qu’aux agents contractuels (décret n°88-145 du 15 février 1988 pris pour l'application de l'article 136 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale).

Construisons ensemble notre lieu de travail de demain

La Région est installée dans l’éco-quartier des Docks de Saint-Ouen : environnement de travail innovant (bâtiment HQE, télétravail, salle de sport, services…), mode de management réinventé : confiance, autonomie, responsabilité.
Dans le cadre de sa politique ressources humaines, active et dynamique, la Région Ile-de-France lutte contre toutes les formes de discriminations, vise à diversifier ses candidatures et reconnaît tous les talents. Cette offre est handi-accessible.

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