Un Assistant ou une Assistante de Direction

Employeur de premier plan avec près de 10000 agents, la Région Ile-de-France est une collectivité territoriale et porteuse de nombreux projets ambitieux au service de la vie quotidienne des Franciliens : environnement, transports, lycées, transformation numérique, développement économique…

A proximité immédiate de Paris et directement accessible par les lignes de métro 13 et 14, la Région est installée dans l’éco-quartier des Docks de Saint Ouen, offrant un environnement de travail moderne et innovant : télétravail, outils collaboratifs, bâtiment HQE, open space, conciergerie, salle de sport, multiples espaces de restauration…

Confiance, responsabilité, autonomie et sens du collectif sont au cœur des relations professionnelles que nous construisons chaque jour avec nos collaborateurs, hommes et femmes passionnés par leur métier.

Vous assurez, sous l’autorité du bureau des représentations, le secrétariat d’un membre de l'exécutif

> Vos missions

Missions de secrétariat
La gestion des agendas permet d’organiser efficacement le temps de travail.
L’organisation de réunions et de rendez-vous inclut la préparation de dossiers et la prise de notes.
La gestion des appels téléphoniques et les missions d’accueil assurent une communication fluide.
La gestion des déplacements garantit une bonne organisation des missions extérieures.
 
Gestion du courrier
La gestion des courriers et des courriels est réalisée via le logiciel Elise.
La rédaction de courriers et de comptes rendus est essentielle pour le suivi administratif.
Le suivi des parapheurs, le classement et l’archivage assurent une bonne organisation des documents.
 
Préparation des réunions et séances
Le suivi des rapports (CR, CP, commissions thématiques) et des visas est indispensable.
La constitution des dossiers pour l’élu(e) permet une bonne préparation des réunions.
La gestion des mandats spéciaux et des présences facilite le suivi administratif.
 
MISSIONS SECONDAIRES
La gestion des fichiers électroniques permet d’assurer un stockage organisé.
La gestion des fichiers contacts respecte les règles du RGPD.
 
Missions diverses
Les recherches documentaires et le suivi de l’actualité soutiennent la délégation de l’élu.
L’accompagnement des stagiaires contribue à leur formation et à leur intégration.
 

> Votre profil

• Une formation en secrétariat avec une bonne maîtrise des outils bureautiques comme le Pack Office et des outils de communication tels que Teams.
• La connaissance du fonctionnement de la collectivité régionale est essentielle pour comprendre l’environnement professionnel.
• La maîtrise des principes rédactionnels est nécessaire pour rédiger des notes, des comptes rendus et des courriers, notamment avec le logiciel Elise.
• Vous maîtrisez les procédures administratives.
• La connaissance de l’environnement public et du fonctionnement des collectivités territoriales est indispensable.
• Vous avez une bonne organisation et gestion du temps permettent d’optimiser le travail quotidien. Savoir organiser, gérer et anticiper permet d’être efficace dans ses missions.
• Vous avez une bonne capacité à vous adapter au changement dans un environnement dynamique.
• Il est important de faire preuve de fiabilité et de discrétion dans le traitement des informations. Vous garantissez la confidentialité des informations traitées.
• Vous faites preuve de réactivité permet de gérer les urgences efficacement.
• Une connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et du travail avec des élus est fortement appréciée.

> Pourquoi nous rejoindre ?

🏆 Des conditions de travail facilitantes : 

• Plusieurs formules de temps de travail au choix
• Télétravail selon des formules fixes ou flexibles (au domicile ou tiers lieux)
• Lieu de travail innovant et ergonomique (salle d'allaitement, cocons de sieste, cafétarias et lounge, …)
• 3 restaurants d'entreprise sur site 
• Salle de sport sur site 
• Conciergerie et ses nombreux services (colis, cordonnerie, pressing, …)

📕 Un large éventail de prestations sociales : 

• Remboursement des frais de transport en commun à 75%, Forfait mobilité durable (de 100 à 300 € par an)
• Association sportive et culturelle des personnels de la Région IDF (billetterie, voyages, sport…)
• Forfaits de participation aux contrats collectifs de mutuelle et/ou prévoyance

💯 Un engagement fort dans l’accompagnement professionnel :

• Un plan de formation ambitieux et un accès à la formation facilité et encouragé (préparations concours, formations sur site, formations tout au long de la carrière, plateformes de e-learning) 
• Un campus des cadres à destination des encadrants
• Un réseau de professionnels RH pour accompagner l’évolution des talents

Sauf mention de contrat à durée déterminée (CDD), cet emploi est ouvert en priorité, aux agents titulaires de la fonction publique par voie de mutation, de détachement ou inscrits sur liste d'aptitude ainsi qu’aux agents contractuels (décret n°88-145 du 15 février 1988 pris pour l'application de l'article 136 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale).

Vous êtes en situation de handicap ? Nous mettons tout en œuvre pour adapter nos recrutements et nos postes à vos besoins. Postulez sans hésiter !